01. Einführung

Dokumentation zur Kursverwaltung itm:MANAGER

(sowie dem abgeleiteten Verfahren vhs.Manager für den Cloud-Einsatz.)

Abbildung: Benutzeroberfläche von itm:MANAGER

Vorwort

Sehr geehrte Anwenderinnen und Anwender,

dieses Handbuch macht Sie mit der Benutzung von itm:MANAGER vertraut.

Der erste Teil befasst sich mit dem Aufbau und den Bedienkonzepten von itm:MANAGER. Die verschiedenen Aufgaben der Kursverwaltung werden von unterschiedlichen Programmteilen durchgeführt, den sogenannten Formularen. Am Anfang des Handbuchs wird deshalb erklärt, wie Formulare aufgerufen werden und wie ihre Bedienung im Allgemeinen funktioniert.

Im zweiten großen Teil wird die Grundfunktionalität der Kursverwaltung mit itm:MANAGER erläutert. Die Reihenfolge der Kapitel orientiert sich dabei am tatsächlichen Arbeitsablauf. Zunächst wird in Kapitel Stammdaten die Eingabe von Stammdatendatensätzen behandelt, z.B. das Anlegen einer Kursleitung, eines Raumes oder eines neuen Teilnehmenden.

Im Anschluss daran lernen Sie in Kapitel Kursplanung, wie ein Kurs erstellt und mit Terminen, Kursleitung und Räumen versehen wird. Es wird gezeigt, wie die Kosten und Erträge eines Kurses geplant und verwaltet werden. Anschließend behandelt Kapitel Teilnehmer anmelden die An- und Abmeldung von Teilnehmenden.

Kapitel Abrechnung beschäftigt sich mit der Abrechnung der Finanzen. Hier wird gezeigt, wie Rechnungen und Honorarverträge gedruckt und der Zahlungsverkehr direkt über itm:MANAGER abgewickelt werden kann.

Der dritte Teil des Handbuchs behandelt Funktionen von itm:MANAGER, die am Rande des oben genannten Arbeitsablaufs auftreten können, wie z.B. das Erstellen von Listen oder Serienbriefen oder die Erstellung der DVV-Statistik:

In Kapitel Briefe, Berichte und Arbeitspläne werden die unterschiedlichen Möglichkeiten der Ausgabe von Daten beschrieben. itm:MANAGER bietet in diesem Bereich eine Fülle von Möglichkeiten an wie z. B. Serienbriefe, Berichte/Listen oder ein Programmheft (Arbeitsplan) zu drucken.

Kapitel Statistik erklärt die Handhabung der zum Erstellen der Landes- und DVV-Statistik benötigten Masken.

Im Kapitel Nachrichten wird dargestellt, wie mit Hilfe von itm:MANAGER innerhalb einer Einrichtung unter den Anwendern kommuniziert werden kann. Besonders praktisch ist hierbei die Funktion, die Nachricht mit einem Datensatz zu verknüpfen. Damit kann der Empfänger nach Erhalt der Nachricht sofort zu dem jeweiligen Datensatz im itm:MANAGER wechseln, um ihn z.B. anhand der Anweisungen in der Nachricht zu bearbeiten.

Das ausführliche Kapitel BAMF-Export bietet in itm:MANAGER die Möglichkeit, die Kurs- und Teilnehmerdaten von Integrationskursen direkt aus der itm:MANAGER-Programmoberfläche an die Web-Service-Schnittstelle InGe-Online des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) zu übertragen.

Weiter geht es mit dem Kapitel vhs.Cloud-Export. Die Export-Schnittstelle zum vhs.cloud-Portal ermöglicht einen halb-automatisierten Datenexport zum vhs.cloud-Portal des DVV. Hier wird die Einrichtung und allgemeine Bedienung beschrieben.

Es folgt das Kapitel Daten-Operationen, wo unterschiedliche Funktionen (Kurse kopieren, Anonymisierung, etc.) bereitstehen, die gleichzeitig für eine hohe Anzahl von Kursen - z. B. für ein ganzes Semester - durchgeführt werden können.

Im Kapitel Optionen werden diverse Systemeinstellungen beschrieben, die unbedingt nach der Installation vom Systemadministrator durchgeführt werden sollten, um effektives Arbeiten mit itm:MANAGER sicherzustellen. Dieses Kapitel umfasst u.a. die Benutzerverwaltung, Bedienung der Zusatzfelder, Finanzen, Auswahllisten und Kategorien sowie eine Liste aller Tastenkombinationen.

Das Kapitel Listenverwaltung führt Sie in die umfangreiche Sammlung an mitgelieferten Listen ein, darunter Raumbelegung- oder Anwesenheitslisten und viele mehr.

Über die Gutscheinverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Gutscheine auszustellen, zu hinterlegen und zu erfassen.

Die Verknüpfungen lassen Sie Datensätze miteinander verknüpfen, wie es zum Beispiel bei Nachfolgekursen relevant ist.

Im Kapitel Installation und Netzwerkkonfiguration erfahren Sie, wie Sie den itm:MANAGER installieren und die Datenbankumgebung einrichten.

Dieses Handbuch wird laufend aktualisiert. Für Anregungen jedweder Art sind wir immer dankbar. Schreiben Sie uns in diesem Fall einfach eine E-Mail an info@itemkg.de.

Ihr Team der ITEM KG