03. Stammdaten erfassen

Das Kapitel Stammdaten erklärt, wie die Stammdaten von Dozierenden, Veranstaltungsstätten und -räumen, Teilnehmenden und Firmen oder einzelne Adressen erfasst und verwaltet werden.
Die Stammdatenmasken verfügen über viele gleiche Felder. Beispielhaft wird die Stammdatenmaske Kursleitung ausführlicher beschrieben.

3.1 Kursleitung

Abbildung: Kursleitungsmaske aufrufen (auch über Formular-aufrufen-Dozenten möglich)

Kursleitung - Registerkarte Privat

Die Registerkarte Privat umfasst Felder zur Eingabe der persönlichen Daten wie Adresse, Bankverbindung, Zusatzinformationen und Kommunikationsanschlüsse.

Abbildung: Stammdatenmaske der Kursleitung, Registerkarte Privat

Adresse Maskenfelder ausfüllen (Name, Anschrift, Geburtsdatum, usw.)
Dozentennummer wird beim Speichern automatisch generiert
Zahl- bzw. Allgemeinsperre
> Zahlsperre = Auszahlung von Honoraren gesperrt
> Allgemeinsperre = Zuordnung zu Kursen gesperrt (bei Aktivieren öffnet sich ein Fenster, in dem ein Sperrgrund eingetragen werden kann)
Bilddatei > Anklicken des Bildbereichs > Explorer öffnet sich > Bilddatei in den Formaten jpg, png oder gif sind möglich
Infobox
a) Kommunikation > mit der Möglichkeit, Häkchen für die öffentliche Verwendung zu setzen
b) Kontakte > Übersicht über Kontaktvermerke zur Kursleitung > erstellen eines Vermerks durch Doppelklick auf die Liste oder über das Aktentaschensymbol in der rechten Symbolleiste
c) Dokumente > Übersicht aller an den Dozenten angehängten Dokumente > Verknüpfung weiterer Dateien durch Doppelklick auf die Liste oder über das Aktentaschensymbol in der rechten Symbolleiste
d) Zusatzfelder > Übersicht über ausgefüllte Zusatzfelder des Kursleitenden > ausfüllen weiterer Zusatzfelder durch Doppelklick auf die Liste oder über das Symbol in der rechten Symbolleiste
e) Banken > Bankdaten des Kursleitenden
f) Rechnung > Möglichkeit elektronische Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung zu generieren. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Abrechnung - Rechnungs-/Honorarvertragsdruck - E-Rechnung
Zusätze > u.a. zwei Comboboxen zur Auswahl von Kennung und Region > die Auswahlmöglichkeiten müssen in den Auswahllisten eingestellt worden sein.
Alternative Adresse > Eingabe über das Briefsymbol im rechten Bereich der oberen Symbolleiste
Kostenstelle > Schlosssymbol öffnet Untermaske zum Setzen der Kostenstelle des Kursleitenden
Wiedervorlage > versenden von Nachrichten unter LISSY-Anwendern mit Verknüpfung zum gerade geöffneten Datensatz und Erinnerungsfunktion
Datensatz über Diskettensymbol speichern
Aktiv/Inaktiv > Möglichkeit Dozenten/Teilnehmer/Firmen/Adressen Aktiv oder Inaktiv zu setzen

Zum Erfassen der Daten eines neuen Dozenten füllen Sie die Felder der leeren Dozentenmaske wie gewünscht aus und speichern den neuen Datensatz über das Diskettensymbol in der Datenbank ab.

Verknüpfung zu Teilnehmerdatensatz

Über den Button Verknüpf. kann man eine Verknüpfung vom Kursleiterdatensatz zu einem bestehenden Teilnehmerdatensatz anlegen. Um doppelte Datensätze zu vermeiden, sollte in jedem Fall dieser Weg gewählt werden, wenn man sich nicht sicher ist, ob bereits ein Teilnehmerdatensatz besteht!

Abbildung 3_02a: Stammdatenmaske Kursleitung, Verknüpfung zu einem Teilnehmerdatensatz

Betätigt man den Button Verknüpf. öffnet sich ein Dialogfeld, in dem man den Verknüpfungswunsch mit "Ja" bestätigt. Es öffnet sich die Teilnehmermaske und man kann den entsprechenden Teilnehmenden über die Lupe auswählen und auf den Button Dozenten klicken und im Dialogfeld mit "Ja" bestätigen.

Abbildung 3_02b: Adressenzusammenführung bei Verknüpfung

Jetzt öffnet sich die Maske Doppelte Adressen zusammenführen und die ausgewählten Datensätze Kursleitung und Teilnehmende können geprüft und zusammengeführt werden.

Abbildung 3_02c: Erfolgreiche Verknüpfung von Kursleiterdatensatz mit Teilnehmerdatensatz

Nach erfolgreicher Verknüpfung kann man aus beiden Masken heraus jeweils über die Button Dozenten und Teilnehmenden in den jeweils verknüpften Datensatz wechseln.

Hinweis: Wenn sicher ist, dass es noch keinen Teilnehmerdatensatz zu dem Kursleitenden gibt, dann ist es sinnvoller direkt über den Adressen-Button in der Kursleitermaske zu gehen, einen neuen Adressdatensatz anzulegen und diesen mit dem Kursleiterdatensatz zu verknüpfen.

Kursleitung - Registerkarte Firma/BAMF

In der Registerkarte Firma/BAMF können Informationen zur Firma des Kursleitenden eingegeben und auf diese Weise z.B. das Honorar über ein Firmenkonto abgerechnet werden.

Abbildung 3_03: Stammdatenmaske der Kursleitung, Registerkarte Firma/BAMF

Adresse > persönliche Daten der Kursleitung aus der Registerkarte Privat > sowie die Möglichkeit, das Eintritt-/Austrittsdatum des Kursleitenden zu vermerken und die BAMF-Identifikationsnummer
Firma > Informationen zur Firma > Wichtig: wenn noch kein Firmeneintrag vorhanden ist, erst über die Suchfunktion (Lupe) nach einer eventuell bereits bestehenden Firma suchen (oder mit Shortcut Strg-F)
Zusätze > geschäftliche Daten des Dozierenden, wie z.B. Mitarbeiternummer, Firmentelefonnummer usw.

Kursleitung - Registerkarte Verbindungen

In der Kursleitungsmaske ist standardmäßig die Verbindung Kurse verfügbar.

Verbindung	Aufrufbare Maske	Beschreibung
Kurse	Kursmaske	Zeigt die Kurse an, denen der Kursleitende zugeordnet ist. Mit einem Doppelklick auf einen der Kurse kann die entsprechende Dozentenzuordnung aufgerufen werden.

Abbildung 3_02d: Kursleitermaske - Darstellung von Einträgen in der Verbindung "Kurse"

Kursleitung - Registerkarte Kategorien

Über die Funktion Kategorien werden dem Kursleitenden verschiedene Themenbereiche zugewiesen. Hierzu können alle Kategorien der Kurse einzeln ausgewählt und zugeordnet werden.
Hinweis: Durch die Zuordnung zu Kategorien, ist es z.B. leichter, nach allen Kursleitenden eines Fachbereichs oder direkt nach einer passenden Kursleitung für einen Kurs zu suchen.

Kursleitung - Die rechte Symbolleiste

Über die rechte Symbolleiste können die Termin- und die Finanzübersicht geöffnet oder Daten in die Zusatzfelder eingegeben werden. Eine genaue Beschreibung der Push-Buttons der rechten Symbolleiste findet man im Kapitel Allgemeine Bedienhinweise/2.2 Symbolleisten.

Kursleitung - Menüleiste Extras

Unter dem Menüpunkt Extras werden bei geöffneter Dozentenmaske folgende Einträge angezeigt:

Honorare aufsteigend / absteigend legt die Reihenfolge der Honorarauflistung in der Maske Finanzen fest. Die Sortierung erfolgt nach Datum. Die gewünschte Sortierreihenfolge mit einem Haken anklicken.

Honorare periodenbezogen schränkt die angezeigten Honorare in der Maske Finanzen auf die aktuelle Periode ein.

Dozenten-Konto bzw. Firmen-Konto zeigt jeweils in einer Untermaske den aktuellen Gesamtkontostand mit dem noch zu erhaltenden, dem bereits erhaltenen und dem noch offenen Betrag an. Der Aufruf dieser Maske bietet sich an, falls nur der Kontostand des Dozierenden benötigt wird, ohne Kurse.
Der Unterschied zwischen Dozentenkonto und Firmenkonto besteht darin, dass im ersten Fall nur die Kurse ausgewertet werden, bei denen der Dozierende als Kreditor eingetragen ist, im zweiten Fall nur die mit der zugehörigen Firma als Kreditor.

Alter anpassen: Funktion ist nur bei leerer Dozentenmaske aktiviert. Klickt man auf den Eintrag, wird das Alter aller Dozierenden aktualisiert und neu berechnet.

Doppelte Adressen zusammenführen: Ist ein doppelt erfasster Dozent zu einem Kurs angemeldet, ist er auf normalem Wege nicht mehr zu löschen, da er ja in den Kursen verbleiben soll. Dieses Problem kann über die "Doppelte Adressen-Zusammenführen"-Funktion gelöst werden.

Achtung: Die Änderung kann nicht rückgängig gemacht werden. Es wird daher empfohlen, die Zusammenführung nur nach einer vorhergegangenen Datenbanksicherung durchzuführen.

3.2 Teilnehmende

Neuen Teilnehmenden anlegen

Die Stammdatenmaske Teilnehmende kann über die obere Symbolleiste oder über die Menüleiste geöffnet werden. Die einzelnen Registerkarten gleichen denen des Formulars Dozenten nahezu vollständig.

Teilnehmende - Registerkarte Privat

Neue Teilnehmende werden in der Regel bei der Anmeldung in der Anmeldemaske bei einer Kursbuchung angelegt. In der Anmeldemaske sind aber aus Platzgründen nur die wichtigsten Felder zum Erfassen der Teilnehmerdaten vorhanden. Daher erfolgt die Eingabe detaillierter Daten in der Stammdatenmaske für Teilnehmende.

Hinweis Bevor ein neuer Teilnehmenerdatensatz erstellt wird, sollte zuvor geprüft werden, ob es den Teilnehmenden bereits in der Datenbank gibt, um doppelte Datensätze zu vermeiden!
Teilnehmerdatensätze können sowohl in der Anmeldemaske als auch in der Stammdatenmaske bearbeitet werden. Die Zuordnungen des Teilnehmenden, wie Anmeldungen zu Kursen oder die Gebühren, bleiben ungeachtet der Änderungen bestehen.

Abbildung 3_04: Stammdatenmaske Teilnehmende

In der Registerkarte Privat können die persönlichen Daten des Teilnehmenden eingeben und eine Verknüpfung zu einem bestehenden Dozentendatensatz angelegt werden. Zusätzlich werden hier die Einwilligungen zur Datenschutzgrundverordnung und zum Newsletterempfang mit einem Haken in der jeweiligen Checkbox hinterlegt.

Hinweis: Sobald ein Haken in einer der Checkboxen (DGSVO, Newsletter) gesetzt wird, öffnet sich eine neues Dialogfeld, in dem automatisch das Datum der Einwilligung eingetragen wird. Damit der Eintrag gespeichert werden kann, muss eine Quelle ausgewählt werden. Außerdem hat man die Möglichkeit, weitere Notizen zu verfassen. Die Einträge können in der Registerkarte Kategorien eingesehen und geändert werden.

Abbildung 3_05: Teilnehmermaske, Dialogfeld bei Einwilligung DSGVO

Teilnehmende - Registerkarte Firma

In der Registerkarte Firma werden die firmenbezogenen Daten des Teilnehmenden eingegeben. Die Maske ist mit der Maske für Dozierende nahezu identisch.

Teilnehmende - Registerkarte Verbindungen

In der Teilnehmermaske sind standardmäßig folgende Verbindungsansichten verfügbar:

Verbindung	Aufrufbare Maske	Beschreibung
Anmeldungen	Anmeldung	Alle Anmeldungen des Teilnehmenden. Die Anmeldungen können mit einem entsprechenden Auswahlfeld nach der Periode des Kurses gefiltert werden.
Partner	Partnerzuordnung	Alle Partner des Teilnehmenden. Hinweis: Die Spalte "Funktion" bezieht sich auf die Funktion, die der Partner in der Partnerzuordnung hat.

Teilnehmende - Registerkarte Kategorien

Über die Funktion Kategorien können dem Teilnehmenden verschiedene Themenbereiche zugewiesen werden. Die Kategorien müssen zuvor unter Optionen > Kategorienverwaltung angelegt werden. Durch die Zuordnung zu einer Kategorie ist es z.B. leichter > nach allen Teilnehmenden zu suchen, die einen Newsletter abonniert haben.

Abbildung 3_06: Teilnehmermaske - Registerkarte Kategorie, Einwilligung, Logins

Außerdem findet man in dieser Registerkarte die Einträge zu den Einwilligungen DSGVO/Newsletter, die zuvor in der Registerkarte privat aktiviert wurden.
In vhs.Connect-Logins wird der Login-Name des Teilnehmenden inkl. Datum angezeigt, der beim ersten Login angelegt wurde. Alles zu vhs.Cloud-Export, wie der Export eingerichtet wird, allgemeine Bedienhinweise u.v.m., ist im Kapitel 11 vhs.Cloud-Export zu finden.
In Externe Logins wird der Benutzername des Teilnehmenden für die vhs.cloud angelegt. In der Regel erfolgt dies automatisch. Sollte der Teilnehmende bereits einen Benutzernamen für die vhs.Cloud haben, kann man ihn aber auch manuell eintragen.

Teilnehmende - Registerkarte BAMF

In der Registerkarte können unter anderem die persönlichen Kennziffern des Teilnehmenden bei den verschiedenen Behörden (BAMF, Ausländerbehörde, Bundesverwaltungsamt, Träger der Grundsicherung), sowie Daten zum Sprach- und Einstufungstest, Bildungsstand des Teilnehmenden und vieles mehr erfasst werden.

Abbildung 3_07: Teilnehmermaske - BAMF

Teilnehmende - Menüleiste Extras

Unter dem Menüpunkt Extras findet man bei geöffneter Teilnehmermaske folgende Einträge:

Gebühren aufsteigend / absteigend legt die Reihenfolge der Gebührenauflistung in der Maske Finanzen fest. Die Sortierung erfolgt nach Datum. Setzen Sie neben der gewünschten Sortierreihenfolge mit einem einfachen Mausklick einen Haken.
Gebühren periodenbezogen schränkt die angezeigten Gebühren in der Maske Finanzen auf die aktuelle Periode ein.
Teilnehmer-Konto bzw. Firmen-Konto zeigen jeweils in einer Untermaske den aktuellen Gesamt-Kontostand mit dem zu zahlenden, dem bereits bezahlten und dem noch offenen Betrag an. Der Aufruf dieser Maske bietet sich an, falls Sie nur den Kontostand des Teilnehmenden abfragen möchten, aber gar nicht wissen wollen, welche Kurse der Teilnehmende besucht. Der Unterschied zwischen Teilnehmer-Konto und Firmen-Konto besteht darin, dass im ersten Fall nur die Kurse ausgewertet werden, bei denen der Teilnehmer als Debitor eingetragen ist, im zweiten Fall nur die mit der zugehörigen Firma als Debitor.
Der Eintrag Alter anpassen ist nur bei leerer Teilnehmermaske aktiviert. Klickt man auf den Eintrag, öffnet sich das Dialogfeld Altersgruppen neu berechnen und es wird das Alter und die Altersgruppen aller Teilnehmenden aktualisiert.
Der letzte Eintrag Doppelte Adressen zusammenführen wird in 3.4 Adressen / Doppelte Stammdatensätze behandelt.

Menüleiste - Formular aufrufen - Partner eines Teilnehmers

Unter dem Menüpunkt Formular-Aufrufen befindet sich als zweiter Eintrag Partner eines Teilnehmers. Hier hat man die Möglichkeit, dem aktuell aufgerufenen Teilnehmenden einen Partner zuzuordnen, der kostenlos an einem Kurs teilnehmen kann.

Auf diese Weise können zum Beispiel die Kinder bei Mutter-Kind-Kursen einem Elternteil zugeordnet werden.

Wird dann die Anmeldeform Einzelanmeldung mit Kind bei der Kursplanung angegeben, werden die Kinder in der Statistik unter dem Punkt Gruppe später mitberücksichtigt.

Abbildung 3_08: Maske Partnerzuordnung

Partnerzuordnung erstellen:

Datensätze der beiden beteiligten Teilnehmer über die Suchfunktion in den jeweiligen Teilbereichen suchen (müssen beide in der Datenbank erfasst werden).
Über die Schaltfläche Zuordnung bzw. Zuordnung lösen kann die Partnerzuweisung erstellt bzw. aufgelöst werden.
Im Feld Info bitte eine Kurzbeschreibung eingeben, z.B. Mutter-Kind, Ehepartner etc. Über die rechte Symbolleiste kann eine Notiz angehängt werden.

Achtung: Die Zuordnung ist nur dann in der Anmeldemaske sichtbar, wenn dies vom Systemverwalter in der Lissy.Ini voreingestellt wurde.

Teilnehmer über CSV-Import anlegen

Über den CSV-Import unter "Formular -> Verwaltung -> Daten-Operationen -> CSV-Import" können einzelne und mehrere Teilnehmer-Datensätze angelegt werden. CSV steht für Comma Separated Values (Komma-separierte Werte). Um den CSV-Import nutzen zu können, müssen Sie eine .txt- oder .csv-Datei erstellen (z.B. über die Schaltfläche "Vorlage erstellen"). Die erste Zeile muss wie in der Tabelle aufgebaut werden. In den Folgezeilen werden dann die Daten von den Teilnehmern eingetragen, wie sie in der ersten Zeile stehen, mit einem "," getrennt.

Aufbau mit Beispiel

Kurs	Periode	Name	Vorname	Titel	Geschlecht	Mail	Firma
Zu verlinkender Kurs optional	Zu verlinkedes Semester optional	Teilnehmername	Teilnehmervorname	Teilnehmertitel	Teilnehmergeschlecht	Teilnehme-E-Mail-Adresse	Firma des Teilnehmers
		Mustermann	Max	Dr.	D	email@adresse.de

Abbildung: Datensatz Beispiel

Die Punkte "Kurs", "Periode" und "Firma" können leer gelassen werden, aber ein Komma muss trotzdem die Felder abgrenzen. Die Datei können Sie dann über die Schaltfläche mit dem Ordnersymbol raussuchen und dann mit der anderen Schaltfläche für den Import vorbereiten. Die Tabelle zeigt die Daten an, die eingetragen werden sollen. Sollte es schon einen Teilnehmer mit einem der vorkommenden Namen geben, wird dieses durch einen Haken in der Spalte "Vorhanden" angezeigt. Wenn die Daten korrekt sind können Sie die Daten über die Schaltfläche "Ausführen" importieren.

Abbildung: Import

3.3 Firma

Die Stammdatenmaske Firma kann über die obere Symbolleiste oder über die Menüleiste geöffnet werden.

Abbildung 26: Stammdatenmaske Firma

In der Regel werden neue Firmen beim Erstellen eines neuen Dozierenden oder Teilnehmenden aus der Registerkarte Firma der jeweiligen Maske heraus angelegt. Ähnlich wie die Teilnehmermaske dient diese Maske eher dem Verwalten existierender Einträge bzw. dem Ergänzen von detaillierteren Daten wie alternativen Adressen, Bankdaten oder Telefonnummern.
Trotzdem kann auch in dieser Maske ein neuer Firmeneintrag erzeugt werden.

Firma - Registerkarte Stammdaten

In dieser Registerkarte können u.a. Name, Anschrift, Bankdaten sowie die Kontaktmöglichkeiten der Firma angegeben werden. Die Bedienung erfolgt analog zu den bisher behandelten Masken.

Firma - Registerkarte Verbindungen

In der Firmenmaske sind standardmäßig folgende Verbindungsansichten verfügbar:

Verbindung	Aufrufbare Maske	Beschreibung
Teilnehmende	Teilnehmermaske	Alle Teilnehmenden der Firma
Dozenten	Dozentenmaske	Alle Dozenten der Firma
Kurse der Teilnehmenden	Anmeldung	Alle Anmeldungen von Teilnehmenden der Firma
Kurse der Dozenten	Dozentenzuordnung	Alle Dozentenzuordnungen von Dozenten der Firma

Firma - Registerkarte Kategorie

Hier kann die Firma einer oder mehreren Kategorien, wie z.B. einer Branche, zugeteilt werden.

3.4 Adressen

Die Adressverwaltung kann über die obere Symbolleiste oder über die Menüleiste geöffnet werden. Hier können unter anderem die Adressen verwaltet werden, die weder zu Teilnehmenden, Dozierenden oder Firmen gehören. Dies können zum Beispiel die Adressen der örtlichen Presse oder Mitglieder von Kuratorien und Ausschüssen etc. sein, die zu wichtigen Veranstaltungen eingeladen werden.

Mit Hilfe der Adressverwaltung können diese Adressen erfasst, einer bestimmten Zielgruppe zugeordnet und zusätzlich mit Kennungen versehen werden, um sie beim Erstellen eines Serienbriefes - z.B. einer Einladung - in der Textverarbeitung (siehe Kapitel Briefe, Berichte und Arbeitspläne - 7.5 Textverarbeitung) selektieren zu können.

Abbildung 27: Maske Adressverwaltung

Adressen - Registerkarte Adressdaten

Die Maske unterscheidet sich von den anderen Formularmasken dadurch, dass viele Symbole in der rechten Symbolleiste nicht aktiv sind. Sie können z.B. keine Finanzen oder Termine zuordnen.

Name etc.: Lassen Sie sich nicht von der Feldbezeichnung Name, Vorname etc. irritieren. Da Sie als Geschlecht auch "Firma" wählen können, kann die Firmenbezeichnung unter Name und Vorname eingegeben werden.

Geschlecht: Sollte es sich bei der Adresse nicht um eine natürliche Person handeln, wählen Sie bitte Firma aus.

Zielgruppe: Im Gegensatz zu anderen Comboboxen wird die Auswahlliste hier nicht in den Auswahllisten angelegt, sondern direkt an Ort und Stelle eingegeben. Legen Sie trotzdem möglichst vor der Eingabe sinnvolle Zielgruppenbezeichnungen fest. Geben Sie die Zielgruppenbezeichnung ein, unter der mehrere Adressen zusammengefasst werden sollen und sie wird beim nächsten Mal in der Liste, auch für andere Mitarbeitende, erscheinen.

Bemerkung: Ein Feld zu Ihrer freien Verfügung.

Kennungen: Hier können Sie eine zweistellige Kennung eingeben, die später als Suchkriterium benutzt werden kann. Es gibt Platz für zehn verschiedene Kennungen. Die Reihenfolge der Felder ist dabei unwichtig. Beim Suchen werden alle Kennungen berücksichtigt, d.h. wenn Sie die Kennung als Suchkriterium in das erste Feld eingeben, in Ihrem gespeicherten Datensatz steht diese Kennung aber im hintersten Feld, wird trotzdem der richtige Datensatz gefunden.

Adressen - Registerkarte Bankkonten

Die Eingabe der Bankdaten funktioniert wie in den anderen Masken in der Registerkarte Banken:

Sie können entweder die Bankleitzahl eingeben und den Namen des Kreditinstituts automatisch eintragen lassen oder Sie wählen ein Kreditinstitut über die Untermaske Auswahl Kreditinstitut aus, die Sie über die Eingabe eines unvollständigen Eintrages in eines der Felder automatisch erreichen.

Adressen - Registerkarte Verbindungen

In der Adressmaske sind standardmäßig folgende Verbindungsansichten verfügbar:

Verbindung	Aufrufbare Maske	Beschreibung
Anmeldungen der Person	Anmeldung	Alle Anmeldungen des Teilnehmers. Diese Ansicht wird nur angezeigt, wenn diese Adresse tatsächlich einem Teilnehmer gehört.
Partner	Partnerzuordnung	Alle mit der Adresse verknüpften Partner. Hinweis: Die Spalte "Funktion" bezieht sich auf die Funktion, die der Partner in der Partnerzuordnung hat.
Kurse des Dozenten	Dozentenzuordnung	Alle Kurse dieses Dozenten. Diese Ansicht wird nur angezeigt, wenn die Adresse tatsächlich einem Dozenten gehört.
Dozenten der Firma	Dozentenmaske	Alle Dozenten dieser Firma. Diese Ansicht wird nur angezeigt, wenn die Adresse tatsächlich einer Firma gehört.
Teilnehmer der Firma	Teilnehmermaske	Alle Teilnehmer dieser Firma. Diese Ansicht wird nur angezeigt, wenn die Adresse tatsächlich einer Firma gehört.

Adressen - Registerkarte Kategorien

Hier kann dem Adressdatensatz eine oder mehrere Kategorien zugeordnet werden.

Adressen - Menüleiste Extras

Mandatssuche

Über die Menüleiste Extras-Mandatssuche haben Sie die Möglichkeit nach einer Mandatsreferenz zu suchen.

Bankdatensuche

Hier können Sie den gewünschten Adressdatensatz über die Bankdatensuche finden.

Doppelte Adressen zusammenführen

Wenn Sie nicht vor der Eingabe neuer Daten überprüfen, ob dieser Datensatz schon vorhanden ist, wird es immer wieder doppelt erfasste Daten geben. Daher empfehlen wir dringend, vor der Anlage eines neuen Datensatzes immer mit einer Suche zu überprüfen, ob der Datensatz nicht bereits in der Datenbank existiert.

Ist aber erst ein doppelt erfasster Teilnehmer zu einem Kurs angemeldet, ist er auf normalem Wege nicht mehr zu löschen, da er ja in den Kursen verbleiben soll. Dieses Problem kann über die "Adressen-Zusammenführen"-Funktion in der Adressen-Maske gelöst werden.

Rufen Sie zunächst den richtigen Datensatz in der Adressen-Maske auf. (Fast alle Stammdaten-Masken bieten über die "A"-Icons eine Schnell-Navigation in den zugehörigen Adress-Datensatz an.) In der Adressen-Maske kann über das Menü unter "Extras -> Doppelte Adressen zusammenführen" die Zusammenführungs-Maske geöffnet werden:

Abbildung 28: Maske zum Löschen doppelter Teilnehmerdatensätze

Korrekten Datensatz suchen

itm:MANAGER schlägt automatisch Kandidaten für eine Dublette vor. Hier werden Datensätze mit ähnlich klingendem Namen bzw. Vornamen ausgegeben (, damit aufgrund von Tippfehler verursachte Dubletten leicht gefunden werden). Zusätzlich kann über das Lupen-Symbol frei über den Teilnehmerstamm gesucht werden.

Im unteren Bereich der Maske wird ein Überblick über die Daten der beiden Datensätze sowie eine Ergebnisvorschau des zusammengeführten Datensatzes angezeigt. Zu diesem Zeitpunkt ist auf Datenbankebene noch keine Aktion erfolgt. Per Klick auf die Dubletten-Kandidaten im oberen Bereich der Maske kann der gewünschte Datensatz zur Zusammenführung ausgewählt werden.

Die Daten sind in der Vorschau thematisch (z.B. Name, Anschrift, Kommunikations- oder Bankdaten, usw.) gruppiert. In vereinzelten Gruppen kann sogar ausgewählt werden, aus welchem der beiden Datensätze die Daten übernommen werden sollen. In vielen Fällen werden die Daten aber automatisch zusammengeführt, so zum Beispiel im Fall der Anmeldungen, indem die Anmeldung der beiden ausgewählten Datensätze auf den neuen zusammengeführten Datensatz übertragen werden.

Doppelten Datensatz löschen

Sind Sie sicher, dass Sie die beiden Datensätze zusammenführen möchten, aktivieren Sie die Schaltfläche Zusammenführen am rechten unteren Rand der Maske.

Achtung: Die Änderung kann nicht rückgängig gemacht werden. Es wird daher empfohlen, die Zusammenführung nur nach einer vorhergegangenen Datenbanksicherung durchzuführen.

3.5 Veranstaltungsstätten

Dieses Kapitel behandelt das Anlegen von Veranstaltungsstätten und -räumen. In itm:MANAGER beherbergt eine Veranstaltungsstätte, z.B. ein Schulgebäude, einen oder mehrere Veranstaltungsräume. Adresse oder Bankdaten zu den Räumen müssen dann nur in der Veranstaltungsstätte eingegeben werden. Dieses System ist vor allem bei Änderungen sehr praktisch, da diese nur einmal in die Datenbank aufgenommen werden müssen, dann aber in der Maske aller Räume der Veranstaltungsstätte eingesehen werden können.

Neue Veranstaltungsstätte anlegen

Zum Erstellen einer neuen Veranstaltungsstätte öffnen Sie die Formularmaske Veranstaltungsstätten entweder über

das entsprechende Symbol in der Symbolleiste oder
den Menüpunkt Formulare - Aufrufen - Veranstaltungsstätten.

Sie erhalten folgende Formularmaske:

Abbildung 21: Stammdatenmaske Veranstaltungsstätte

Veranstaltungsstätten - Registerkarte Privat

In der Registerkarte Privat tragen Sie die Anschrift und Bankverbindung Ihrer Veranstaltungsstätte sowie weitere Informationen wie Telefonnummern etc. ein. Nehmen Sie sich bitte die Zeit, möglichst detaillierte Informationen aufzunehmen.

Die Adresse wird auch für Ihre Arbeitspläne, Listen und Briefe verwendet. Achten Sie also auf vollständige und korrekte Schreibweise und entsprechende Verteilung der Bezeichnung auf die beiden zur Verfügung stehenden Namenszeilen.

Daneben besteht auch in dieser Maske die Möglichkeit, ein Bild zuzuordnen, um beispielsweise ein Foto oder ein Logo abzulegen.

Veranstaltungsstätten - Registerkarte Verbindungen

Näheres zu den Verbindungslaschen findet sich im Kapitel 2. Allgemeine Bedienhinweise.
In der Veranstaltungsstättenmaske sind standardmäßig folgende Verbindungsansichten verfügbar:

Verbindung	Aufrufbare Maske	Beschreibung
Kurse	Raumzuornung	Alle Raumzuordnungen von Räumen der Veranstaltungsstätte
Räume	Raummaske	Alle Räume der Veranstaltungsstätte
Termine	Kurse	Alle Termine der Veranstaltungsstätte

Veranstaltungsstätten - Registerkarte Kategorien

In der Registerkarte Kategorien können Sie der Veranstaltungsstätte eine Kategorie zuweisen. Es bietet sich zum Beispiel an, alle Schulen in einer Kategorie zusammen zu fassen. LISSY.Net lässt Ihnen jedoch in dieser Hinsicht alle Freiheiten, die Kategorien gemäß den Bedürfnissen Ihrer Einrichtung einzurichten.

Änderungen an bestehenden Veranstaltungsstätten werden durchgeführt, indem zunächst der Datensatz der betroffenen Veranstaltungsstätte gesucht und ausgewählt wird. Dann werden die Änderungen eingegeben und zuletzt über das Diskettensymbol in der oberen Symbolleiste gespeichert.

Sobald alle Veranstaltungsstätten erfasst sind, wechseln Sie in die Maske Veranstaltungsräume, um die dazugehörigen Räume einzugeben.

3.6 Veranstaltungsräume

Öffnen Sie die Formularmaske Veranstaltungsräume über

das entsprechende Symbol in der Symbolleiste oder
den Menüpunkt Formulare - Aufrufen - Veranstaltungsräume.

Auch in dieser Formularmaske finden Sie die Registerkarten Stammdaten, Verbindungen und Kategorien. Hier legen Sie die Räume der Veranstaltungsstätten an.

Abbildung 22: Stammdatenmaske Veranstaltungsraum

Veranstaltungsraum - Registerkarte Privat

Adresse

Suchen Sie die Veranstaltungsstätte aus, zu der Sie Räume erfassen möchten, indem Sie

im Menü Suche - Veranstaltungsstätte suchen wählen oder
die Tastenkombination Strg + V drücken oder
in der Rubrik Adresse das Lupensymbol anklicken.

Über das grüne Symbol mit dem Pfeil (1) in diesem Teilbereich können Sie bei ausgewähltem Veranstaltungsraum in die Maske Veranstaltungsstätte wechseln. Mit dem Stecknadel (2) Button öffnet sich im Browser eine Karte (z. B. Google Maps), wo Sie navigieren können.

Raum

Geben Sie nun die Daten des Raumes ein. Zur besseren Übersicht sollten Sie möglichst alle Informationen eingeben, die Ihnen für den Raum zur Verfügung stehen. Es könnte später sehr hilfreich sein, zu wissen, ob es sich um einen Unterrichtsraum für 20 Personen, einen EDV-Raum mit 10 PC-Arbeitsplätzen oder einen Vortragssaal für 100 Personen handelt.

In der rechten Symbolleiste ist auch die Schaltfläche Zeitverwaltung aktiviert, die das Anlegen von Terminen für den jeweiligen Raum ermöglicht. Legen Sie hier beispielsweise Termine an, wenn der Raum wegen Renovierung oder ähnlichem nicht zur Verfügung steht. Wird in dem Fall versucht, den Raum einem Kurs zuzuweisen, fällt die Überschneidung der Kurstermine mit denen der Renovierung bei der Überprüfung der Doppelbelegung auf, Sie erhalten eine Warnmeldung von itm:MANAGER und können einen anderen Veranstaltungsraum auswählen.

Falls Sie einen Raum erfassen, diesem aber keine Veranstaltungsstätte zugeordnet haben, gibt itm:MANAGER eine Warnung aus und Sie können entscheiden, ob es wirklich einen Veranstaltungsraum ohne Veranstaltungsstätte gibt.

Achtung: Falls ein Raum ohne Veranstaltungsstätte eingegeben wurde, wird dieser Raum in keinem Raumbelegungsplan auftauchen, da solche Pläne standardmäßig über die Veranstaltungsstätten der verschiedenen Räume erstellt werden.

Achtung: Sie können den Kursen nur Räume zuordnen, keine Veranstaltungsstätten! Wenn Sie es gewöhnt sind, einigen Kurse lediglich Veranstaltungsstätten (Schulen) zuzuweisen, da die Raumverteilung vor Ort (z.B. vom Hausmeister) vorgenommen wird, dann legen Sie für diese Veranstaltungsstätte einfach einen beliebigen Raum (N.N., 0, etc.) an.

Aus dieser Formularmaske heraus können Sie über den Menüpunkt Formular

Wechseln mit Übernahme der aktuell angezeigten Daten in die Maske Räume einem Kurs zuordnen wechseln. Dort können Sie Ihren Raum mit Kursen belegen. Üblicherweise werden Sie dieses aber bei der Kursplanung und nicht beim Anlegen des Raumes tun.

Veranstaltungsraum - Registerkarte Verbindungen

Im Veranstaltungsraum sind standardmäßig folgende Verbindungsansichten verfügbar:

Verbindung	Aufrufbare Maske	Beschreibung
Kurse	Raumzuornung	Alle Raumzuordnungen von des Kurses
Termine	Kurse	Alle Termine des Kurses

Veranstaltungsraum - Registerkarte Kategorien

In der Registerkarte Kategorien können Sie dem Veranstaltungsraum eine Kategorie zuweisen.