04. Kursplanung

Im vorherigen Kapitel wurde erklärt, wie Stammdatensätze von Teilnehmern, Dozierenden, Firmen oder Veranstaltungsstätten/-räumen erstellt und verwaltet werden.

Dieses Kapitel widmet sich ganz der Planung eines Kurses und zeigt Ihnen, wie ein Kurs inklusive Terminen, Kosten und Gebühren erstellt und wie ihm Dozierende und Veranstaltungsräume zugewiesen werden. Die An- bzw. Abmeldung eines Teilnehmers wird anschließend in Kapitel Teilnehmer anmelden behandelt.

4.1 Kurs erstellen

Öffnen Sie die Kursmaske, indem Sie

• in der Symbolleiste auf das Symbol mit dem aufgeschlagenen Kursbuch klicken,
• den Menüpunkt Formular-Aufrufen-Kurse anwählen.

Abbildung 29: Kursmaske

Die Kursmaske umfasst mehrere verschiedene Registerkarten:

1. Stammdaten
2. Verbindungen
3. Statistik
4. Kategorien
5. Web
6. Workflow
7. BAMF

Kursplanung - Registerkarte Stammdaten

Auf der ersten Registerkarte werden die Grunddaten Ihrer Kurse verwaltet. Sie können hier

• neue Kurse anlegen ,
• vorhandene Kurse bearbeiten oder
• Kurse kopieren (siehe Kapitel Kurs kopieren)

Die einzelnen Felder zur Eingabe sind auf dem Formular in Gruppen angeordnet. Die einzelnen Gruppierungen werden im Folgenden besprochen:

Kurs

Abbildung 30: Kursmaske - Erfassung der Kursbezeichnung

Kursnummer

Für die Nummernvergabe empfiehlt es sich, vor der Erfassung des ersten Kurses ein verbindliches System zu entwickeln. Aus der Kursnummer sollte, je nach organisatorischen Gegebenheiten Ihrer Einrichtung, erkennbar sein, welchem Bereich und evtl. noch welchem Jahr oder welcher Periode der Kurs zuzuordnen ist.

Die Kursnummer muss innerhalb einer Periode eindeutig sein und darf daher nicht mehrfach vergeben werden. Nur so kann die Kursnummer als Selektionskriterium für Statistiken, Auswertungen und Listen brauchbar eingesetzt werden. Ob die Kursnummer schon an einen anderen Kurs vergeben wurde, wird aber vom Programm vor dem Speichern automatisch überprüft. Gibt es in Ihrer Einrichtung aber fortlaufende Veranstaltungen, können Sie den Kurs in der nächsten Periode unter der gleichen Kursnummer anlegen. Dazu kann z.B. die Funktion Kurs kopieren genutzt werden.

Beispiel:Die Kursnummern Ihrer Sprachkurse beginnen alle mit einer 1. Möchten Sie einen Überblick über den Anmeldestand Ihrer Sprachkurse, suchen Sie in der Maske Listendruck- Kurse die entsprechende Liste aus, geben als Selektionskriterium "Kursnummer beginnt mit 1" an und Sie erhalten das gewünschte Ergebnis. Dies funktioniert nicht, wenn die Kurse mit 1, 2, 3, ... durchnummeriert sind. Eine ähnliche Funktionalität können Sie aber durch die Verwendung von Kategorien (siehe Kategorie wählen) erreichen.

Periode

Ein Kurs muss in itm:MANAGER grundsätzlich einem Zeitraum -der sog. Periode- zugeordnet werden. In der Regel werden dazu Bezeichnungen wie ‚221' oder ‚01/2022' (für erstes Halbjahr in 2022) verwendet.

Das Feld Periode ist eine Combobox, d.h. die Einträge können entweder aus einem Listenfeld ausgewählt oder per Hand eingetragen werden. Die aktuelle Periode ist vom Systemverwalter als Vorbelegung eingestellt. Prinzipiell können aber beliebige Einträge gemacht werden.

itm:MANAGER behandelt diese Periodenbezeichnungen nicht als Zuweisungen von real existierenden Zeiträumen, sondern als reines Ordnungskriterium. Die Kurse werden einfach nach dem Inhalt des Feldes geordnet, weshalb alle Kurse, die im Feld Periode z.B. den Wert ‚0221' besitzen, zusammen aufgelistet werden. Welche Zeiträume die Periode ‚221' tatsächlich umfasst, wird von itm:MANAGER nicht beachtet. Die Zuordnung der Bezeichnung zu den tatsächlichen Zeiträumen wird stattdessen durch Absprache innerhalb Ihrer Einrichtung oder Vorgabe des Administrators geregelt. So können Sie sich zum Beispiel darauf einigen, dass für alle Kurse, die im ersten Halbjahr des Jahres 2022 beginnen, die Periode ‚1/22' gewählt werden soll.

Dieses System lässt Ihnen einerseits größtmögliche Freiheiten bei der Kursverwaltung. Andererseits ist eine leichte Bedienung gewährleistet, da die Vorbelegung des Feldes mit der aktuellen Periode vom Systemadministrator eingestellt und die meistverwendeten Einträge über die Comboboxenverwaltung in das Listenfeld aufgenommen werden können.

Das Anlegen von semester- oder jahresübergreifenden Kursen ist ebenfalls möglich, da die Zuordnung einer Periode nichts mit einem real existierenden Zeitraum zu tun hat. Sie müssen sich in einem solchen Fall allein auf eine gemeinsame Richtlinie einigen, welche Periode in einem solchen Fall ausgewählt werden soll, damit die Veranstaltungen in den Listen und Auswertungen korrekt und konsistent ausgegeben werden.

Für das Anlegen einer Periode für das nächste Jahr können Sie über Optionen - Auswahllisten im Bereich Kurse eine neue Periode setzen. Klicken Sie zunächst auf Felder leeren (1), tragen Sie die neue Periode unterhalb von Eintrag ein (2) und klicken Sie auf Eintrag speichern (3).

Wenn Sie die Kursmaske das nächste Mal öffnen, steht Ihnen die neue Periode in der Liste zur Verfügung.

Welche Periode in der Kursmaske vorausgewählt ist, können Sie über Optionen - INI-Verwaltung einstellen.

Titel 1 und Titel 2

Ihnen stehen zwei Zeilen für den Veranstaltungstitel zur Verfügung, die jeweils Platz für 50 Zeichen haben.

Zusatz

Ein zusätzliches Feld zur freien Verwendung, dessen Nutzung Sie allerdings vorher mit den anderen itm:MANAGER -Anwender(inn)en Ihrer Einrichtung abstimmen sollten.

Zähler

Abbildung 31: Kursmaske - Teilnehmerzahlen

In diesem Bereich werden in der linken Spalte die Daten zur Kursgröße eingegeben. Folgende Felder müssen von Ihnen ausgefüllt werden:

Maximum

Geben Sie hier die maximale Anzahl an Teilnehmenden an und bei

Minimum

die Mindestteilnehmendenzahl, die zur Durchführung des Kurses nötig ist.

Plan

Wenn Sie Ihre Planung und Kalkulation mit einer bestimmten Teilnehmendenzahl durchführen, geben Sie diese hier an. Eine Eingabe an dieser Stelle ist aber nicht zwingend.

Grp. Ma

Hierbei handelt es sich um den Zähler für die Anzahl der Personen, die als Partner(in) (d.h. kostenlos) teilnehmen dürfen. Z.B. wäre es bei einem Kurs Eltern-und-Kind-Turnen möglich, dass sich 12 Elternteile anmelden und insgesamt 20 Kinder betreut werden können. Sie können dann in das Feld Maximum die Zahl 12 und in das Feld Grp. Ma. die Zahl 20 eintragen.

In der rechten Spalte sehen Sie immer den aktuellen Anmeldestand und zwar von oben nach unten: Die aktuelle Teilnehmendezahl, die Anzahl derer auf der Warteliste, die Anzahl der gemeldeten Interessenten und die Gruppengröße.

Zeit

Abbildung 32: Kursmaske - Zusammenfassung der Kurstermine

Der Bereich Zeit enthält Informationen aus der Terminverwaltung des Kurses:

• Wochentag, Datum und Anfangszeit des ersten Kurstermins
• Wochentag, Datum und Endzeit des letzten Kurstermins
• Wochentag und Datum des Anmeldeschlusses
• Gesamtzahl der Kurstermine und Unterrichtsstunden

Diese Felder sind primär zu Übersichtszwecken vorhanden und werden bei vorhandenen Kursterminen automatisch ausgefüllt. Es ist zwar möglich, die Anzahl der Kurstermine und Unterrichtsstunden hier per Hand einzutragen oder zu ändern, es wird aber ausdrücklich empfohlen, Kurstermine in der Terminverwaltung zu erstellen, die in Kapitel Termine hinzufügen behandelt wird.

Info

In diesem Bereich können verschiedene Informationen zu dem Kurs wie Anmeldeform oder Kursstatus eingegeben werden. Die Einträge der Comboboxen können unter Optionen-Auswahllisten eingestellt werden.

Abbildung 33: Kursmaske - Bereich "Info"

Kurstyp

In der Auswahl Kurstyp, können Sie dem Kurs einen bestimmten Typen zuordnen. Hier stehen Ihnen fünf Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• BAMF-Kurs
• Einzelveranstaltung
• Gemischt (Online-/Präsenzkurs)
• Online-Kurs
• Präsenzkurs

Anm. Form

Voreingestellte Anmeldeform ist die Einzelanmeldung, bei der ein Teilnehmender oder eine Firma namentlich erfasst und mit allen Daten und Sollstellungen (für Ihren Finanzbeauftragten) der Veranstaltung zugewiesen wird.

Eine Erweiterung bietet die Anmeldeform Einzelanmeldung mit Kindern, welche die Möglichkeit bietet, dass als Partner/in zugeordnete Kinder am Kurs teilnehmen, aber keine Gebühr entrichten müssen. Die Zuordnung eines Partners/einer Partnerin (z.B. Kind) an einen bestehenden Teilnehmenden wird in Kapitel Partner zuordnen behandelt.

Die Anmeldeformen Pauschalanmeldung und die Pauschalanmeldung mit Kindern erlauben es, einen Kurs zu erstellen, der keine vorhergehende personalisierte Anmeldung der Teilnehmenden erfordert, z.B. einen Vortrag. In der entsprechenden Anmeldemaske werden dann nicht die einzelnen Teilnehmer angemeldet, sondern nur die gesamten Teilnehmendenzahlen und Einnahmen eingetragen (siehe Kapitel Pauschalanmeldung).

Bei Pauschalanmeldung handelt es sich strenggenommen nicht um Anmeldungen, sondern um unangemeldete Teilnahmen. Um Ihre Vorträge, Ausstellungen etc. erfassen und auswerten zu können, wählen Sie bei der Eingabe des Kurses die Anmeldeform Pauschalanmeldung.

Status

In dieser Combobox geben Sie Informationen zum Status des Kurses an. Beim Erstellen eines neuen Kurses in der leeren Kursmaske ist der Status mit geplant vorbelegt. Diese Voreinstellung ist im Programm festgelegt und kann nicht verändert werden.

Im weiteren Verlauf der Kursbearbeitung gibt es noch folgende Punkte zum Status:

• Ausgefallen ist der Kurs dann, wenn vor Kursbeginn feststeht, dass der Kurs nicht stattfinden wird. Alle Teilnehmenden werden automatisch abgemeldet, alle Zuordnungen automatisch gelöst. Das gilt insbesondere für Gebühren und Honorare.
• Abgesagt wählen Sie, wenn der Kurs nach Kursbeginn storniert wird. itm:MANAGER fragt dann beim Speichern nach, ob alle angemeldeten Teilnehmenden abgemeldet und die Zuordnungen von Dozierenden und Räumen aufgelöst werden sollen. Wenn der Kurs z.B. erst nach einiger Zeit abgesagt wird und den Teilnehmenden nur ein Teil der Gebühren erstattet werden soll, empfiehlt es sich, die Teilnehmenden mit dem Status ‚Angemeldet' weiterzuführen und Ihre geplanten Gebühren im Tresor entsprechend zu ändern.
• Stattgefunden kann auch dann noch gewählt werden, wenn der Kurs vorher bereits abgesagt wurde. Sie werden dann gefragt, ob Sie Teilnehmende, Dozierende und Räume wieder zuordnen möchten.
• Teilausfall: Sobald der Status Teilausfall ausgewählt wird, kann man über die "drei Pünktchen" einen Ausfallgrund auswählen. Unter Optionen-Auswahllisten können Sie zu den bereits bestehenden Gründen eigene Ausfallgründe hinterlegen. Mehr zum Thema Teilausfall im Kapitel - "4.16 Kurs Ausfall".
• in Planung bedeutet, dass der Kurs noch nicht vollständig geplant ist, z. B. wenn noch Termine fehlen.
• kopiert gibt hier den Hinweis, dass der Kurs von einem bestehenden Kurs kopiert wurde.

Kennung

Ein Listenfeld zur freien Verfügung, wie schon aus anderen Masken bekannt. Sie können hier Ihre Kurse in die verschiedenen Veranstaltungsarten, z.B. Seminar, Reise, Workshop etc. einteilen.

Kursort

Der Kursort ist zunächst unabhängig vom konkreten Veranstaltungsort (Veranstaltungsstätte, Veranstaltungsraum). Die Combobox enthält die in der Comboboxenverwaltung erfassten Orte. Interessant vor allem, wenn Sie Kurse in verschiedenen Städten oder Stadtteilen anbieten. Der Kursort könnte Meppen - Mitte sein, der Ort der Veranstaltungsstätte wäre aber Meppen.

FB-Leitung

Das Feld bietet die Möglichkeit, den für den Kurs verantwortlichen Sachbearbeiter, i.d.R. die Fachbereichsleitung, zu erfassen. In der Combobox werden die Namen aller in der Benutzerverwaltung erfassten Mitarbeitenden angezeigt. (Falls in der Benutzerverwaltung noch kein Name für den LISSY-Benutzer erfasst wurde, wird nur die Kennung für den LISSY-Login ausgegeben.)

Maximum Sperre

Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie verhindern wollen, dass bei Überschreiten der maximal zulässigen Teilnehmendenzahl Anmeldungen auf Nachfrage von itm:MANAGER erzwungen werden können.

Zugeordneter Kurs

Existieren Nachfolgeveranstaltungen für den Kurs, können Sie in diesem Feld die Kursnummer des Nachfolgekurses angeben. Auf dieses Weise können Sie z.B. einen Serienbrief an die Teilnehmenden des Kurses schicken, indem Sie für eine Teilnahme an dem Nachfolgekurs werben.

Arbeitsplangruppe

Wählen Sie hier aus, welcher Arbeitsplangruppe dieser Kurs zugewiesen wird. Auf diese Weise können Sie beim automatischen Erstellen eines Programmheftes mit itm:MANAGER diesem Kurs eine Vorlage zuweisen (siehe Kapitel Arbeitsplan). Über das Symbol neben der Combobox können Sie in das Formular Arbeitspläne wechseln.

Doz. Info / Teil. Info

Hier können Sie Zusatzinformationen zum Kurs eingeben, die jeweils den Dozierenden oder den Teilnehmenden betreffen. Diese Informationen werden zentral in der jeweiligen Zuordnungsmaske (Anmeldung, Dozentenzuordnung) dargestellt. Dieses Feld eignet sich daher dafür, für den jeweiligen Anmeldevorgang essentielle Informationen zu hinterlegen.

Alter von / bis

Hier können Sie dem Kurs eine Altersbeschränkung Alter von - bis geben.

Hauptdozent und Hauptraum

Abbildung 37: Kursmaske - Übersicht über Dozierenden- und Raumzuordnungen

In diesen Feldern werden der zugeordnete Dozierende sowie der zugeordnete Veranstaltungsraum angezeigt. Sollten mehrere Dozenten bzw. Räume zugewiesen sein, werden jeweils der Hauptdozent sowie der Hauptraum angezeigt. Die Zuordnung eines Dozenten oder eines Raumes erfolgt überdie Formulare Dozent einem Kurs zuordnen bzw. Räume einem Kurs zuordnen, die entweder über die grüne Tonne , die obere Symbolleiste oder die Menüleiste aufgerufen werden können. Die Zuordnung eines Dozierenden oder eines Raumes wird in Kapitel Dozent zuordnen bzw. Raum zuordnen behandelt.

Kosten und Erträge

In den Bereichen Kosten und Erträge im unteren Teil der Kursmaske finden Sie der Bezeichnung nach identische Felder, von denen einige automatisch gefüllt werden.

Abbildung 34: Kursmaske - Übersicht über Kosten & Erträge

Fälligkeit

Das absolute Datum der Fälligkeit Ihrer Kosten und Erträge wird nach Erstellung des Terminplans vom Programm errechnet, und zwar nach der im ersten Feld vorgegebenen "relativen Formel" (die Voreinstellung kann vom Systemverwalter in der Konfigurationsdatei eingestellt werden).

"E" steht hierbei für Kursende und "B" für Kursbeginn. "E-14" heißt also, itm:MANAGER rechnet vom Tag des Kursendes 14 Tage zurück und trägt dieses Datum in das Feld rechts neben der Formel ein. Analog ergibt "B+14" den Tag 14 Tage nach Kursbeginn. Alternativ dazu gibt es noch das "A" für Anmeldedatum, sollte die Kursgebühr sofort bei Anmeldung fällig sein. Diese Felder müssen also nicht von Ihnen ausgefüllt werden. Falls jedoch die Fälligkeit eines Kurses vom Standardfall abweicht, so muss nur die relative Formel geändert werden, das Datum wird beim Speichern automatisch ermittelt.

Betrag

Dieser wird ebenfalls von itm:MANAGER berechnet und dient hier nur als Anzeige, sobald Kosten und Erträge über die entsprechenden Gruppen zugeordnet sind.

Zahlsperre

Im oberen Feld finden Sie die Checkboxen Sperre. Ist dieses Feld angehakt und damit aktiviert, sind alle Kosten bzw. Erträge dieses Kurses von der Verbuchung über den Datenträgeraustausch gesperrt, falls Sie die Zahlsperre beim Datenträgeraustausch (vgl. Kapitel Datenträgeraustausch) berücksichtigen. Erst, wenn der Haken von Ihnen wieder entfernt wird, kann eine Auszahlung bzw. Abbuchung erfolgen. Sie haben an verschiedenen Stellen im Programm die Möglichkeit, eine Zahlsperre zu setzen. Die Sperre in der Kursmaske zu setzen, erscheint dann am sinnvollsten, wenn Teilnehmendegebühr oder Honorar bei der Kursplanung noch nicht feststehen.

Gruppe

Wählen Sie hier aus den angelegten Kosten- bzw. Ertragsgruppen aus. In einer Kosten- bzw. Ertragsgruppe können mehrere Kosten- und Ertragsarten zusammengefasst werden. Das Erstellen der Ertragsgruppen und -arten wird im Handbuch für Systemadministratoren beschrieben.

Beim Speichern des Kurses werden alle Kosten- bzw. Ertragsarten, die der ausgewählten Gruppe und der Gruppe Allgemein angehören und im Menü Ertrags-/Kostenarten als Standartvorbelegung gekennzeichnet sind, automatisch zugeordnet. Alle anderen Kosten- bzw. Ertragsarten können für eine spätere Nachbearbeitung (kursspezifische, spezielle Gebühren) hinzugefügt werden, wobei wiederum nur die der ausgewählten Gruppe und der Gruppe Allgemein zur Verfügung stehen. Wollen Sie diesen Automatismus ausschalten, so wenden Sie sich bitte an Ihre Systemverwalter, der die Konfigurationsdatei entsprechend anpassen kann.

Zahlplan

Haben Sie Zahlpläne hinterlegt (Optionen-Kosten- bzw. Ertragsplan), können Sie diese hier zuordnen, z. B. wenn in einem Kurs Ratenzahlungen gewährt werden. itm:MANAGER teilt den Gesamtbetrag automatisch anhand der Angaben im Zahlplan in die entsprechenden Teilzahlungen auf.

HH.stelle

Wählen Sie bei Bedarf noch die Haushaltsstelle aus, über die der Kurs abgerechnet werden soll. Diese Haushaltsstelle kann beim Drucken des Journals als Sortierkriterium gesetzt werden. Haben Sie alle Felder bearbeitet, speichern Sie zunächst die eingegebenen Daten entweder über die Schaltfläche mit dem Diskettensymbol (4. von links am oberen Maskenrand), oder über den Menüpunkt Datensatz-Speichern bzw. die Funktionstaste F3.

Deckungsbeitragsübersicht

Die Kursmaske bietet eine Übersicht über die Deckungsbeiträge des ausgewählten Kurses an.

Abbildung 35: Kursmaske - Deckungsbeiträge

Die Deckungsbeiträge können auf Basis der aktuellen, minimalen, maximalen und geplanten Teilnehmendenzahlen ermittelt werden. Im Detail werden Sie wie folgt berechnet:

Typ	Berechnung
I	Gebühren minus Honorare
II	Gebühren minus Gesamtkosten (=Honorare + honorarneutrale Kosten)
III	Gesamterträge (=Gebühren minus gebührenneutrale Erträge) minus Gesamtkosten (Honorare minus honorarneutrale Kosten)

Sollten die Kosten des Kurses noch nicht gedeckt sein, gibt itm:MANAGER die Anzahl der noch erforderlichen zusätzlichen Anmeldungen sowie die Höhe der zur Deckung des Kurses benötigten Gebührenerhöhung aus.

Per Klick auf das Info-Symbol im Deckungsbereich kann die Deckungsübersicht angezeigt werden:

Abbildung 36: Graphische Darstellung der Deckungsbeiträge

Kursplanung - Registerkarte Verbindungen

In diesem Bereich werden die Verbindungen des Kurses angezeigt. Die Option "SMS-Versand" wurde im Update 19.1.1 mit einer Anbindung an den LISSY-Serienmailer ersetzt. Näheres zu den Verbindungslaschen findet sich im Kapitel Allgemeine Bedienhinweise.

In der Kursmaske sind standardmäßig folgende Verbindungsansichten verfügbar:

Verbindung	Aufrufbare Maske	Beschreibung
Anmeldungen	Anmeldemaske	Alle Anmeldungen des Kurses
Dozenten	Dozentenmaske	Alle dem Kurs zugeordneten Dozenten
Räume	Raummaske	Alle dem Kurs zugeordneten Veranstaltungsräume
Module	Kursmaske	Alle Kurse einer BAMF-Modulreihe. Diese Ansicht wird nur angezeigt, wenn es sich bei dem Kurs um einen BAMF-Kurs handelt. BAMF-Kurse werden durch das Einfüllen des Feldes "Kursart" oder des Feldes "Kursabschnitt" identifiziert. Beide befinden sich in der Lasche "BAMF".
BAMF-Teilnehmer der Modulreihe	Kursmaske	Alle Teilnehmende der BAMF-Modulreihe. Auch diese Ansicht wird nur angezeigt, wenn es sich bei dem Kurs um einen BAMF-Kurs handelt.
Kursmodule	Kursmaske	Alle Kurse einer Modulreihe. Diese Ansicht wird nur angezeigt, wenn es sich bei dem Kurs um keinen BAMF-Kurs handelt und der Kurs Teil einer Modulreihe ist.
SEPA-Mandate (offen)	Anmeldemaske	Alle SEPA-Mandate, die noch keine Mandatsreferenz eingetragen haben.
SEPA-Mandate (alle)	Anmeldemaske	Hier werden alle SEPA-Mandate, die eine Mandatsreferenz eingetragen haben, und zusätzlich alle offenen Mandate angezeigt.
Einwilligungen (DSGVO)	Teilnehmermaske	Alle Teilnehmende, die dem Kurs zugeordnet sind, werden hier mit oder ohne Einwilligung angezeigt.

Kursplanung - Registerkarte Statistik

In dieser Registerkarte werden die Statistikkennzahlen für die Landesstatistik erfasst. Bitte versuchen Sie, bereits beim Erfassen eines neuen Kurses diese Daten einzugeben. Sie finden zunächst eine fast leere Maske vor, in der lediglich die Kursnummer eingetragen ist.

Wenn Sie auf der rechten Seite auf das Ordner-Symbol klicken, können diejenigen Felder, für die eine Standardvorbelegung besteht, automatisch ausgefüllt werden. Die Vorbelegung ist mit den Anfangsziffern der Kursnummer verknüpft.

Abbildung 38: Kursmaske - Statistikkennzahlen erfassen

Möchten Sie zusätzliche Felder füllen oder Änderungen vornehmen, klicken Sie in das gewünschte Feld (es wird dann grau unterlegt) und Sie erhalten im unteren Bereich der Maske die dazugehörige Auswahlliste, aus der Sie den gewünschten Eintrag durch einfaches Anklicken übernehmen. Die Einträge in der Auswahlliste und die Standardvorbelegung werden im Menüpunkt Optionen-Statistiktabellen festgelegt und können dort auch verändert werden. Mehr dazu in Kapitel Statistik.

Einträge oder Änderungen werden über das Diskettensymbol in der oberen Symbolleiste gespeichert.

4.2 Kategorie wählen

Über die Registerkarte Kategorien in der Kursmaske können Sie den Kurs einer Kategorie zuweisen. Über diese Funktion können Sie Ihre Kurse thematisch ordnen. Außerdem können später in der Maske Geeigneten Dozenten suchen Dozierende gefunden werden, die für einen Kurs dieser Kategorie geeignet sind.

Im itm:MANAGER werden die Kategorien in einer Baumstruktur verwaltet. Diese ermöglicht es, beliebig verschachtelte Unterkategorien zu erstellen.

Um einem Kurs eine Kategorie zuzuweisen, reicht es, in der Checkbox neben dem entsprechenden Eintrag im Kategorienbaum einen Haken zu setzen. Es können auch mehrere Häkchen gesetzt werden. Das Erstellen einer neuen Kategorie erfolgt über Optionen-Kategorieverwaltung.

Abbildung 40: Kategorien erfassen, Hauptkategorie, Stichworte

Im unteren Bereich kann über die Checkbox „Hauptkategorie" pro Kurs bestimmt werden, welche der ausgewählten Kategorien als Hauptkategorie verwendet werden soll. (Dieses Feld kann z.B. bei der Programmhefterstellung ausgewertet werden, um z.B. einen Kurs mit den Kategoriezuordnungen „Kunst & Kultur - Musizieren, Singen" und „Sommerprogramm" im Programmheft nur im Bereich "Kunst & Kultur - Musizieren, Singen" auszugeben.) Des Weiteren können hier eigene Stichworte ergänzt werden, die z. B. für die Suche auf der Webseite oder für das Stichwortverzeichnis im Programmheft genutzt werden können.

4.3 Kursinhalt erfassen

Wenn über das Formular Arbeitspläne ein Arbeitsplan/Programmheft erstellt oder (z.B. über itm:Transfer) Inhalte aus itm:MANAGER automatisch an den eigenen Internetauftritt übertragen werden sollen, kann dazu in dieser Maske ein Beschreibungstext für den Kurs hinterlegt werden.

Abbildung 41: Kursmaske - Kursbeschreibungstext erfassen

Sie können entweder reinen Text (PLAIN) oder Text mit elementaren Formatierungen (RTF) - wie z.B. Fett- und Kursivdruck, Einrückungen, Aufzählungen, etc. - eingeben.

Soll ein neuer Kurs den gleichen Kursinhaltstext wie ein bestehender Kurs verwenden, kann eine Verknüpfung zu dessen Kursinhaltstext angelegt werden. Über die Schaltfläche „Kurs verknüpfen" kann die folgende Maske geöffnet werden:

Abbildung 42: Kursbeschreibungstext mit anderem Kurs verknüpfen

Der Kursbrowser zeigt alle Kurse inklusive Beschreibungstext an, die mit der Kursnummer beginnen, die in dem Textfeld oberhalb der Schaltfläche „Kurs Verknüpfen" eingegeben wurde (standartmäßig werden die ersten beiden Stellen der aktuellen Kursnummer verwendet).

Durch Doppelklick auf einen Listeneintrag wird die Verknüpfung der Kursinhaltstexte erstellt. Der Kurs verwendet nun den gleichen Arbeitsplantext wie der Kurs, der als Vorlage dient. Alle Änderungen am ursprünglichen Text werden automatisch übernommen. Der Beschreibungstext des aktuellen Kurses kann nicht mehr bearbeitet werden.

Abbildung 43: Verknüpfter Kursbeschreibungstext

Über Betätigen der Schaltfläche „Verknüpfung lösen" kann die Verknüpfung aufgehoben und der Kursinhaltstext wieder manuell bearbeitet werden.

Zum Darstellen der Beschreibungstexte steht Ihnen beim Bearbeiten der Arbeitsplanvorlage in WORD das Feld Inhalt bzw. Inhalt_plain als Seriendruckfeld zur Verfügung. Weitere Informationen zum Erstellen eines Arbeitsplans / Programmheftes finden Sie in Kapitel Arbeitsplan.

4.4 Termine hinzufügen

Die Termine Ihrer Veranstaltung werden nicht im Bereich Zeit der Kursmaske eingetragen - dieser Bereich dient als Übersicht -, sondern werden in der Zeitverwaltung angelegt. Von dort werden sie automatisch in den Bereich Zeit in der Registerkarte Stammdaten übernommen. Die Zeitverwaltung wird über die oberste Schaltfläche in der rechten Symbolleiste geöffnet.

Abbildung 44: Kursmaske - Kurstermine verwalten

In der obersten Zeile der Maske wird Ihnen Kursnummer und -titel des aktuell bearbeiteten Kurses angezeigt. Darunter finden Sie die Combobox Kalender, in der Sie den passenden Kalender auswählen. Dieser enthält Feiertage und unterrichtsfreie Zeiten, die anschließend bei der Terminplanung automatisch berücksichtigt werden. Informationen zum Bearbeiten des Kalenders finden Sie im Kapitel Optionen.

Je nach Art Ihrer Veranstaltung haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Termine anzulegen. Klicken Sie dazu auf die entsprechende Schaltfläche und öffnen die entsprechende Untermaske.

Einzelne Termine hinzufügen

Findet Ihr Kurs an sehr wenigen bzw. an unregelmäßig wiederkehrenden Terminen statt, wählen Sie die Schaltfläche Termin hinzufügen. Hier können Sie einen einzelnen Termin anlegen. Die Standardvorgabe für die Uhrzeit, die Ihre Systemverwaltung eingerichtet hat, können Sie per Hand oder per Auswahl aus der Combobox Zeiten überschreiben. Auch die Infozeile, die zunächst nur Kursnummer und Kurstitel enthält, kann abgeändert werden. Mit [OK ] wird der Termin in die Liste übernommen.

Regelmäßig wiederkehrende Termine hinzufügen

Für Kurse, die regelmäßig über mehrere Wochen hinweg stattfinden, können Sie die Termine von itm:MANAGER berechnen lassen. Öffnen Sie über die Schaltfläche Terminberechnung folgende Maske:

Abbildung 45: Kurstermine berechnen

Als Beginndatum ist zunächst das aktuelle Tagesdatum eingetragen, die Uhrzeit wird wieder von der voreingestellten Angabe übernommen. Tragen Sie hier Datum und Uhrzeit des ersten Kurstermins ein.

Überschreiben Sie bei Bedarf das Feld Info und geben Sie im Feld rechts daneben die Anzahl der Termine an. Wählen Sie nun durch Anklicken den oder die entsprechenden Wochentage aus (die Checkbox Woche aktiviert alle Wochentage).

Nach Aktivieren der Schaltfläche Termine generieren werden unter Berücksichtigung des in der Combobox Kalender ausgewählten Kalenders die Termine berechnet und in die Liste der Kurstermine eingetragen. Sofern die Doppelbelegungskontrolle mit einem Häkchen versehen ist, wird gleichzeitig überprüft, ob die neuen Termine mit bereits existierenden Terminen kollidieren. Sie erhalten in diesem Fall eine Meldung und können entscheiden, ob Sie den Termin trotzdem eintragen möchten. Dies ist aber eher bei der Vergabe von Räumen und der Zuordnung von Dozierenden relevant.

Falls der Termin in einem anzugebenen Zeitraum an jedem Tag stattfinden soll, geben Sie das Ende dieses Bereiches in der Untermaske Terminbereich ein. Es wird an jedem Tag zwischen Beginn -- und Enddatum ein Kurstermin zu der oben angegebenen Uhrzeit erzeugt.

Über die weiteren Schaltflächen können in Ihrer Liste nun Termine hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Termine hinzufügen und Termine bearbeiten öffnet jeweils eine Untermaske, in der die jeweiligen Felder ausgefüllt bzw. überschrieben werden können. Löschen entfernt die von Ihnen markierte(n) Zeile(n) aus der Liste. Die Terminberechnung eignet sich natürlich auch für aufeinanderfolgende Termine, z.B. für Wochen- oder Wochenendseminare.

Haben Sie die Terminberechnung abgeschlossen, schließen Sie die Maske mit OK und die Termine werden in die Maske Zeitverwaltung übernommen. Auch hier können Sie noch ändern und löschen. Schließen Sie diese Maske, werden Kursbeginn, Kursende, Anzahl der Kurstage und die Unterrichtsstunden in den Bereich Zeit der Kursmaske eingetragen.

4.5 Finanzen

Wechseln Sie dazu zunächst aus der Kursmaske in die entsprechende Maske, indem Sie auf das Geldsäckchen in der rechten Menüleiste anklicken (2. von oben).

Abbildung 46: Kursmaske - Finanzen

Sie erhalten eine Maske mit vier Registerkarten. Auf den ersten beiden erhalten Sie einen Überblick über die geplanten Gebühren und Honorare des Kurses im Allgemeinen, auf der dritten und vierten über die Honorare und Gebühren der einzelnen Dozierenden und Teilnehmenden, wobei offene und gezahlte Positionen aufgelistet werden.

Die Übersichtsfelder im unteren Bereich der einzelnen Registerkarten (z.B. Fälligkeit, Gesamtkosten, Kostengruppe) werden aus der Hauptmaske übernommen bzw. aus der oberen Liste errechnet. Die Kosten- und Ertragsgruppen müssen zuvor in der Kursmaske erfasst worden sein (vgl. Kapitel Registerkarte Stammdaten). Besitzen die ausgewählten Kosten- und Ertragsgruppen Standardvorbelegungen, werden diese nach dem ersten Speichern des Kurses automatisch hier eingetragen. In dieser Maske können die Einträge dann weiter bearbeitet bzw. ergänzt werden. Sollten z.B. in einem Kurs weitere Kosten wie z.B. die Fahrtkosten anfallen, die nicht automatisch berechnet werden, können Sie über Kosten erfassen eine weitere Position hinzufügen. Dasselbe gilt für die Erträge.

Alle geplanten Gebühren und Honorare werden bei Anmeldung eines Teilnehmenden bzw. bei Zuordnung eines Dozierenden diesem automatisch zugewiesen, können aber in den jeweiligen Masken noch individuell abgeändert werden. Die geplanten Honorare und Gebühren sind also als Vorlagen für die individuellen Honorare und Gebühren zu verstehen.

Vorbelegung

Setzen sich Gebühren und Honorare für viele Ihrer Kurse auf die gleiche Weise zusammen, ist es sinnvoll, diese automatisch jedem neu angelegten Kurs zuordnen zu lassen.

In den Masken unter dem Menüpunkt Optionen-Kosten- bzw. Ertragsarten finden Sie die Checkbox Standardvorbelegung. Ist diese aktiviert, wird die entsprechende Kosten- bzw. Ertragsart automatisch jedem neuen Kurs zugeordnet, der der gleichen Kosten- bzw. Ertragsgruppe angehört. Die Standardvorbelegung in der Kosten- bzw. Ertragsgruppe Allgemein wird jedem Kurs zugewiesen.

Selbstverständlich kann diese Standardgebühr bzw. dieses Standardhonorar später noch bearbeitet, d. h., gelöscht, geändert oder ergänzt werden.

Beispiel: Die Kursgebühr für die meisten Ihrer Kurse wird nicht pauschal festgelegt, sondern errechnet sich aus dem Stundensatz € 6,50 pro Unterrichtseinheit. Legen Sie die Ertragsart "Kursgebühr" an und geben als Preis € 6,50 und als Ertragsbasis "Unterrichtseinheiten" ein. Kreuzen Sie die Checkbox Standardvorbelegung an. Sobald Sie einen neuen Kurs anlegen und die Terminplanung dazu durchführen, errechnet itm:MANAGER aus den angegebenen Terminen die Unterrichtseinheiten und multipliziert diese mit dem Stundensatz € 6,50. Das Ergebnis wird direkt in der Maske Finanzen und im Feld Betrag auf der Kursmaske angezeigt und bei der Anmeldung jedem Teilnehmer zugeordnet.

Kosten bzw. Erträge erfassen

Die erste Schaltfläche in der Symbolleiste am rechten Rand der Finanzmaske öffnet die Untermaske Erträge erfassen bzw. Kosten erfassen. Im oberen Bereich werden die Grunddaten des Kurses angezeigt.

Die Fälligkeit des Honorars wird standardmäßig mit dem Eintrag aus der Kursmaske gefüllt, der zu Informationenzwecken rechts daneben angegeben wird. Die Fälligkeit dieses Honorars kann aber beliebig festgelegt werden.

Abbildung 47: Kosten für Kurs erfassen

Wählen Sie nun in der Combobox Kostenart die gewünschte Gebühr aus der Liste aus und alle weiteren Felder werden mit den mit der ausgewählten Ertragsart verbundenen Angaben gefüllt.

Das Feld Anzahl wird über die der Kostenart zugeordnete Kostenbasis berechnet. In der Regel werden automatisch die Anzahl der Unterrichtseinheiten ausgegeben. (Prinzipiell kann die Kosten- bzw. Ertragsbasis eine nahezu beliebige Berechnung durchführen.)

Geben Sie eine von der ursprünglich berechneten Anzahl abweichende Angabe ein, wird die automatische Neuberechnung deaktiviert, indem die Checkbox in der rechten Spalte automatisch angehakt wird (dies kann natürlich auch manuell geschehen).

Das Ausschalten der automatischen Neuberechnung bewirkt, dass das Honorar / die Kursgebühr beim nachträglichen Hinzufügen eines Kurstermins nicht automatisch aktualisiert wird.

Im Drop-Down-Feld darunter wählen Sie zwischen Mehrwertsteuerfrei, Regelsteuersatz 19% oder Ermäßigter Steuersatz 7% aus.

Der Inhalt des Feldes Preis kann individuell bearbeitet werden. Die Summe sowie die enthaltenen Steuern werden aus den bisherigen Eingaben automatisch berechnet und können nicht bearbeitet werden.

Nach Verlassen der Maske über die „Speichern"-Schaltfläche werden die Kosten oder Erträge in der Finanzmaske übernommen. Sollten Sie nachträglich Kosten/Erträge erfassen, aber bereits Teilnehmende/Dozierende zu Ihrem Kurs angemeldet sein, fragt itm:MANAGER, ob die neuen Gebühren/Honorare diesen Teilnehmenden/Dozierenden zugeordnet werden sollen.

Die hinterlegten Steuersätze sind in den Ertragsarten bzw. Kostenarten zu finden (Optionen - Ertragsarten / Kostenarten). Wenn Sie Steuersätze bearbeiten oder neu anlegen möchten, müssen Sie zunächst die Berechtigung aktivieren. Gehen Sie dazu auf "Optionen - Benutzerverwaltung" und klicken hier im Drop-Down-Feld Formular "Steuersätze" an. Setzen Sie einen Haken bei "Steuersätze bearbeiten". Sodann können Sie Steuersätze unter "Optionen - Steuerätze neu anlegen". In der Listenverwaltung finden Sie zudem eine Übersicht "Mehrwertsteuer".

Kosten bzw. Erträge bearbeiten

Markieren Sie zunächst in der Liste die Erträge, die Sie bearbeiten möchten. Für Kosten gilt dieses analog. Über die Schaltfläche Erträge bearbeiten (2. von links) gelangen Sie in eine Maske, die der Maske aus dem vorherigen Abschnitt gleicht. Ihre ausgewählten Gebühren sind bereits eingetragen und können jetzt bearbeitet werden.

Kosten bzw. Erträge löschen

Löschen können Sie die markierten Erträge einfach über die Schaltfläche Erträge löschen (3. von links). itm:MANAGER fragt sicherheitshalber nochmals nach, bevor der eigentliche Löschvorgang ausgeführt wird.

Ratenzahlung

Werden Ratenzahlungen gewährt oder die Honorare in bestimmten Abständen überwiesen, so sollten dafür unter dem Menüpunkt Optionen-Kosten- bzw. Ertragsplan Zahlungspläne hinterlegt werden. Die Schaltfläche Ertragsplan zuordnen (2. von rechts) bietet Ihnen eine Combobox mit einer Liste aller erfassten Ertragspläne. Wählen Sie den gewünschten Plan aus und bestätigen Sie mit dem grünen Haken.

Die einzelnen Raten werden in die Gebührenliste der Finanzmaske eingetragen. Hier können sie ggf. einzeln bearbeitet und nochmals korrigiert werden.

Rückerstattung

Soll einem Teilnehmenden ein Teil der Kursgebühren rückerstattet werden, z.B. im Fall einer Absage oder beim Einlösen eines Gutscheins, müssen die geplanten Gebühren unter Kosten/ Erträge bearbeiten um den zu erstattenden Betrag reduziert werden. Wurde noch keine Überweisung der Gebühren durchgeführt, wird beim nächsten Datenträgeraustausch der verringerte Betrag eingezogen.

Sollte schon eine Abbuchung oder eine Barzahlung stattgefunden haben, muss eine zusätzliche Gebühr mit einem negativen Betrag neu erfasst werden. Der Betrag wird beim Datenträgeraustausch als Gutschrift behandelt (Datenträgeraustausch - Gebühren - Gutschrift) und auf diesem Weg zurücküberwiesen werden.

4.6 Dozent zuordnen

Weiter geht es in der Kursplanung mit der Zuordnung eines oder mehrerer Dozierender. Sie gelangen direkt aus der Kursmaske entweder über

• die Schaltfläche mit dem grünen Viereck und Pfeil nach oben, unten im Bereich "1. Dozent" der Kursmaske oder
• die Schaltfläche Dozenten einem Kurs zuordnen (2. von rechts) in der Hauptsymbolleiste oder
• den Menüpunkt Formular-Dozenten einem Kurs zuordnen

in folgende Maske:

Abbildung 48: Dozentenzuordnungsmaske

Auf der linken Seite der Maske finden Sie einen Bereich für die Dozierendendaten, rechts einen Bereich für die Kursdaten und unten die Zusammenführung der beiden in Form der Zuordnung des Dozierenden zum Kurs.

Hinweis: Sie können hier weder Kurse noch Dozierende neu erfassen oder ändern. Dies geschieht in der Dozenten- bzw. Kursmaske, in die Sie über die Schaltfläche mit dem grünen Viereck und Pfeil nach oben im jeweiligen Bereich wechseln können.

Auf der Registerkarte Honorarzuordnung Firma haben Sie die Möglichkeit, Dozierende zuzuordnen, zu denen eine Firma erfasst wurde und deren Honorar über die Firma abgerechnet wird. Das Prinzip ist das gleiche wie bei der "privaten" Honorarzuordnung. Auf der dritten Registerkarte Verbindungen finden Sie die dort üblichen Listen, hier mit Informationen zu den Kursen des Dozenten bzw. den Dozenten des Kurses, zur Ansicht.

Kurs auswählen

Haben Sie die Maske über den oben beschriebenen Weg geöffnet, sind rechts bereits die Daten Ihres aktuellen Kurses eingetragen. Sind Sie auf anderem Wege hierher gelangt, müssen Sie noch den Kurs auswählen, dem Sie einen Dozierenden zuordnen möchten. Dazu geben Sie zunächst im Bereich Kurs entsprechende Selektionskriterien ein und starten die Suche über die Schaltfläche Öffnen (2. von links) in der Symbolleiste direkt in diesem Bereich. Die in der Kursmaske erfassten Daten werden in die entsprechenden Felder eingetragen. Klicken Sie auf das Auge, erhalten Sie eine Gesamtübersicht über den ausgewählten Kurs, die neben den wichtigsten Stammdaten die Namen aller zugeordneten Dozierenden, alle Räume und vor allem auch die bereits erfassten Arbeitsplantexte anzeigt.

Tastenkombination: Anstatt die Suche nach dem Kurs über das Lupensymbol zu starten, können Sie die Tastenkombination Strg-K benutzen.

Dozent suchen

Abbildung 49: Dozentensuche

Für die Suche nach einem geeigneten Dozierenden für Ihren Kurs finden Sie in der Symbolleiste (s.o.) drei zusätzliche Felder:

Geeignet: sucht nach Dozierenden, die der gleichen Kategorie wie der Kurs zugeordnet sind.

Frei: sucht nach Dozierenden, die während des gewünschten Zeitraums noch nicht für andere Kurse verplant sind.

Frei und Geeignet: kombiniert die beiden oberen Möglichkeiten und bietet eine Auswahl aller Dozierender, die sowohl der gleichen Kategorie wie der Kurs angehören als auch im gewünschten Zeitraum nicht verplant sind.

Abbildung 50: Dozentensuche - Filterung

Sie erhalten jeweils die gleiche Untermaske mit den beiden Registerkarten Kurs und Zeitraum. Periode und Kursnummer werden übernommen, sofern Sie bereits einen Kurs ausgewählt haben. Klicken Sie die Schaltfläche Suchen an, um die Suche nach den geeigneten, den freien oder den freien und geeigneten Dozierenden zu starten. Das Suchergebnis wird in der Liste darunter angezeigt.

Den gewünschten Dozierenden wählen Sie durch einen Doppelklick aus und übernehmen ihn damit in die Hauptmaske.

Sie können aber auch einen bestimmten Dozierenden direkt eintragen. Geben Sie dazu den Namen, oder einen Teil davon, im entsprechenden Feld ein und starten Sie die Suche nach Ihrem Dozierenden über die Schaltfläche öffnen (2. von rechts).

Tastenkombination: Anstatt die Suche nach dem Dozierenden über das Lupensymbol zu starten, können Sie die Tastenkombination Strg-D benutzen.

Dozent dem Kurs zuordnen

Sie haben jetzt einen Dozierenden für Ihren Kurs ausgewählt. Geben Sie nun noch im unteren Maskenbereich die entsprechende Zahlform (Überweisung ist bereits voreingestellt) und bei Bedarf einen Kostenplan an.

Durch Anklicken der Schaltfläche Zuordnen werden Ihre Eingaben gespeichert, der Dozierende erhält automatisch den Status „Zugeordnet" und im Feld Datum wird das Tagesdatum eingetragen. Eine Meldung informiert Sie über das voraussichtliche Gesamthonorar, das der Dozierende erhalten soll und die Felder im Bereich Gesamthonorar werden automatisch ausgefüllt.

Übernimmt doch ein anderer Dozierender den Kurs, können Sie an dieser Stelle die Zuordnung mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche wieder lösen.

Weitere Dozierende ordnen Sie zu, indem Sie über die Schaltfläche Neu im Bereich Dozent die Maskenfelder leeren und noch einen weiteren Dozierenden auf die gleiche Art und Weise bearbeiten. Als Hauptdozierender wird automatisch der zuerst zugewiesene bezeichnet. Sie können aber jederzeit einen anderen zugewiesenen Dozierenden als Hauptdozierenden auswählen, indem Sie bei diesem die Check-Box anklicken. Das Häkchen wird dann bei dem bisherigen Hauptdozierenden automatisch entfernt.

Zahlsperre: Wenn ein Kurs mehrere Dozierende besitzt, aber nur einer davon die Zahlsperre gesetzt bekommen soll, setzen Sie das Häkchen der Checkbox nicht in der Kursmaske, sondern in dieser Maske beim jeweiligen Dozierenden.

Auf der Registerkarte Stammdaten Ihrer Kursmaske können Sie jetzt rechts unten den Namen des zugeordneten Hauptdozierenden erkennen. Rechts neben dem Vornamen wird angezeigt, wie viele Dozierende dem Kurs insgesamt zugeordnet sind.

Mit einem Klick auf das grüne Viereck mit dem Pfeil nach oben wechseln Sie in die Maske Dozenten einem Kurs zuordnen, in der Ihnen sowohl Kurs als auch Dozierender sofort angezeigt werden. Sie können jetzt z.B. die Zuordnung lösen und einen neuen Dozierenden zuweisen.

Möchten Sie Ihre weiteren Dozierende bearbeiten, leeren Sie den Bereich Dozent über die Schaltfläche Neu im Teilbereich. Ein Klick auf das Lupensymbol oder F9 zeigt Ihnen zu dem angegebenen Kurs die Liste aller Dozierender. Nun können Sie den gewünschten auswählen und die Zuordnung gemäß Ihren Wünschen bearbeiten.

Kurstermine dem Dozenten zuordnen

Wenn Sie einem Kurs einen Dozierenden zuordnen, werden Sie gefragt, ob die Kurstermine dem Dozierenden zugewiesen werden sollen. Dies kann pauschal bestätigt oder ablehnt werden. Falls Ihr Kurs nur einen Dozierenden besitzt, können Sie die obige Anfrage einfach bestätigen und dem Dozierenden alle Termine zuweisen lassen.

Insbesondere bei Kursen mit mehreren Dozierenden kann es aber nötig sein, die Termine einzeln den verschiedenen Dozierenden zuzuweisen. Daher haben Sie die Möglichkeit, in der Zeitverwaltung die Termine einzeln zuzuweisen, zu bearbeiten oder zu löschen.

Rufen Sie die Zeitverwaltung über die oberste Schaltfläche in der rechten Symbolleiste der Maske Dozenten einem Kurs zuordnen oder der Kursmaske auf.

Abbildung 51: Terminzuordnung

In der Auswahlliste Verbindungen ist bereits "Dozenten" eingetragen und Ihre zugeordneten Dozierenden werden in der Liste darunter angezeigt. Ordnen Sie dem Dozierenden (bei mehreren erst den gewünschten markieren) nun die Termine mit Hilfe der Pfeiltasten in der Mitte der Maske zu.

Einzelne Termine zuordnen können sie, indem Sie die gewünschten Daten in der linken Liste markieren (einzelnen anklicken, bei mehreren: Umschalttaste gedrückt halten und anklicken) und mit einem Klick auf den einfachen Pfeil nach rechts schieben. Die Termine werden in der rechten Liste angezeigt und können auf dem gleichen Weg (markieren und Pfeil nach links) wieder daraus entfernt werden.

Alle Kurstermine zuordnen geht auch über ein einfaches Anklicken des Doppelpfeils nach rechts. Sie brauchen dazu die Termine nicht zu markieren, alle Termine werden automatisch in die rechte Liste übernommen.

Wird die Veranstaltung von mehreren Dozierenden gehalten, wählen Sie nacheinander im Bereich Verbindung die einzelnen Dozierenden aus und verschieben die Kurstermine über die Pfeile in das Feld Termine der Verbindung. Auf diese Weise können Sie die Termine zwischen den verschiedenen Dozierenden aufteilen.

Das Bearbeiten der Termine funktioniert wie in Kapitel Kategorie wählen beschrieben.

Honorar überprüfen und Vertrag drucken

Sie können an dieser Stelle sofort einen Honorarvertrag für den Dozierenden drucken. Überprüfen Sie zunächst in der Maske Finanzen, die Sie über das Tresor- Symbol öffnen, ob Ihrem Dozierenden das richtige Honorar zugeordnet ist.

Abbildung 52: Honorar

Achtung! itm:MANAGER addiert die Unterrichtsstunden des Kurses und nimmt diese bei entsprechender Kostenbasis als Grundlage für die Honorarberechnung. Sollte der Dozierende nicht alle Stunden unterrichten und sind mehrere Dozierende am Kurs beteiligt, muss die Honorarzuordnung bearbeitet werden. Das gilt auch, wenn Sie die Termine unter den einzelnen Dozierenden richtig aufgeteilt haben. Wenn ein Dozierender z.B. nur an 3 von 10 Abenden unterrichtet, müssen Sie in der Finanzverwaltung über Honorare bearbeiten die Anzahl der Unterrichtsstunden korrigieren.

Um einen Honorarvertrag zu drucken, öffnen Sie in der Menüleiste über Datei-Vertrag die entsprechende Maske oder klicken das Unterschrift-Symbol (1) unten in der vertikalen Symbolleiste an. (Ein Rechtsklick öffnet direkt die Lasche "Druck/Versand".)

Abbildung 52: Honorar

Die Lasche "Details" zeigt im oberen Bereich (2) die Informationen eines bestehenden Honorarvertrags an, einschließlich Datum, Nummer und Betrag. Sollte der Vertrag in der Datei-Freigabe abgelegt worden sein, kann der über den Button "Vertrag anzeigen" direkt geöffnet werden.

Im mittleren Bereich der Maske (3) sind Felder für die Annahme oder Reklamation des Vertrags durch Dozierende über das Kursleiter-Portal verfügbar, während im unteren Bereich der Maske (4) Textfelder angeordnet sind, die von den Vertragsdruckslisten optional ausgewertet bzw. ausgegeben werden können.

Abbildung: Vertragsdruck - Druck/Versand

Die Lasche "Vertragsdruck" ermöglicht das Erstellen oder Nachdrucken eines Vertrags für die aktuelle Dozentenzuordnung inkl. Versand des Vertrags per E-Mail. Die Option "OLE-Verknüpfung" erlaubt dabei, den Vertrag in PDF-Form in der LISSY-Dateifreigabe abzulegen und mit dem aktuellen Datensatz zu verknüpfen.

Möchten Sie mehrere Verträge (für mehrere Dozierende oder mehrere Kurse) drucken, ist dieses in der Formularmaske Honorarvertragsdruck möglich, die in Kapitel Mehrere Rechnungen oder Honorarverträge drucken ausführlich beschrieben wird.

Alternativ kann der Vertragsdruck per Linksklick auf das Druckersymbol in der vertikalen Symbolleiste ausgelöst werden. Diese Mechanik kann über den INI-Eintrag D2K_VERTRAGSDRUCK_AKTIV de-/aktiviert werden.

4.7 Raum zuordnen

In die Maske Räume einem Kurs zuordnen gelangen Sie jeweils aus der Kursmaske heraus über

- die Schaltfläche mit dem blauen Pfeil und grüner, eckiger Umrandung oder
- die Schaltfläche Räume einem Kurs zuordnen in der Hauptsymbolleiste oder
- den Menüpunkt Formular-Zuordnung-Räume einem Kurs zuordnen.

Die Maske bietet neben der Registerkarte Stammdaten noch die Karte Verbindungen, auf der Sie die Liste mit den Kursen eines Raumes bzw. den Räumen des Kurses finden.

Die Zuordnung der Räume unterscheidet sich kaum von der eines Dozierenden. Sind Sie auf dem oben beschriebenen Weg in die Maske gelangt, sind in der rechten Hälfte bereits Ihre Kursdaten eingetragen. Es gilt nun, einen passenden Raum zu finden.

Wie bei der Suche nach Dozierenden, finden Sie auch bei den Räumen die Schaltfläche Frei, die eine Untermaske öffnet, in der Sie nach freien Räumen suchen können. Da hier keine Kategorie angegeben wird, empfiehlt es sich, bei der Erfassung der Räume einige Angaben mehr zu machen als nur die Raumnummer, beispielsweise zu Größe und Ausstattung.

Abbildung 53: Raumsuche

Über die Schaltfläche Zuordnen wird der Raum an Ihren Kurs vergeben. Sie sehen jetzt, wie oben beschrieben, in der Registerkarte Stammdaten der Kursmaske den ersten zugeordneten Raum und die Anzahl der insgesamt zugeordneten Räume. Mit der Tonne wechseln Sie bei Bedarf zur weiteren Bearbeitung wieder in die Maske Räume einem Kurs zuordnen.

Um dem Raum nun die Kurstermine zuzuordnen, öffnen Sie die Maske Zeitverwaltung und verfahren genauso wie bei der Terminzuordnung der Dozierenden (Kapitel Kurstermine dem Dozenten zuordnen).

Hinweis: In der Maske Zeitverwaltung finden Sie in der Auswahlliste der Combobox Verbindungen jetzt auch die zugeordneten Dozierenden angezeigt. Deren Termine können hier ebenfalls bearbeitet werden. Gleiches gilt, wenn Sie die Zeitverwaltung jetzt aus der Kursmaske heraus aufrufen.

4.8 Webinhalte eingeben

Die Beschreibungstexte für die Darstellung des Kurses auf Ihrer Internetpräsenz können in der Lasche Web bearbeitet werden.

Abbildung 54: Kursmaske - Internetinhalte

Web-Spezifische Texte:

Hier wird z. B. die Überschrift mit dazugehörigem Inhalt/Hinweisen verfasst, der dann auf der Homepage angezeigt wird.

Freigabe:

Über dem Punkt Freigabe kann man die Anzeige auf der Homepage für diesen Kurs freigeben lassen sowie die Web-Anmeldung. Eine dazugehörige Buchungsart kann hier gewählt werden. Zur Auswahl stehen die Buchungsarten Normal, Mehrfach-Anmeldung (anonym), Paaranmeldung, Eltern-Kind, Kind und Firmen-Anmeldung.

Online-Kurs:

Unter dem Punkt Online-Kurs kann man einen Kurs über eine Plattform anbieten und durchführen lassen. Zur Auswahl stehen hier die Plattformen BigBlueButton, Microsoft-Teams, Skype, Zoom und Webex.

Bilder

Kursspezifische Dateien, wie z.B. Bilder, können im Dialog "Verknüpfte Dokumente" hinterlegt und für die Darstellung im Web freigegeben werden.

Voraussetzung für die korrekte Übernahme der an dieser Stelle in itm:MANAGER erfassten Daten ist allerdings ein passend konfiguriertes Schnittstellenprogramm (z.B. vhs.Connect.Webservice). Wenden Sie sich bei Rückfragen und Unsicherheiten bzgl. diesen Themas direkt an unseren Support.

4.9 Speichern

Nach Eingabe aller Daten kann der Kurs über das Symbol Speichern in der oberen Symbolleiste gespeichert werden.

4.10 Doppelbelegung von Räumen und Dozenten

Sofern Sie bei der Terminberechnung über Räume bzw. Dozenten einem Kurs zuordnen nicht die Checkbox Doppelbelegungskontrolle aktiviert haben, kann es vorkommen, dass ein Raum gleichzeitig von mehreren Kursen belegt ist, bzw. ein Dozierender gleichzeitig mehrere Kurse unterrichten soll. Dies gilt es natürlich zu vermeiden.

Prüfen Sie daher solche Fehlbelegungen bereits vor Kursbeginn und zwar mit Hilfe der Formularmaske Doppelte Raumbelegung bzw. Doppelte Dozentenbelegung, die Sie jeweils über den Menüpunkt Formular - Aufrufen öffnen.

Abbildung 55: Doppelbelegungen finden

Geben Sie zunächst die gewünschte Periode als Zeitraum und eventuell weitere Kriterien wie z.B. die Veranstaltungsstätte an, aktivieren Sie die Schaltfläche Suchen und itm:MANAGER überprüft die verplanten Räume bzw. Dozierenden für die eingegebene Periode (die Maske für Dozenten ist nahezu identisch) und trägt die doppelt belegten Datensätze in die Liste ein. Über den Rollbalken am unteren Maskenrand können Sie weitere Spalten Ihrer Liste einsehen.

Eine Änderung der Planung ist allerdings in dieser Maske nicht möglich. Dies müssen Sie in der Kursmaske bzw. in den Formularmasken "Dozenten bzw. Raum einem Kurs zuordnen" vornehmen, da das Programm nicht eigenständig entscheiden kann, welchen Kurs ein Dozierender nun unterrichten soll, falls ihm für einen Zeitpunkt mehrere Kurse zugeordnet worden sind.

4.11 Kurs suchen

Wollen Sie einen bestehenden Kurs bearbeiten, müssen Sie den betreffenden Kurs zunächst in der leeren Kursmaske suchen. Dazu müssen Sie entweder die Kursmaske über die obere Symbolleiste oder die Menüleiste neu aufrufen oder in der geöffneten Kursmaske die Felder mit dem Symbol Neu leeren.

Dann geben Sie in der Kursmaske die Suchkriterien ein -beispielsweise die Kursnummer -und starten die Suche über die Schaltfläche Suche in der oberen Symbolleiste oder über die Tastenkombination F9.

Achten Sie darauf, dass, bevor die Suche gestartet wird, die richtige Periode eingetragen ist. Nur dann können Sie den gesuchten Kurs tatsächlich finden. Ihre Systemverwaltung kann das Semester, mit dem Sie am meisten arbeiten, voreinstellen und wenn gewünscht auch täglich verändern.

Falls Einträge gefunden werden, öffnet sich ein neues Fenster, das die Ergebnismenge zur Suchanfrage enthält. Durch Doppelklick auf einen Eintrag wählen Sie diesen aus. Alternativ können Sie den Eintrag mit einem einfachen Mausklick markieren und das Fenster mit dem grünen Pfeil verlassen. Sollte nur ein Eintrag gefunden werden, wird dieser direkt übernommen.

4.12 Kurs bearbeiten

Nachdem Sie den Kurs, den Sie bearbeiten wollen, gesucht und ausgewählt haben, können Sie die Daten in den Feldern ändern. Zum Beispiel können Sie einen anderen Status setzen, um den Kurs abzusagen, über die Raumzuordnung einen anderen Raum zuteilen oder in der Zeitverwaltung einen Termin verlegen. Nachdem Sie die gewünschte Änderung vorgenommen haben, werden diese über das Symbol Speichern in der oberen Symbolleiste übernommen.

4.13 Kurs kopieren

Die Benutzung der Kopierfunktion empfiehlt sich immer dann, wenn ein Kurs zu ähnlichen Bedingungen (z.B. im neuen Semester) erneut stattfinden soll. Anstatt alle Daten komplett neu erfassen zu müssen, kann der Kurs mit Hilfe dieser Funktion halbautomatisch erstellt werden. Es muss nur bestimmt werden, welche Felder vom ursprünglichen in den neuen Kurs übernommen werden sollen.

Suchen Sie zunächst in der Kursmaske den Kurs aus, der die Vorlage für den neuen Kurs bilden soll. Klicken Sie dann in der Symbolleiste am oberen Maskenrand auf die Schaltfläche Datensatz kopieren (5. von links, die zwei leeren Blätter) und Sie erhalten folgende Maske:

Abbildung 56: Kurs kopieren

Geben Sie oben Kursnummer und Periode für den neuen Kurs an. Wählen Sie durch Anklicken aus, welche Daten und Verbindungen (Anmeldungen, Dozenten) Ihres aktuellen Kurses in die Kopie übernommen werden sollen.

Es kann eingestellt werden, dass nur die Raumbelegungen, Inhalts- und Notizfelder kopiert, die restlichen Felder aber zunächst frei bleiben sollen. Falls die gepl. Gebühren und Honorare berücksichtigt werden sollen, kann u.a. zwischen den Einträgen des zu kopierenden Kurses und den in den Kosten- und Ertragsgruppen festgelegten Standard-Einträgen ausgewählt werden.

Schließen Sie die Maske mit dem grünen Haken. Sie erhalten die Meldung "Datensatz wurde kopiert" und die Kopie wird direkt in Ihrer Kursmaske angezeigt. Sie müssen jetzt nur noch die neuen Kurstermine festlegen, evtl. nicht übernommene Daten neu erfassen und den kopierten Kurs über die obere Symbolleiste speichern.

Achtung: Wenn Sie dem kopierten Kurs andere Termine vergeben wollen, sollten Sie im Anschluss die Termine der zugeordneten Räume und Dozierenden sowie deren Honorare überprüfen und gegebenenfalls entsprechend verändern.

Die standardmäßigen Auswahlzustände der Checkboxen können in der INI-Verwaltung mit dem Eintrag KOPIE konfiguriert werden. Eingetragen wird eine kommaseparierte Liste. Eine 1 bedeutet, dass die Checkbox standardmäßig angehakt ist. Eine 0 bedeutet das Gegenteil. Die Checkboxen stehen an den folgenden Stellen in der Liste:

Stelle	Wert
01	Termine
02	Räume
03	geplante Honorare
04	Standardhonorare
05	geplante Gebühren
06	Standardgebühren
07	Kursinfo
08	Notiz
09	Inhalt
10	Statistik
11	Zusatz
12	Kst/Kt
13	Kategorien
14	Web
15	Kursstatus (Hier wird nicht 1 oder 0 eingetragen, sondern der standardmäßige Kursstatus wie zum Beispiel "geplant".)
16	BAMF-Daten

4.14 Listenschnelldruck

itm:MANAGER bietet die Möglichkeit, mit nur einem Mausklick Listen für einen bereits in der Kursmaske aufgerufenen Kurs auszugeben, z.B. eine Anwesenheitsliste als Kreuztabelle.

Abbildung 57: Listenschnelldruck

Fahren Sie dazu einfach mit dem Mauszeiger über das Druckersymbol in der rechten Symbolleiste. Es werden alle Schnelldruck-Listen angezeigt, die der Maske zugeordnet sind. Mit einem Linksklick auf die gewünschte Liste wird diese in der Listenvorschau geöffnet, per Rechtsklick kann die Liste direkt auf dem Standarddrucker ausgegeben oder gespeichert werden.

Die Klassifizierung einer Liste als Schnelldruckliste erfolgt in der Listenverwaltung über die gleichnamige Checkbox.

Abbildung 58: Listenschnelldruck - Anwesenheitsliste

4.15 Workflow

Die Workflow-Lasche in der Kursmaske hilft Ihnen dabei, den Überblick über die Arbeitsabläufe eines Kurses zu bewahren.

Bei einem neuen Kurs generieren sie zunächst die dem Kurs zugeordneten Workflowschritte und ordnen sie optional einem Benutzer zu. Die hier zur Verfügung stehenden Gruppen werden unter "Optionen" -> "Zusatzfelder / Workflow" bearbeitet.

Abbildung: Workflowschritte generieren

Zusätzlich können sie für einen Kurs eigene Workflowschritte erfassen:

Abbildung: Workflowschritt hinzufügen

Haken Sie nach dem Ausführen eines Arbeitsschritts einfach die Checkbox „Ausgeführt" an. Falls gewünscht kann zusätzlich im Feld Bemerkung eine kleine Notiz hinterlegt werden. Auf diese Weise kann der Status des Kurses stets nachvollzogen werden. Mit einer passenden Liste können sogar Auswertungen für alle Kurse eines Semesters ausgegeben werden.

Abbildung: Workflowschritt ausführen

4.16 Kurs Ausfall

Ausfallgrund

In der Kurs-Maske kann beim Ändern des Kurs-Status auf "abgesagt" oder "ausgefallen" zusätzlich ein Grund hinterlegt werden, z.B. Covid-19.

Abbildung: Ausfallgrund bei Kursabsage auswählen

Die zur Verfügung stehenden Ausfallgründe können unter Optionen -> Auswahllisten bearbeitet werden.

Achtung: Der Grund kann nur für abgesagte/ausgefallene Kurs angegeben werden. Bei stattfindenden Kursen ist der Button zum Setzen des Ausfallgrundes nicht sichtbar.

Termin-Ausfall

In der Zeitverwaltung können Termine auf den Status "ausgefallen" gesetzt werden. Die Maske zum Bearbeiten der Termine in der Zeitverwaltung der Kurs-Maske wurde um eine entsprechende Checkbox erweitert:

Abbildung: Termin auf "ausgefallen" setzen

Ausgefallene Termine werden in der Zeitverwaltung der Kurs-Maske grau markiert:

Abbildung: Ausgefallene Termine werden in der Zeitverwaltung grau hinterlegt

Ausgefallene Termine werden bei der Berechnung der Tage & Unterrichtseinheiten (z.B. für Statistik, Kosten&Erträge) nicht mehr berücksichtigt. Falls Termine weiterhin in die UEs eingeschlossen werden müssen, wird die Verwendung einer eigenen Terminart (anstelle der Ausfall-Checkbox) empfohlen, mit der die Termine gekennzeichnet werden können.

Teilausfall

Wenn ein beträchtlicher Teil des Kurses ohne Ersatztermin ausfallen muss, kann die "Teilausfall"-Funktion genutzt werden. Auf diese Weise können Termine massenweise als "ausgefallen" markiert und gleichzeitig notwendige Minderungen für Honorare und Gebühren erstellt werden.

Zum Start des Dialogs muss der Kurs-Status auf "Teilausfall" gesetzt werden - ähnliches Vorgehen wie bei "abgesagt/ausgefallen". Nach dem Speichern wird der folgende Dialog geöffnet:

Abbildung: Teilausfall-Dialog über Status "Teilausfall" starten

Im ersten Schritt müssen die ausgefallenen Termine angehakt werden.

Abbildung: Änderung der Honorare erfassen

Anschließend können die Honorare und Erträge des Kurses bearbeitet werden. Per Checkbox kann bestimmt werden, ob eine bestehende Kosten- bzw. Ertragsart verändert werden soll. In der letzten Spalte der Tabelle kann dann ein neuer Betrag für die ausgewählte Kosten-/Gebühren-Position festgelegt werden.

Anmerkung: Für auf Unterrichtseinheiten basierenden Kosten & Erträge wird eine auf den übrig bleibenden Terminen basierende Anzahl vorgeschlagen. Der Betrag kann allerdings trotzdem manuell überschrieben werden.

Hinweis: Die angepassten Honorare und Gebühren werden an alle zugeordneten Dozierenden und angemeldeten Teilnehmenden weitergereicht. Wenn viele individuelle Honorare im Kurs vorliegen, kann es unter Umständen sinnvoller sein, an dieser Stelle keine Änderungen zu erfassen, sondern die gewünschten Anpassungen direkt in den einzelnen Dozentenzuordnungen vorzunehmen.

Im letzten Schritt des Dialogs wird eine Übersicht über die ausstehenden Änderungen gegeben:

Abbildung: Zusammenfassung der Änderungen beim Teilausfall

• Änderungen an den Kosten und Erträgen sind dabei farblich hervorgehoben.
• Optional kann ein Ausfallgrund für den Kurs hinterlegt werden.
• Außerdem können durch eine evtl. Minderung der Kursgebühr entstehende Gutschriften - falls schon Abbuchungen/Zahlungen erfolgt sind - direkt in Teilnehmer-Guthaben umgewandelt werden.

Erst nach dem dem Klick auf "Ausführen" werden die Änderungen gespeichert.

Abbildung: Ausgefallene Termine nach Teilausfall

Die ausgewählten Termine werden als "ausgefallen" markiert (graue Hinterlegung).

Abbildung: Neue Honorare (mit Ausgleichsposition) nach Teilausfall

In den Honoraren/Gebühren des Kurses sowie denen der zugeordneten Dozierenden und Teilnehmenden, werden Ausgleichspositionen angelegt. Die automatische Aktualisierung wird für alle anderen Positionen deaktiviert, d.h. weitere Termin-Änderungen können nicht mehr zu einer automatischen Anpassung der Kosten & Erträge führen.

4.17 Hybrid-Kurse - Kurstyp: Gemischt (Online-/Präsenzkurs)

Anlage eines „Gemischten Kurses“

Rufen Sie zunächst die Kursmaske im itm:Manager auf. Über den Kurstyp (1) können Sie einen Kurs als „Gemischt (Online-/Präsenzkurs)“ kennzeichnen. Wenn Sie dies getan haben, werden Ihnen neue Zähler (2) für „O. gleich Online“ und „P. gleich Präsenz“ angezeigt. Hier können Sie nun im Vorfeld die Felder „Max./Min./Geplant“ ausfüllen:

Abbildung: Kursmaske – Kurstyp Gemischt

Zuordnung der Kursgebühren für Online- und Präsenzkurse

1.) Zuordnung für Online-Kurse In der Kursmaske über den Button für „Finanzen (1)“ gehen Sie in die Lasche für die „geplanten Kursgebühren (2)“. Hier können Sie nun über „Erträge erfassen (3)“ in dem Bereich „Gruppe (4)“ die Gebührengruppe „Online-Kurs“ zuordnen und einen Preis vergeben:

Abbildung: Finanzen – geplante Kursgebühren – Online-Kurs

2.) Zuordnung für Präsenz-Kurse Hier ist es zunächst derselbe Vorgang: In der Kursmaske über den Button für „Finanzen“ gehen Sie in die Lasche für die „geplanten Kursgebühren“. Wichtig: Über „Erträge erfassen“ lassen Sie nun die „Gruppe (1)“ leer und erfassen ohne Gruppe den Preis. Die Zuordnung wird dann als „Standard-Gruppe“ hinterlegt.

Abbildung: Finanzen – geplante Kursgebühren – Präsenz-Kurs

3.) Ansicht der geplanten Kursgebühren Die Ansicht in den geplanten Kursgebühren sieht dann wie folgt aus. Der Online-Kurs wird mit der Gruppe „Online-Kurs“ und der Präsenz-Kurs wird mit der Gruppe „Standard“ dargestellt:

Abbildung: Finanzen – geplante Kursgebühren

Zuordnung in der Anmeldemaske

Beim Aufruf der Anmeldemaske des Gemischten-Kurses, können Sie nun zwischen den beiden Varianten (1) Online oder Präsenz wählen. Je nachdem was Sie ausgewählt haben, wird beim Anmeldevorgang eines Teilnehmenden automatisch die zugeordnete Kursgebühr der hinterlegten Gruppe gezogen und der Zähler hochgesetzt:

Abbildung: Anmeldemaske – Variante Online-/Präsenz

Ansicht auf der Webseite (Beispiel)

Im folgenden sehen Sie ein Beispiel, wie die Kurse auf der Webseite dargestellt werden können. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um ein Beispiel handelt. Von Webseite zu Webseite ist es individuell und nach Ihren Wünschen abbildbar.

Abbildung: Webseite - Warenkorb

4.18 Hybrid-Kurse - Kurstyp: Eltern-Kind-Kurs

Anlage eines „Gemischten Kurses“

Rufen Sie zunächst die Kursmaske im itm:Manager auf. Über den Kurstyp (1) können Sie einen Kurs als „Eltern-Kind-Kurs“ kennzeichnen. Wenn dies getan haben, werden Ihnen neue Zähler (2) für „E. gleich Eltern" und „K. gleich Kinder“ angezeigt. Hier können Sie nun im Vorfeld die Felder „Max./Min./Geplant“ ausfüllen:

Abbildung: Kursmaske – Eltern-Kind-Kurs

Zuordnung der Kursgebühren für Eltern-Kind-Kurse

1.) Zuordnung für Eltern

Gehen Sie in der Kursmaske über den Button für „Finanzen (1)“ in die Lasche für „geplante Kursgebühr (2)“. Hier können Sie nun über „Erträge erfassen (3)“ im Bereich „Gruppe (4)“ die Gebührengruppe „Online-Kurs“ zuordnen und einen Preis vergeben. Diese Gruppe wird daraufhin standardmäßig als "Elternteil" identifiziert:

Abbildung: Finanzen – geplante Kursgebühren für Eltern

2.) Zuordnung für Kinder

Hier ist die Vorgehensweise praktisch die gleiche:
In der Kursmaske gehen Sie über den Button für „Finanzen“ in die Lasche für die „geplanten Kursgebühren“. Über „Erträge erfassen“ gehen Sie nun auf die „Gruppe (1)“ und wählen den Reiter „Kinder“ aus. Geben Sie daraufhin den Preis sowie die Ertragsart ein und drücken Sie auf speichern.

Abbildung: Finanzen – geplante Kursgebühren für Kinder

3.) Ansicht der geplanten Kursgebühren Die Ansicht in den geplanten Kursgebühren sieht dann wie folgt aus. Der Elternteil wird mit der Gruppe „Online-Kurs“ und die Kinder mit der Gruppe „Kinder“ dargestellt:

Abbildung: Finanzen – geplante Kursgebühren

Zuordnung in der Anmeldemaske

Beim Aufruf der Anmeldemaske des Eltern-Kind-Kurses, können Sie nun zwischen den beiden Varianten (1) Eltern oder Kinder wählen. Je nachdem was Sie ausgewählt haben, wird beim Anmeldevorgang eines Teilnehmenden automatisch die zugeordnete Kursgebühr der hinterlegten Gruppe gezogen und der Zähler hochgesetzt:

Abbildung: Anmeldemaske – Variante Elternteil/Kinder

4.19 Gebühren-Gruppen

Der itm:Manager bietet Ihnen die Möglichkeit mit unterschiedlichen Gebühren-Gruppen oder auch Staffelpreisen zu arbeiten. Die Hinterlegung und Vorgehensweise wird Ihnen nachfolgend anhand von Beispielen erklärt.

Hinterlegung von Gebühren-Gruppen / Staffelpreisen

Über den Menüpunkt „Optionen – Auswahllisten (1)“ rufen Sie folgende Maske auf:

Abbildung: Optionen - Auswahllisten

In dem Bereich „Erträge (2)“ wählen Sie die Auswahlliste „Gebührengruppe (3)“ aus. Hier können Sie unterschiedlichste Gebühren-Gruppen hinterlegen, die Ihnen dann später in der Kursmaske – Finanzen zur Auswahl stehen. In unserem Beispiel-Screenshot haben wir drei Staffelgebühren angelegt.

Hinweis: Die Erträge pro Gebührengruppe ordnen Sie nicht hier, sondern später separat in der Kursmaske pro Kurs zu.

Zuordnung von Gebühren-Gruppen zu einem Kurs

In der Kursmaske über den Button für „Finanzen (1)“ gehen Sie in Lasche für die „geplanten Kursgebühren (2)“. Hier können Sie nun über „Erträge erfassen (3)“ in dem Bereich „Gruppe (4)“ die Gebührengruppen dem Kurs zuordnen und einen Preis, hier pro Staffelgebühr, vergeben:

Abbildung: Finanzen – geplante Kursgebühren erfassen

Auswählen der Gebühren-Gruppe in der Anmeldemaske

Sind die Gebühren-Gruppen in der Kursmaske hinterlegt, können diese in der Anmeldemaske im itm:Manager unter dem Button „Gebühren“ über eine Checkbox ausgewählt und dem Kurs zugeordnet werden:

Abbildung: Anmeldemaske – Gebühren-Gruppe zuordnen

Anmeldung nach Auswahl der Gebühren-Gruppe

Ist die Gebühren-Gruppe in der Anmeldemaske zu einem Kurs zugeordnet, können Sie die Teilnehmenden anmelden. Nach dem Klick über „Anmelden“ wird automatisch die hinterlegte Gebühr aus der ausgewählten Gebühren-Gruppe (hier Staffelgebühr 1) gezogen:

Abbildung: Anmeldemaske – Teilnehmenden anmelden