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06. Abrechnung

Im Kapitel Abrechnung wird behandelt, wie Rechnungen und Honorarverträge erstellt werden. Außerdem wird vorgestellt, wie die Zahlungsaufträge Ihrer Einrichtung im Formular Datenträgeraustausch exportiert und an Ihre Bank übergeben werden können.

6.1 Rechnungs-/Honorarvertragsdruck

Die Vorteile der Rechnungs- und Honorarvertragsdruckfunktion:

  • Eine Vorschaufunktion mit temporärer Generierung der Rechnungsnummern
  • Eine Anbindung an den Serienmailer (Kapitel Briefe, Berichte und Arbeitspläne)
  • Ein Zusatzmodul für elektronische Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung
  • Frei konfigurierbare Selektionskriterien
  • Ein Schnelldruck aus den Anmelde-, Teilnehmer-, und Dozentenzuordnungsmasken

Konfiguration und Start

Zunächst wird der Rechnungsdruck in der INI-Verwaltung aktiviert:

Abbildung: Neuen Rechnungsdruck aktivieren
Abbildung: Neuen Rechnungsdruck aktivieren

Die Rechnungs- und Honorarvertragsdruckmasken können dann über Formular->Aufrufen geöffnet werden.

Alternativ kann der Rechnungs- oder Honorarvertragsdruck aus der Kurs-, Anmelde-, oder Dozentenzuordnungsmaske aufgerufen werden (in diesem Fall ist die Selektion auf einen einzigen Kurs, bzw. auf eine einzige Anmeldung oder Dozentenzuordnung beschränkt):

Abbildung: Rechnungsdruck für einzelnen Kurs ausführen
Abbildung: Rechnungsdruck für einzelnen Kurs ausführen

Übersicht über die Maske

Die Funktionsweise des Rechnungs- und des Honorarvertragsdrucks ist jeweils sehr ähnlich, weswegen sie hier am Beispiel des Rechnungsdrucks erklärt sei.

Modi

Es stehen zwei Modi zur Verfügung:

  • Rechnung: Hier werden für alle ausgewählten Gebühren Rechnungsnummern generiert und gespeichert.
  • Nachdruck: Hier werden Gebühren gesammelt, deren Rechnungsnummern bereits generiert und gespeichert wurden, um sie erneut auszugeben.

Formular

Um Rechnungen zu drucken, wird zunächst das Formular oder auch die Liste benötigt, die zum Generieren der Rechnungen verwendet wird. Prinzipiell kann jede Liste als Grundlage für den Rechnungsdruck dienen.

Standardmäßig steht eine einzige Liste zur Verfügung, welche für den Rechnungsdruck und den Nachdruck verwendet wird.

Empfänger auswählen

Die hier zur Verfügung stehenden Selektionskriterien werden in der Liste oder, falls vorhanden, im zugrundeliegenden Selektionstyp bestimmt. In der Regel kann über Name/Vorname des Empfängers sowie grundlegende Kurskriterien (z.B. Periode, Kurs-Nr., usw.) nach Rechnungen/Honorarverträgen gesucht werden.

Abbildung: Neue Rechnungsdruckmaske
Abbildung: Neue Rechnungsdruckmaske

Tabellen

Die gesammelten Rechnungs- bzw. Honorarvertragsdaten werden in zwei Tabellen dargestellt:

  • Übersicht: Hier stellt eine Zeile jeweils eine Rechnung bzw. Honorarvertrag dar. Per Druck auf Entf kann ein Datensatz aus der Tabelle gelöscht werden.
  • Einzelpositionen: Hier werden die Einzelpositionen der oben gewählten Rechnungen/Honorarverträge aufgelistet.

Auf der linken Seite kann im Bereich "Gruppieren" gesteuert werden, welche Datensätze der aktuellen Selektion zu je einer Rechnung (bzw. einem Honorarvertrag) zusammengefasst werden.

Option Beschreibung
Empfänger Alle Positionen pro Empfänger zusammenfassen.
Kurs Alle Positionen pro Empfänger und Kurs zusammenfassen. (Mehrfach-/Firmenanmeldungen werden pro Kurs zusammen ausgegeben.)
Anmeldung / Doz.-Zuordnung Jede Anmeldung (bzw. Dozentenzuordnung) wird einzeln ausgegeben.

Aktionen

Hier ist zunächst die Vorschau zu nennen. Diese unterscheidet sich von den anderen Aktionen insofern, dass hier die Rechnungsnummern nur temporär generiert, und noch nicht in die Gebühren- oder Honorardatensätze eingetragen werden.

Zum tatsächlichen Rechnungsdruck inklusive Eintrag von Rechnungsnummer und Druckdatum in die Gebührendatensätze stehen drei Aktionen zur Verfügung:

  • Vorschau: Rechnung/Honorarvertrag als Vorschau ausgeben.
    Achtung: Es wird noch keine Rechnungs-Nr. gespeichert.
  • Drucken: Druckt die Rechnungen/Honorarverträge direkt auf dem Standarddrucker aus.
  • Erstellen: Erstellt die Rechnungen/Honorarverträge als PDF und öffnet sie im Standard-PDF-Viewer.
    Anmerkung: Ohne die angehakte Option "OLE-Verknüpfung" wird ein Gesamt-PDF für alle ausgewählten Datensätze erstellt.
  • Vorlagen bearbeiten: Vorlagen für den Mailversand bearbeiten.
  • Mailversand: Übergibt die Rechnungen/Honorarverträge an den Serienmailer, wo sie per E-Mail verschickt werden können.

Einzel-Rechnungen/Honorarverträge als PDF-Datei archivieren

Die Option OLE-Verknüpfung steuert, ob die Rechnungen als einzelne PDF-Dateien erstellt und in der itm:MANAGER-Dateifreigabe archiviert werden sollen. Dann ist der Abruf der PDF-Dokumente über die Dokumentenverknüpfung der Anmelde-Maske möglich:

Abbildung: Rechung mit Option "OLE-Verknüpfung" in Anmeldung ausgeben Abbildung: Rechung mit Option "OLE-Verknüpfung" in Anmeldung ausgeben

In der INI-Verwaltung kann die Vorbelegung der Checkbox "OLE-Verknüpfung" über den Eintrag "OLE-Einträge für Rechnungsdruck anlegen" gesteuert werden.

Abbildung: INI-Einstellungen für OLE-Verknüpfung Abbildung: INI-Einstellungen für OLE-Verknüpfung

Der Eintrag "OLE-Unterordner für Honorarvertragsdruck" steuert, welcher Unterordner im OLE-Verzeichnis zum Speichern der Rechnungen verwendet werden soll (Standard-Wert: "Rechung").

E-Rechnung

Der Rechnungsdruck ermöglicht die Generierung von elektronischen Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung.

Vorbereitung

Ob ein Rechnungsempfänger eine E-Rechnung erhält, wird pro Rechnungsempfänger in der entsprechenden Stammdatenmaske konfiguriert. Das Format XRechnung setzt zusätzlich für jeden Rechnungsempfänger eine Leitweg-ID voraus, welche in der Firmenmaske erfasst werden kann.


Abbildung: Relevante Daten in der Firmenmaske

Alternativ kann per INI-Verwaltung ein Standardprofil konfiguriert werden, welches für alle Rechnungsempfänger gilt, für die kein bestimmtes Profil vorliegt:


Abbildung: Konfiguration eines Standard-Rechnungsprofils

Die Formate ZUGFeRD und XRechnung setzen Name, Anschrift und Umsatzsteuernummer des Rechnungsstellers als Pflichtfelder voraus. Diese Informationen werden in der Veranstaltermaske erfasst. XRechnung benötigt zusätzlich E-Mail, Telefonnummer und Bankverbindung des Veranstalters.


Abbildung: Relevante Daten in der Veranstaltermaske

Im Rechnungsdruck

Wurde für einen Rechnungsempfänger ein E-Rechnungsprofil konfiguriert, werden im Rechnungsdruck zusätzliche Informationen zur elektronischen Rechnung angezeigt:


Abbildung: Rechnungsdruckmaske mit E-Rechnungsinformationen

Über den Button "Exportieren" werden die E-Rechnungsdaten aller in der Tabelle stehenden Rechnungen generiert. Eventuell dabei auftretende Fehler oder Warnmeldungen werden pro Rechnung im darunter stehenden Textfeld ausgegeben. Die generierten XML-Daten werden im Mailversand mit den Rechnungs-PDFs kombiniert.

Achtung: In den Standards ZUGFeRD und XRechnung muss die PDF-Rechnung ein inhaltsgleiches Mehrstück der darin eingebetteten elektronischen Rechnung darstellen. Dies können wir momentan nur für die Standardliste RED1401.lst gewährleisten. Wird eine E-Rechnung mit einer anderen Liste verknüpft, so wird beim Export eine entsprechende Warnmeldung gezeigt.

Selektionen

Das SQL der Liste oder des zugrundeliegenden Selektionstyps benötigt, um mit dem Rechnungsdruck kompatibel zu sein, einige Pflichtfelder, welche der folgenden Tabelle entnommen werden können:

Spaltenname Datenquelle Benötigt für
EMPFAENGER_ID Adressen-ID des Empfängers Gruppierung nach Rechnungs/Vertragsempfänger
KURS_ID KURS_ID des Kurses, für den die Gebühren anfallen Gruppierung nach Kurs
ANMELD_ID ANMELD_ID oder DOZENT2KURS_ID Gruppierung nach Anmeldung
ERTRAG2ANMELD_ID ERTRAG2ANMELD_ID oder KOSTEN2ANMELD_ID Identifizierung der Honorare/Ertragspositionen
STAMP ROWID-Spalte von Ertrag2Kurs oder Ertrag2Anmeld Identifizierung der Honorare/Ertragspositionen
BETRAG Preis ⋅ Ebas Ausgabe der Rechnungssumme
NUMMER ERTRAG2ANMELD.NUMMER oder KOSTEN2ANMELD.NUMMER Nachdruck
RDATUM ERTRAG2ANMELD.RDATUM oder KOSTEN2ANMELD.RDATUM Nachdruck

Zusätzlich wird ein Selektionskriterium mit dem Namen Rechnungsnr. vorausgesetzt, welches dazu verwendet wird, zwischen solchen Gebühren zu unterscheiden, deren Rechnung schon erstellt wurde (Nachdruck) und solchen, bei denen das nicht der Fall ist.

Die Anbindung an die Kurs- oder Anmeldemaske benötigt zusätzlich Selektionskriterien mit dem Namen KURS_ID, bzw. ANMELD_ID, die die entsprechenden Datenbankspalten einschränken.

Der E-Rechnungsdruck benötigt zusätzlich folgende Spalten:

Spaltenname Datenquelle Benötigt für
PERIODE KURS.PERIODE Gruppierung und Benennung der Rechnungspositionen
KNR KURS.KNR "
TITEL1 KURS.TITEL1 "
TEILN_ID TEILNEHMER_DATA.TEILN_ID "
EMPFAENGER_NAME ADRESSEN.NAME Pflichtfeld in ZUGFeRD und XRechnung
EMPFAENGER_VORNAME ADRESSEN.VORNAME "
EMPFAENGER_PLZ ADRESSEN.PLZ "
EMPFAENGER_ORT ADRESSEN.ORT "
EMPFAENGER_STRASSE ADRESSEN.STRASSE "
ZAHLFORM ERTRAG2ANMELD.ZAHLFORM "
EMPFAENGER_E_INVOICE_PROFILE ELECTRONIC_INVOICE_PROFILE.ID Konfiguration des Typs der E-Rechnung
EMPFAENGER_LEITWEG_ID_KOSIT FIRMA_DATA.LEITWEG_ID_KOSIT Identifizierung des Rechnungsempfängers (Nur XRechnung)

6.2 Journal

Unter dem Menüpunkt Optionen-Journale legen Sie Ihre Journale oder Zeitbücher an.

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Abbildung 70: Journal - Übersicht Konten

Wählen Sie zunächst den Journaltyp in der entsprechenden Combobox aus. Sie haben die Wahl zwischen geplanten Gebühren, geplanten Honoraren, gezahlten Gebühren und gezahlten Honoraren. Geben Sie Beginn und Ende an, üblicherweise das laufende Kalenderjahr, und klicken Sie aktuell an. Über das Diskettensymbol in der oberen Symbolleiste speichern Sie und können künftig in dieser Maske den aktuellen Stand Ihrer jeweiligen Gebühren bzw. Honorare, getrennt nach verschiedenen Zahlformen, einsehen. Im folgenden Jahr (pro Jahr sollte genau ein Journal für jeden Typ existieren) entfernen Sie den Haken bei aktuell und legen ein neues Journal an, da insgesamt nur ein aktuelles Journal pro gezahltem Honorar bzw. pro gezahlter Gebühr existieren darf (im aktuellen Journal werden die laufenden Einnahmen bzw. die laufenden Ausgaben addiert).

Journale können unter dem Menüpunkt Datei-Journale gedruckt werden. Dieser Menüpunkt steht aber nur dann zur Verfügung, wenn Sie die Formularmaske Kurse geöffnet haben. Bitte beachten Sie, dass die Journale nur einmal erstellt werden können und deshalb sofort ausgedruckt werden sollten.

6.3 Datenträgeraustausch

Die Menüpunkte unter Formulare-Aufrufen-Datenträgeraustausch Honorare / Gebühren bieten die Möglichkeit, direkt aus itm:MANAGER Zahlungsaufträge (Inland) aufzubereiten und als Datei im DTA-Format an Ihre Bank zu übergeben.

Der Datenträgeraustausch greift auf eine Vielzahl von unterschiedlichen Tabellen zu. Sollte der Zugriff auf diese Tabellen zwischenzeitlich nicht möglich sein, da z.B. ein anderer Anwender gerade eine aufwendige Liste erstellt, kann es vorkommen, dass der Vorgang abgebrochen werden muss. In diesem Fall müssen die bisher vorgenommenen Buchungen storniert und der Vorgang neu begonnen werden. Aus diesem Grund ist es zu empfehlen, den Datenträgeraustausch entweder vor oder nach der Hauptarbeitszeit durchzuführen.

Entscheiden Sie zunächst, ob Sie Honorare überweisen oder Gebühren abbuchen bzw. rücküberweisen möchten. Wählen Sie entsprechend aus dem Menüpunkt Formular - Aufrufen entweder

  • Datenträgeraustausch (Gebühren) oder
  • Datenträgeraustausch (Honorare) aus.

Sie erhalten die folgende Maske für die Gebühren. Die Honorarmaske unterscheidet sich nur unwesentlich, die Funktionsweise ist identisch. Daher soll nur die Maske Datenträgeraustausch - Gebühren erklärt werden.

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Abbildung 71: Maske Datenträgeraustausch

Datenträgeraustausch - Gebühren

Kursauswahl

Durch Angabe von Suchkriterien kann die Anzahl der Kurse mit abzubuchenden Gebühren eingeschränkt werden.

Wählen Sie zunächst die Periode aus. Im benachbarten Feld „Kursnummer" können die Anfangsstellen der Kursnummer (ohne Prozentzeichen) eingegeben werden.

Darunter können optional Intervalle für Kursnummer, Kursbeginn, Kursende und Fälligkeit eingegeben werden.

Achtung! Das Feld bis Fälligkeit muss in jedem Fall ausgefüllt werden.

Möchten Sie bei Ihrer Buchung die Zahlsperren aus Kurs- und Anmeldemaske nicht berücksichtigen, kann hier die entsprechende Checkbox deaktiviert werden. Es werden ansonsten nur jene Kurse und Teilnehmende berücksichtigt, die keine Zahlsperre besitzen.

Ebenso können Zahlungen unterhalb einer bestimmten Schwelle durch Angabe eines Zahlungsminimums ausgeschlossen werden

Veranstalter Bank:

Image Wählen Sie eine der Bankverbindungen aus, die Sie in der Maske Veranstalter beim Hauptveranstalter hinterlegt haben.

Ziel:

Image Geben Sie an, ob die DTA-Datei
- auf dem Laufwerk A: (Diskette),
- in dem in der Lissy.ini angegebenen Verzeichnis für den Datenträgeraustausch (z.B. ...\itm:MANAGER\DTAUS) gespeichert werden soll oder
- zusätzlich zum normalen Pfad eine Kopie in einem anderen Verzeichnis erstellen soll, ebenfalls über die Lissy.ini gesteuert.

Die meisten Anwender(innen) dürften die DTA-Datei in dem DTAUS-Ordner speichern und von dort entweder auf einen Datenträger ihrer Wahl kopieren oder direkt zum Online-Banking hochladen.

Diskettenkapazität: Ist auf das Modell 3 ½ Zoll, 1, 4 MB voreingestellt.

Textschlüssel:

Image [Wählen Sie aus, ob die Gebühren per Lastschrift abgebucht oder im Falle von Abmeldungen o.ä. per Gutschrift zurücküberwiesen werden sollen.

Unter bestimmten Umständen kann es erforderlich sein, Überweisung durch den Datenträgeraustausch aus itm:MANAGER auszubuchen, z.B. wenn die Daten über eine Schnittstelle an die Stadtkasse übergeben werden. In diesem Fall werden durch Bestätigung des Datenträgeraustausches zwar alle Buchungssätze ausgebucht, allerdings keine Datenträgeraustausch-Datei erzeugt. Dieser Modus muss zuvor durch einen INI-Parameter freigeschaltet werden, indem die Sektion FINANZEN der Datei itm:MANAGER.ini um den Schlüssel UEBERWEISUNG=1 ergänzt wird.

Anzeigen:

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Nach der Eingabe der Selektionskriterien werden durch Betätigen dieser Schaltfläche die fälligen Buchungen im unteren Maskenteil aufgelistet. Daneben werden Anzahl und Gesamtsumme der buchbaren, fehlerhaften und gesperrten Datensätze angezeigt.

Im unteren Bereich der Maske können Sie nun die abzubuchenden Datensätze überprüfen und ggf. aus der Selektion entfernen.

Zahlungsübersicht:

154-DTAUS_NEU_ZAHLUNGSUEBER.png

Abbildung 72: Datenträgeraustausch - Zahlungsübersicht

Die Zahlungsübersicht bietet einen Überblick über die abzubuchenden Zahlungen. Dabei werden die einzelnen Zahlungen auf folgende Weise summiert und gruppiert:

1. Summierung pro Anmeldung:

Sind mehrere Gebühren einer Anmeldung gleichzeitig fällig (z.B. Grund- und Zusatzgebühren), werden diese automatisch summiert und zu einer Position zusammengefasst.

1. Gruppierung pro Bankverbindung:

Existieren mehrere Anmeldungen zu einer Bankverbindung, da z.B. der Teilnehmende mehrere Kurse belegt oder die Gebühren anderer Teilnehmender (Ehepartner, Kinder, etc.) mitträgt, werden diese Anmeldungen zu einer Gruppe zusammengefasst.

Evtl. vorhandene Gruppen können über das Plussymbol am Zeilenanfang auf- und zugeklappt werden. Die einzelnen Positionen einer Gruppe verhalten sich genau wie einzelne Zahlungen - mit der Ausnahme, dass in der Datenträgeraustauschdatei nur die Summe der Gruppierung übergeben wird. (Der Verwendungszweck, der z.B. die Kursnummern der einzelnen Positionen enthält, kann jedoch individuell so angepasst werden, dass die einzelnen Positionen auf den Bankauszügen identifiziert werden können.)

Aufgrund der Gruppierung der Datensätze ist die Sortierung nach der Bankverbindung (Kontoinhaber) fest vorgegeben.

Kursübersicht

Um die Buchungssätze dynamisch sortieren zu können, muss die Lasche „Kursübersicht" verwendet werden. Hier werden die Daten ohne Gruppierung dargestellt und durch Klick auf die Spaltenüberschriften auf- oder absteigend sortiert.

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Abbildung 73: Datenträgeraustausch - Kursübersicht

In dieser Abbildung wurden die Datensätze absteigend nach dem Betrag sortiert.

Bearbeiten der Kurs- und Teilnehmendendaten

Durch Doppelklick auf Zeilen des Gitters kann der passende Datensatz in der Kurs-, Anmelde- und Teilnehmendenmaske direkt aufgerufen werden. Diese Vorgehensweise ist sehr praktisch, wenn z.B. fehlerhafte Bankverbindungen korrigiert werden sollen.

Je nachdem, über welcher Spalte sich der Mauszeiger befindet, wird folgende Maske geöffnet:

  • Teilnehmermaske:

  • Kontoinhaber

  • Nummer
  • Bank
  • BLZ
  • Konto

  • Kursmaske:

  • Periode

  • Kurs

  • Anmeldemaske:

  • Betrag

Falls in den anderen Masken Datensätze verändert wurden, muss die Selektion über die Schaltfläche „Anzeigen" neu geladen werden, um sich auf den Datenträgeraustausch auszuwirken.

Fehler

Die Bankdaten werden automatisch einer Bankdatenprüfung unterzogen. Fehlerhafte Bankdaten werden zur Kennzeichnung rosa hinterlegt. Das fehlerhafte Feld, z.B. eine falsche IBAN, wird dabei schwarz umrahmt. Sobald Sie mit der Maus über das umrahmte Feld fahren, wird die Ursache des Fehlers als Tooltip angezeigt.

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Abbildung 74: Fehlerhafte Zahlungsempfänger

Sollte eine Kontonummer fälschlicherweise von der Kontonummernüberprüfung als Fehler markiert werden, kann die Bankverbindung in der INFOBOX der Teilnehmermaske über eine Checkbox als manuell geprüft gekennzeichnet werden. In der Folge wird dieser Datensatz nicht mehr angemerkt.

Fehlerhafte Datensätze werden im Datenträgeraustausch nicht berücksichtigt.

Über die Checkbox „Fehler ausblenden" können die fehlerhaften Datensätze ausgeblendet werden.

Sperren

In itm:MANAGER können Datensätze auf viele Weise vom Zahlungsverkehr gesperrt werden. Die für den Datenträgeraustausch „Gebühren" relevanten Sperren sind:

  • Ertragssperre in Kursmaske,
  • Zahlsperre in Anmeldemaske,
  • Zahl- und Allgemeinsperre in Teilnehmermaske.

Gesperrte Datensätze werden violett hinterlegt und wie Fehler nicht im Datenträgeraustausch berücksichtigt. Sie können ebenso über eine Checkbox oberhalb des Gitters ausgeblendet werden.

Zahlungsempfänger aus Zahlungslauf entfernen

Sollen bestimme Datensätze nicht in diesem Zahlungslauf abgebucht werden, können diese Datensätze mit der Maus markiert - linke Maustaste gedrückt halten oder Shift-Taste benutzen - und anschließend mit der Taste „Entfernen" aus der Auswahl gelöscht werden.

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Abbildung 75: Zahlungsempfänger entfernen

Verbuchen

Das Betätigen der Schaltfläche „Verbuchen" startet den Datenträgeraustausch. Unabhängig davon, welches Ziel (Diskette oder Festplatte) ausgewählt wurde, werden alle Buchungen, die in der Maske aufgelistet sind, in die DTA-Datei geschrieben und innerhalb von itm:MANAGER als gezahlte Gebühren eingetragen. Gesperrte und fehlerhafte Buchungen werden natürlich ignoriert und verbleiben daher nach dem Verbuchen in der Auflistung.

Die DTA-Datei (DTAUS0.TXT) sowie PDF-Versionen von Begleitliste (BEGLEIT1.PDF) und Begleitzettel (BEGLEIT0.PDF) werden in einem neuen Ordner innerhalb des DTAUS-Ordners in Ihrer LISSY-Netzwerkfreigabe gespeichert. Der Name des Ordners setzt sich aus dem Datum des Datenträgeraustauschs und einer fortlaufenden Nummer pro Tag zusammen, z.B. befänden sich in dem Ordner DT120522.002 die Daten des zweiten Abbuchungslaufs vom 12.05.2022.

Wird der Datenträgeraustausch auf Diskette ausgeführt, werden Sie zusätzlich aufgefordert, die Originaldiskette (diejenige, die zur Bank gebracht wird) ins Diskettenlaufwerk einzulegen. Danach muss die Sicherungsdiskette (diejenige, die bei Ihnen verbleibt) eingelegt werden. Diese Prozedur muss zweimal durchgeführt werden.

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Abbildung 76: Erfolgreicher Zahlungslauf

Nach erfolgreichem Durchführen des Datenträgeraustausches erhalten Sie eine Mitteilung darüber, wie viele Datensätze verbucht und in welchem Order die benötigten Dateien gespeichert wurden. Außerdem wird der Begleitzettel mit Ihrem PDF-Viewer geöffnet und kann gleich ausgedruckt werden.

Listen drucken

Um Begleitzettel und -liste zu erstellen, muss nur die jeweilige Liste aus dem Listenfeld unterhalb der Schaltfläche "Verbuchen" ausgewählt werden. Über die Schaltfläche „Drucken" wird die gewünschte Liste als PDF ausgegeben.

Folgende Listen stehen zur Verfügung:

  • (Datenträger-) Begleitzettel
  • (Datenträger-) Begleitliste
  • Anzeigeliste

Es ist zu beachten, dass Begleitzettel und Begleitliste immer auf den letzten Datenträgeraustausch zurückgreifen, die Anzeigeliste aber auf die aktuell in der Maske befindlichen Datensätze zugreift. Die Anzeigeliste eignet sich daher dazu, um die Datensätze, die abgebucht werden sollen, noch einmal in aller Ruhe zu kontrollieren.

Datenträgeraustausch stornieren

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Abbildung 77: Zahlungslauf stornieren

Sollte es nötig sein, die Buchungen aus einem Datenträgeraustausch zu stornieren, so ist dies in der Menüleiste unter Extras - Abrechnungsübersicht / Stornieren möglich.

Wählen Sie einfach den gewünschten Zahlungslauf aus der Liste aus und betätigen Sie die Schaltfläche „Stornieren".

Im Gegensatz zur Stornierung einzelner Buchungen aus der Anmeldemaske werden keine Stornodatensätze erstellt, sondern alle Abbuchungen einfach rückgängig gemacht, so dass sich alle fälligen Gebühren wieder in Ihrem ursprünglichen Zustand befinden.

Verwendungszweck anpassen

Über die INI-Einträge DTAUS: Verwendungszweck Gebühren/Honorare kann der Aufbau des Verwendungszwecks in der Datei sepa.xml angepasst werden.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • <KNR>: Kursnummer.
  • <TITEL>: Kurstitel
  • <PERIODE>: Kursperiode
  • <TNR>: Nummer des Teilnehmers/Dozenten
  • <NAME>: Name des Teilnehmers/Dozenten
  • <VORNAME>: Vorname des Teilnehmers/Dozenten
  • <BETRAG>: Betrag der Positionen
  • <DEB_KRED_NR>: Debitoren- bzw. Kreditoren-Nr. (aus Adressen-Maske)
  • <KTOIN_DEB_KRED_NR>: Debitoren- bzw. Kreditoren-Nr. des Kontoinhabers (aus Adressen-Maske)

Standardwerte:

  • Teilnehmer: TN <TNR>, KURS: <PERIODE>/<KNR> <TITEL>
  • Dozenten: DO <TNR>, KURS: <PERIODE>/<KNR> <TITEL>

Weitere Einstellungsmöglichkeiten

INI-Eintrag Beschreibung
DTAUS: Zahlform "Guthaben" bei Rücküberweisung Soll bei Rücküberweisung von Guthaben die Zahlform "Guthaben" (anstelle von "Überweisung") verwendet werden?

6.4 Automatische Vergabe der Debitoren- und Kreditorennummern nach dem Rechnungs- und Honorardruck

Im itm:Manager gibt es die Möglichkeit nach dem Rechnungs- und Honorardruck automatisch Debitoren- und Kreditorennummern zu generieren und zuzuordnen.

Nachfolgend wird Ihnen die Einrichtung und Generierung anhand von Beispielen erläutert.

Aktivierung in der INI-Verwaltung im itm:Manager

Über den Menüpunkt „Optionen – INI-Verwaltung“ können Sie im itm:Manager die Debitoren- und Kreditorennummernvergabe aktivieren. Hierzu müssen Sie, am besten in der Gruppe Global (für alle Benutzer), die Einstellung für die beiden Punkte „DEBITOR_NR“ und „KREDITOR_NR“ auf „True“ schalten und über der Diskette speichern.

Tipp: Über das Suchfeld (oben rechts) können Sie in der INI-Verwaltung nach diesen beiden Punkten suchen.

Image Abbildung: Optionen – INI-Verwaltung

Voreinstellung in der Nummernverwaltung

Über „Optionen – Nummernverwaltung“ wird unter den Punkten „Debitorennummer“ und „Kreditorennummer“ die nächste Nummer eingestellt. Diese Nummer wird nach einem Rechnungs- bzw. Honorardruck in der Adressen-Maske als nächstes vergeben:

Image Abbildung: Optionen – Nummernverwaltung

Beispiel anhand eines Rechnungsdrucks v2

Den Rechnungsdruck können Sie über die Menüleiste „Formular – Finanzen – Rechnungsdruck“ öffnen. Hier können Sie Ihr entsprechendes Formular auswählen und danach z. B. nach einem bestimmten Kurs suchen:

Image Abbildung: Formular – Finanzen – Rechnungsdruck

Nach dem Rechnungsdruck über „Drucken“ oder „Speichern“ wird die Debitoren- bzw. Kreditorennummer automatisch generiert und in der Adressen-Maske gespeichert:

Image Abbildung: Adressenmaske – Anzeige Debitorennummer