07. Briefe, Berichte und Arbeitspläne

Im Kapitel „Briefe, Berichte und Arbeitspläne" werden die unterschiedlichen Möglichkeiten der Ausgabe von Daten beschrieben. itm:MANAGER bietet in diesem Bereich eine Fülle von Möglichkeiten an wie z. B. Serienbriefe, Berichte/Listen oder ein Programmheft (Arbeitsplan) zu drucken.

7.1 Versandzentrale

Die Versandzentrale bietet nicht nur umfangreiche Möglichkeiten, eigene Serienbriefe mit detaillierteren Datenbankabfragen zu verfassen, sondern stellt auch einen automatisierten E-Mail- und SMS-Versand zur Verfügung.

Öffnen der Versandzentrale:

1. In der Sysmbolleiste unter dem Menüpunkt Versand öffnet sich der Serienmailer mit der Textverarbeitung
2. oder unter dem Menüpunkt Formular - Aufrufen

Abbildung: Öffnen Textverarbeitung

Bedienung - Übersicht

Abbildung: Übersicht Textverarbeitung/Serienmailer

Grundsätzlicher Workflow

1. Selektionstyp (1) auswählen:
   Die Auswahl des Selektionstyps bestimmt, welche Art von Daten (z.B. Stammdaten von Dozierenden oder Teilnehmenden, Anmeldungen, etc.) mit welchen Feldern bei der Serienbrieferstellung zur Verfügung stehen.

2. Selektion (2) (=Empfänger) sammeln
   Nach der Auswahl des Selektionstyps, können über die Filter im rechten oberen Bereich "Selektion (2)" die Empfänger mit der Schaltfläche Sammeln (3) ausgewählt werden. Die Übersicht (4) im unteren Bereich zeigt alle Empfänger an. Unerwünschte Datensätze können markiert und mit der Entf-Taste gelöscht werden.

3. Serienbrief (5) > Vorlage (6) auswählen / erstellen
   In der Vorlage (6) wird das Dokument erstellt, das entweder als PDF-Anhang an die personalisierte E-Mail angehängt oder direkt als Serienbrief ausgeben werden kann.

4. Serienbrief (7)/ Mail-Vorlage bearbeiten (8) Nach der Auswahl kann der Serienbrief über die Schaltfläche Serienbrief bearbeiten (7) in Word geöffnet und bei Bedarf weiter bearbeitet werden.
   Daneben können die Vorlagentexte für die E-Mail-Nachrichten über die Schaltfläche Mail-Vorlage bearbeiten (8) eingegeben werden.

5. Seriendruck ausführen (9) / Serienbrief versenden (10)
   Über die Schaltfläche Seriendruck ausführen (9) kann für das zuvor ausgewählte Word-Dokument ein Seriendruck mit den gesammelten Daten ausgeführt werden. Bei Klick auf den Button Serienbrief versenden (10) öffnet sich die Mail-Versand-Maske, in welcher der Mail-Versand durchgeführt werden kann.

Hinweis: Die beiden Laschen Serienbrief (5) und Nachrichtenversand (11) stellen verwandte Funktionalitäten bereit, legen aber auf unterschiedliche Schwerpunkte wert:

• Serienbrief (5)
  • Word-Dokument stellt Ausgangsbasis dar
  • Schwerpunkt liegt auf Seriendruck-Funktionalität
  • ausgewählter Serienbrief kann wahlweise als PDF per E-Mail verschickt oder ausgedruckt werden.
• Nachrichtenversand (11)
  • E-Mail-Template ist Ausgangsbasis
  • Schwerpunkt liegt auf Versand von E-Mail/SMS
  • außerdem können beliebig viele Anhänge erstellt werden

Vorlagen erstellen / bearbeiten

Falls noch keine Briefvorlage zum jeweils gewählten Selektionstyp (1) vorhanden ist, muss zunächst eine neue Vorlage (2) erstellt werden. Dieses Dokument wird später entweder als Serienbrief ausgegeben oder in Form eines PDFs an die personalisierte E-Mail angehängt. Die Mail-Vorlage (3) steht in direktem Zusammenhang zur Word-Vorlage und wird ebenfalls in dem Dokument gespeichert.

Abbildung: Textverarbeitung - Vorlagen erstellen

Hinweis: Alle Serienbriefe inkl. der Vorlagen für E-Mails und SMS werden zentral in der LISSY-Freigabe gespeichert und stehen somit allen Anwendern von itm:MANAGER zur Verfügung.

Serienbriefvorlage

Durch Betätigen der Schaltfläche Serienbrief bearbeiten wird der gewünschte Serienbrief mit Microsoft Word geöffnet.

Abbildung: Serienbriefvorlage bearbeiten

Hinweis: Beim Bearbeiten der Vorlage kann auf die gesamte Funktionalität von Word einschließlich der Serienbrieffunktionalität im Bereich Sendungen zurückgegriffen werden.

Mail-Vorlage

Durch Betätigen der Schaltfläche Mail-Vorlage bearbeiten (1) wird die Maske Mail-Template bearbeiten (2) geöffent. Hier können unter anderem die Felder für die E-Mail- und SMS-Vorlagen (3) bearbeitet werden.

Bei Eingabe eines Buchstabens/Textes in die Felder werden passende Seriendruckfelder (4) per Autovervollständigung vorgeschlagen. Durch Anklicken der Symbole rechts (5) neben den Feldern werden ebenfalls Seriendruckfelder zur Auswahl (6) angezeigt. In allen Feldern können neben den Seriendruckfeldern (z.B. «TN_E-Mail») beliebige Texte eingetragen werden.
Wenn es sich um eine HTML-E-Mail handelt, können Sie dies über die Checkbox Html-E-Mail (7) kennzeichnen. Zusätzlich ploppt hier ein Tool-Tipp auf, sobald man mit der Maus auf dem Feld steht.

Abbildung: Mail-Vorlage bearbeiten

Hinweis: Sollten an dieser Stelle Felder fehlen, können diese im Menü unter Optionen - Selektionstypen in itm:MANAGER nachgepflegt werden. Dies sollte allerdings durch Systemadminstratoren für itm:MANAGER oder dem LISSY-Support erfolgen.

Beispiel mit Prüfung der Freigabe zur öffentl. Verwendung

In allen Vorlagen für E-Mail, SMS, Anruferliste, hat man im Empfänger (1)-Bereich die Möglichkeit, nur die Kommunkationsdaten auszugeben, die in den Stammdatenmasken für die öffentliche Verwendung (Öff.) freigegeben wurden. Hierzu muss das zugehörige Seriendruckfeld (2) in das Öff.:-Feld (3) neben dem tatsächlichen Adressfeld eingetragen werden. Per Namenskonvention heißen die Felder +"_USE", hier:TN_E-Mail_USE (4).
Wichtig: Wird das Öff.-Feld (3) nicht gefüllt, wird auch keine Überprüfung der Freigabe durchgeführt.

Abbildung: Beispiel für E-Mail-Vorlage mit öffentl. Freigabe

Textbausteine in E-Mail-/SMS-Vorlage

Besonders häufig genutzte Textpassagen im E-Mail-Text (1), z. B. eine E-Mail-Signatur, können per Rechtsklick als Textbaustein (2) gespeichert oder einfügt werden. Die Textbausteine dürfen natürlich Serienbrieffelder enthalten.

Abbildung: Textbaustein speichern

Hinweis: Die Vorlage für die SMS-Nachricht wird analog angelegt.

Anruferliste-Vorlage

In dieser Vorlage wird eine Anruferliste (1) als Worddokument erstellt, mit den als Seriendruckfeldern ausgewählten Telefonnummern (2) und der entsprechenden Notiz (3).
Wichtig: Im Feld Notiz (3) sollten Seriendruckfelder (4) für den Namen des Teilnehmenden angelegt und gegebenenfalls eine zusätzliche Notiz (5) für den Mitarbeitenden eingetragen werden.
Im Beispiel wird der Eintrag des Zusatzfeldes (6) aus der Teilnehmenden-Stammdatenmaske in die Anruferliste eingetragen.

Abbildung: Vorlage Anruferliste

Kontakteintrag und Dokumentverknüpfung

Der Mailversand bietet die Möglichkeit, beim erfolgreichen Versand einer Nachricht einen Kontakteintrag (1) in der LISSY-Datenbank sowie eine Dokumentenverknüpfung (2) einzutragen.
Zur Einrichtung eines Kontakteintrages (1) und einer Dokumentverknüpfung (2) müssen das Empfänger-Feld SID (3) sowie ein Kontakt-Text / Beschreibungstext (4) (max. 248 Zeichen) erfasst werden.
Bei der Dokumentverknüpfung (2) kann zusätzlich der Dateiname (5) für die vom Serienmailer generierte Ausgabe (PDF/DOC) angegeben werden.

Abbildung: Übersicht für Kontakteintrag / Dokumentverknüpfung (Bsp.)

Hinweis: Das Empfänger-Feld SID (3) stellt die Verbindung zwischen dem Kontakteintrag (1) bzw. der Dokumentverknüpfung (2) und dem Datensatz in der Lissy-Datenbank her. Wird zum Beispiel das Feld ANMELD_ID (6) verwendet, würde in der Anmeldung des Teilnehmenden der gewünschte Kontakteintrag angezeigt werden.

Wichtig: Es können für das Empfänger-Feld SID nur die Seriendruckfelder verwendet werden, die den Primärschlüssel einer Tabelle darstellen, sprich auf _ID (6) enden!

Übersicht über die Primärschlüssel der wichtigsten Tabellen im itm:MANAGER:

Maske	Primärschlüssel
Kurs	KURS_ID
Teilnehmer	TEILN_ID
Anmeldung	ANMELD_ID
Dozenten	DOZENT_ID
Dozenten-Zuordnung	DOZENT2KURS_ID
Firma	FIRMA_ID

Hinweis: Sollten nicht alle gewünschten ID-Felder in der Serienbriefquelle vorhanden sein, müssen diese in der Selektionstypenverwaltung hinzugefügt werden (Hinweis für Systemadministratoren).

Nach dem Ausführen eines Seriendrucks können durch die Dokumentenverknüpfung (1) die E-Mail-Nachricht und der PDF-Anhang z. B. über die Anmeldemaske (2) aufgerufen werden:

Abbildung: Dokumentenverknüpfung in Anmeldemaske

Mailvorlagen verwalten

Für die in der Datenbank gespeicherten Mailvorlagen des Nachrichtenversands ist ein zusätzlicher Konfigurationsdialog verfügbar, welcher über eine entsprechende Schaltfläche geöffnet wird. Dort können Name und Beschreibung der Mailvorlagen, sowie zwei zusätzliche Kennzeichen festgelegt werden: - 1. Aktiv: Ist dieses Kennzeichen nicht gesetzt, so wird die Mailvorlage in der Auswahl nicht angezeigt. - 2. TK - Teilnehmerkarte: Diese Option sollte nur auf Mailvorlagen des Selektionstyps "Anmeldungen" angewendet werden und bestimmt die Mailvorlage, aus der die Nachricht für die automatische Teilnehmerkarte generiert wird. Der Teilnehmerkarte kann immer nur eine einzige Mailvorlage zugeordnet sein.

Abbildung: Mailvorlagenverwaltung

Ausführen

Folgende Operationen stehen in der Lasche Ausführen (1) (linke Spalte unten) zur Verfügung, nachdem die Serienbrief-Vorlage und die Empfänger ausgewählt wurden:

1. Serienbrief weiterverarbeiten (2)
   Das ausgewählte Dokument (2a) wird als Wegwerf-Kopie in Word geöffnet und mit der Datenquelle verbunden, ABER nicht direkt als Serienbrief ausgeführt. Auf diese Weise kann das Dokument weiter angepasst werden, bevor der Seriendruck ausgeführt wird.
   Achtung: Damit die Änderungen in den späteren Serienbrief übernommen werden, muss die Wegwerf-Kopie mit den Änderungen geöffnet bleiben! Die Änderungen in der Wegwerf-Kopie werden nicht gespeichert.

2. Seriendruck ausführen (3)
   Hier wird das ausgewählte Dokument (2a) für die zuvor ausgewählten Datensätze (3a) direkt als Serienbrief ausgeführt und in Word geöffnet.

3. Serienbrief versenden (4)
   Das ausgewählte Word-Dokument (2a) wird an die Mail-Versand-Funktion übergeben. In den folgenden beschriebenen Schritten (Abb.: Serienbrief versenden) kann das Word-Dokument an alle ausgewählten Empfänger als PDFMail, Mail, SMS oder Brief versendet werden.

4. Zwischenablage (5) Alle Daten aus dem Selektionstyp werden in die Zwischenablage (5) kopiert, damit sie in anderen Programmen - z.B. MS Excel - eingefügt und weiterverarbeitet werden können.

Abbildung: Ausführen-Übersicht-Serienmailing

In der Lasche Nachrichtenversand (6) sind unter Ausführen folgende Operationen möglich: - Versand starten
Die ausgewählte E-Mail-Vorlage wird an die Mail-Versand-Funktion (ohne Brief) übergeben.

• Zwischenablage > analog Serienbrief.

Serienbrief versenden

Nach der Auswahl des Selektionstyp (1) können über die Selektion (2) im rechten oberen Bereich der Maske die Empfänger ausgewählt werden. Durch Betätigen des Buttons Sammeln (3) erscheint im unteren Bereich der rechten Spalte eine Übersicht (4) aller Empfänger. Unerwünschte Datensätze können markiert und mit der Entf-Taste gelöscht werden. Nach dem Sammeln der Empfänger und dem Auswählen bzw. Anlegen der Serienbriefvorlage kann der Mail-Versand über die Schaltfläche Serienbrief versenden (5) gestartet werden.

Abbildung: Serienbrief versenden

Mail-Versand-Maske

In der Versand-Maske werden die Empfänger in je einer Zeile dargestellt. Auf der linken Seite können die gewünschten Aktionen für den Empfänger ausgewählt werden. In den Checkboxen können pro Empfänger mehrere Aktionen gleichzeitig ausgewählt werden.
Derzeit werden folgende Aktionen unterstützt:

1. PDFMail: Versand einer personalisierten E-Mail mit Serienbrief als PDF im Anhang

2. Mail: Versand einer personalisierten E-Mail ohne Serienbrief als PDF im Anhang

3. SMS: Versand einer personalisierten SMS
   Achtung: Die Nutzung der SMS-Funktionalität ist kostenpflichtig und muss von der ITEM KG freigeschaltet werden.

4. Anruferliste (Tel): Erstellen einer Anruferliste

5. Brief: Erstellen eines Serienbriefes

Hinweis: Grau hinterlegte Felder (6) bedeuten, dass in diesen Datensätzen Fehler (7) vorliegen. Sie können daher nicht angehakt werden. Die Fehler werden in einem Tooltipp (7) angezeigt, wenn man mit dem Mauszeiger über das entsprechende graue Feld navigiert und können beispielsweise durch falsch gefüllte Pflichtfelder (z.B. keine Angabe der E-Mail-Adresse) verursacht werden.

Abbildung: Mail-Versand-Maske

Aktionen auswählen

Bei vielen Empfängern kann die Automatik-Funktion Vorbelegung setzen (1) genutzt werden. Diese Funktion wählt für alle Empfänger automatisch eine Aktion gemäß einer Prioritätenliste (2) aus. Falls die Aktion mit der höchsten Priorität für den Empfänger nicht zur Verfügung stehen sollte, da z.B. die E-Mail-Adresse ungültig oder nicht vorhanden ist, wird die Aktion mit der nächsthöheren Priorität verwendet. Die Prioritäten (2) der unterschiedlichen Aktionen können über die Pfeile am unteren Maskenrand (3) gesteuert werden.

Abbildung: Vorbelegung setzen für automatische Auswahl von Versandart

Die Abbildung zeigt beispielhaft, wie lt. Prioritätenliste zuerst eine personalisierte E-Mail mit PDF-Anhang erstellt werden soll. Alle Empfänger ohne gültige E-Mail-Adresse werden mit Hilfe der Anruferliste (Tel) telefonisch informiert. Sollte dies nicht erfolgreich sein, wird ein Serienbrief (Brief) erstellt, ausgedruckt und per Postweg zugestellt.
Über die Funktion Zurücksetzen (4) werden die Vorbelegungen zurückgesetzt und alle Haken aus dem Gitter entfernt.
Falls die Nachrichtenvorlagen zu diesem Zeitpunkt bearbeitet werden sollen, kann dies über die Schaltfläche Vorlagen (5) erfolgen.

Versand

Nachdem alle gewünschten Aktionen in der Mail-Versand-Maske ausgewählt sind, wird der Versand über die Schaltfläche Ausführen (1) gestartet.
In der Maske Versand bestätigen (2) wird eine Übersicht über den ausstehenden Versand ausgegeben. Falls ein automatischer Kontakteintrag oder eine Dokumentverknüfung (OLE) erfasst werden soll (zuvor in Mail-Vorlage bearbeiten angelegt), sind die Checkboxen Kontakt vermerken (3) bzw. OLE verknüpfen (4) anzuhaken.

Der Versand wird in der Maske Versand bestätigen (2) über die Schaltfläche Ausführen (5) gestartet.

Abbildung: Versand bestätigen (2)

Hinweis: Bitte warten! Abhängig von der Anzahl der Nachrichten und der gewählten Versandart kann der Versand zwischen einigen Sekunden und einigen Minuten dauern.
Wichtig: Über die Schaltfläche Abbruch (6) in der Mail-Versand-Maske kann der Versand abgebrochen werden. ABER, sowohl der Seriendruck (BRIEF) als auch die Anruferliste (TEL) können nicht abgebrochen werden und werden stets vollständig ausgeführt.

Protokoll / Ergebnis

Nach dem Ausführen des Versands wird der Status der einzelnen Aktionen über die Färbung der Zellen (1) im Gitter angezeigt. Eine erfolgreich ausgeführte Aktion wird mit grünem, ein Fehler mit rotem Hintergrund gekennzeichnet.

Abbildung: Versandprotokoll in Mail-Versand-Maske abgeschlossen

Über die Schaltfläche Protokoll (2) kann ein Protokoll über den aktuellen Versand wahlweise in Word oder im Browser ausgegeben werden.
Beim Mailversand können die vom LISSY.Serienmailer erstellten Nachrichten im Postausgang des verwendeten Mail-Clients eingesehen werden.
Hinweis: Bei Outlook können die Mails zunächst als Entwurf angelegt werden.

Abbildung: Word-Liste des Mail-Versand-Protokolls

Navigation

Aus den Übersichtstabellen (1) heraus kann man mit einem Doppelklick in die entsprechenden Masken navigieren.
Zum Beispiel kann beim Sammeln von Empfängern im Selektionstyp "Anmeldungen" mit einem Doppelklick eine einzelne Anmeldung (2) direkt aufgerufen werden:

Abbildung : Navigation in Übersichtstabellen mit Doppelklick

Mailversand aus den Stammdatenmasken

In den Stammdatenmasken (siehe entsprechendes Kapitel) können aus Mailvorlagen generierte E‑Mails an einzelne Personen verschickt werden. Es ist zu beachten, dass Zusatzfunktionen, wie SEPA-Prenotifications oder benutzerdefinierte Kontakteinträge an dieser Stelle noch nicht zur Verfügung stehen. Die sonstige Serienmailer-Konfiguration einschließlich des Mail-Clients wird hingegen berücksichtigt.

Es stehen alle Mailvorlagen (1) zur Verfügung, deren Selektionstypen mit der Maske kompatibel sind. Mehr dazu im Kapitel Voreinstellungen unter dem Punkt Selektionstypenverwaltung (Stichwort "ID-Schlüssel").

Abbildung: Mailversand aus Stammdatenmasken

Einstellungen

Unter Optionen - Verwaltung Lissy.INI (1) können die Einstellungen für den Mail-Versand (2) verwaltet und bearbeitet werden.
Eine minimale Konfiguration besteht aus folgenden Einträgen:

• MailClient (3) (Outlook, SMAPI, XMAPI, SMTP)
• SMTP-Zugangsdaten (4) (falls SMTP als MailClient ausgewählt wurde)

Abbildung: Verwaltung Lissy.INI - Einstellungen Mail-Versand

Die übrigen Einstellungen im Bereich "Mailversand -> Serienmailer" können genutzt werden, um Vorbelegungen für einige Checkboxen im Versand-Prozess zu setzen. Grundsätzlich sind hier keine Einstellungen notwendig.

7.2 Briefemenü

Über die Textverarbeitung können leicht Serienbriefe mit einer Vielzahl an Datensätzen erzeugt werden. Möchten Sie jedoch nur eine einzelne Person anschreiben, ist dieser Weg verhältnismäßig aufwendig.

Einen Brief an einen einzelnen Teilnehmenden oder Dozierenden kann über die Menüleiste Datei-Briefe erstellt werden. Dabei wird ein fertiger Serienbrief aus der Textverarbeitung unter Verwendung des aktuell geöffneten Datensatzes ausgegeben.

Die Zuordnung der Serienbriefe an die verschiedenen Formulare erfolgt im Briefemenü unter dem Menüpunkt Optionen-Briefemenü. Hier wird entschieden, welcher Brief in welcher Maske zur Verfügung steht. Nach der Zuordnung können Briefe an einzelne Teilnehmende oder Dozierende direkt aus der jeweiligen Maske erstellt werden, ohne dass Sie in die Textverarbeitung wechseln und dort Ihre einzelne Adresse "sammeln" müssen.

Maske Briefemenü

Beispiel: Ein einzelner Teilnehmender meldet sich ab und erhält eine Abmeldebestätigung. Geben Sie zunächst im linken Bereich der Maske Ihrem Brief eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung. Wählen Sie den passenden Selektionstyp aus der darunterliegenden Combobox - hier "BAMF". Jetzt können Sie entscheiden, was mit Ihren Daten passieren soll:

• Wechsel in Textverarbeitung mit Datenübernahme wechselt nur in die Maske "Textverarbeitung" und trägt Ihren aktuellen Datensatz in die Liste dort ein. Von dort kann der Serienbrief evtl. unter Verwendung von zusätzlichen Datensätzen erstellt werden.
• Serienbrief generieren erstellt sofort den kompletten Brief - unser eigentliches Ziel. Durch Aktivieren der Checkbox kann automatisch ein Kontaktvermerk im Datensatz des Empfängers erstellt werden.
• Musterbrief bearbeiten wechselt lediglich in den im Feld "Musterbrief" angegebenen Musterbrief.

Sinnvoll ist, hier Serienbrief generieren anzuklicken. Wählen Sie nun rechts oben aus der Combobox die Formularmaske aus, in der Ihr Brief angeboten werden soll - in unserem Beispiel "Anmeldung". Darunter suchen Sie den passenden Brief aus, den Sie vorher über die Textverarbeitung bereits angelegt haben müssen. Wurde die Info-Maske dort ordnungsgemäß ausgefüllt, erscheint die entsprechende Bezeichnung automatisch unter dem Dateinamen.

Wenn Sie jetzt in der Formularmaske "Anmeldung" einen Teilnehmenden abmelden und diesem eine entsprechende Bestätigung schicken möchten, wählen Sie in der Menüleiste Datei- Briefe und Sie finden dort den Brief. Ein Klick genügt und Ihr Brief wird generiert.

Tipp: Sie können jeder Formularmaske mehrere Briefe zuordnen. Ebenso können Sie ein Musterbriefdokument mehreren Formularmasken zuordnen. Es empfiehlt sich beispielsweise, hier "Blankobriefe" anzulegen. Das heißt, Sie erstellen einen Serienbrief ohne festen Brieftext, aber mit dem kompletten Briefkopf inklusive Seriendruckfeldern für Adresse, Sachbearbeiter(in) etc. bis zur Anrede und der Grußformel. So erhalten Sie ohne großes Selektieren oder Eintippen der Adresse einen vorgefertigten Brief, in den Sie den weiteren individuellen Text eingeben können.

7.3 Listen

Möchten Sie beispielsweise eine Liste aller Dozierenden, aller Anmeldungen eines bestimmten Zeitraums oder eine Anwesenheitsliste für einen bestimmten Kurs drucken, können Sie dies über die Maske Listendruck erledigen.

Sie öffnen die Maske über

• das Listendrucksymbol in der rechten Symbolleiste einer bereits geöffneten Maske oder
• Datei - Listen in der Menüleiste.

Maske Listendruck

Im oberen Teil der Maske ist unter Listen eine Auswahl aller in dieser Formularmaske zur Verfügung stehenden Listen zu finden. Im unteren Teil der Maske geben Sie die Selektionskriterien an.

Bericht auswählen

Die entsprechende Liste auszuwählen ist denkbar einfach: Ein Klick auf die gewünschte Liste genügt, um diese in die oberste Zeile zu übernehmen.

Selektionskriterien angeben

Um die Selektionskriterien anzugeben, finden Sie oberhalb der Tabelle drei Symbole. Das Linke, um alle Selektionskriterien zu löschen, das Mittlere, um neue Selektionskriterien hinzuzufügen, das Rechte, um ein einzelnes, markiertes Kriterium wieder zu löschen.

Aktivieren Sie zunächst die linke Schaltfläche und Sie erhalten in der Tabelle eine Eingabezeile, die mit einem Pfeil markiert ist. Klicken Sie nun in das Feld Feldname, erscheint dort eine Combobox, die Sie über den nach unten weisenden Pfeil öffnen. Sie erhalten eine Auswahlliste aller zur Selektion verfügbaren Felder. Diese Felder können von der Systemverwaltung geändert bzw. erweitert werden. Wählen Sie ein entsprechendes Feld aus und klicken Sie in das Feld Operator. Dort entscheiden Sie auf die gleiche Weise, wie Ihr ausgewähltes Feld mit einem bestimmten Wert verglichen werden soll. Diesen Wert geben Sie dann in der dritten Spalte ein. Achtung, hier unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung achten.

Arbeiten Sie öfters mit gleichen Selektionskriterien, so können die eingegeben Kriterien abgespeichert werden. Geben Sie dazu in die Combobox in der Bildmitte eine schlüssige Bezeichnung ein und speichern mit dem Diskettensymbol. Danach können Sie die gespeicherte Auswahl für diese Liste über die Combobox abrufen.

Beispiel: Sie möchten eine Adressenliste aller Teilnehmenden, die aus Meppen kommen, drucken. Wählen Sie den Feldnamen Ort, den Operator „gleich" und geben Sie als Wert „Meppen" ein und Sie erhalten das gewünschte Ergebnis. Für Listen, deren Selektionskriterien fast immer gleich sind, können Sie von Ihrer Systemverwaltung eine Vorbelegung der Suchkriterien und der dazugehörigen Operatoren erhalten. Sie müssen dann nur noch den Wert eintragen und haben die Arbeitsschritte bis zum Ausdruck einer Liste stark verkürzt.

Tipp: In Datumsfeldern kann ein „h" für das heutige Datum eingegeben werden. Ähnlich wie bei den Formeln zur relativen Fälligkeit, kann eine Berechnung des Datums - wie z.B. „h-10" - erfolgen.

Achtung: Geben Sie keine Selektionskriterien an, erhalten Sie Listen mit allen vorhandenen Datensätzen.

Listenfunktion starten

Über die Schaltflächen unterhalb der Tabelle starten Sie die Listenfunktion:

• Über das Lupensymbol wird die Seitenvorschau der Liste am Bildschirm angezeigt. Die Liste kann aus der Vorschau heraus gedruckt, per Mail verschickt oder in verschiedenen Formaten gespeichert werden.
• Über Linksklick auf das Druckersymbol wird die ausgewählte Liste sofort über den Windows-Standarddrucker ausgedruckt. Bei Rechtsklick gelangen Sie in die Detailmaske Ausgabeeinstellungen.
• Bei Linksklick auf die Schaltfläche mit dem leeren Blatt und Pfeil nach rechts können Sie die Liste als Datei auf Ihrem PC speichern. Wählen Sie zuerst das Dateiformat, z.B. PDF, RTF, Excel, in dem Listenfeld aus. Bei Klick auf das Symbol öffnet Windows die Datei im ausgewählten Format mit der passenden Standardanwendung. Ein Rechtsklick öffnet die Detailmaske Ausgabeeinstellungen.
• Das Abbruchsymbol (linkes Kreuz) bringt Sie ohne weitere Konsequenzen wieder zu Ihrer Formularmaske zurück.

Ausgabeeinstellungen

Ausgabeeinstellungen beim Listendruck

In diese Maske gelangen Sie durch Rechtsklick auf das Symbol mit dem leeren Blatt und Pfeil nach rechts. Während bei einem Linksklick auf die jeweilige Schaltfläche die Liste sofort und ohne Rückfrage gedruckt oder gespeichert wird, können hier Einstellungen zum Drucker oder zum Dateiformat gesetzt werden.

Im Kopf der Maske wird der Name der Liste angegeben. Darunter kann das Ausgabemedium gewählt werden. Haben Sie diese Maske über das Drucker-Symbol angesteuert, wird hier der Drucker ausgewählt. Andernfalls kann das Ausgabeformat eingestellt werden.

In der Schaltfläche neben dem Listenfeld können formatspezifische Einstellungen wie z.B. die Kompressionsrate eines JPEGs oder der Autor und Titel eines PDFs eingegeben werden.

Im Bereich Optionen wird eingestellt, welche Seiten ausgegeben werden sollen. Hier kann festgelegt werden, auf welcher Seite der Druck beginnen soll, ob nur ein Teilbereich oder z.B. nur ungerade Seiten der Liste ausgegeben werden sollen usw.

Über die Schaltfläche Starten beginnt die Ausgabe, über die Schaltfläche Abrechen gelangen Sie in das vorherige Menü.

Liste per Mail versenden

Soll die Liste per Mail direkt aus der Maske Listendruck verschickt werden, markieren Sie die Checkbox „Versand per Mail", suchen das Exportformat aus und klicken auf das Diskettensymbol.

Listendruck - Versand per Email

In der sich öffnenden Maske können die Empfänger der Liste ausgewählt werden. Alle möglichen Empfänger werden alphabetisch sortiert aufgelistet und können durch Markieren der Checkbox als Empfänger gekennzeichnet werden.

In der sich öffnenden Maske können die Empfänger der Liste ausgewählt werden. Alle möglichen Empfänger werden alphabetisch sortiert aufgelistet und können durch Markieren der Checkbox als Empfänger gekennzeichnet werden. |

Auf diese Weise kann die Liste mit geringem Zeitaufwand an eine große Auswahl an Empfängern, z.B. an alle Dozierenden verteilt werden. Möchten Sie allerdings zusammen mit der Liste eine persönliche Nachricht schicken, muss die Liste in der Vorschau geöffnet oder exportiert und von dort an den E-Mail-Client (z.B. Outlook) übergeben werden.

Vorschau

Über das Lupensymbol in der Maske Listendruck wird die Seitenvorschau geöffnet.

Listendruck - Vorschau

In der obigen Abbildung ist ein Bildschirmausschnitt der Seitenvorschau unserer Testdatenbank dargestellt.

Nachbearbeiten einer Liste mit WORD

Sollen Details einer Liste im Nachhinein verändert werden, kann die Liste im RTF-Format erstellt und in MS WORD nachträglich bearbeitet werden.

Wählen Sie dazu im Fenster Listendruck das Ausgabeformat „Formatierter Text (RTF)".

Listendruck - Export nach MS Word

Nach Linksklick wird die Liste im RTF-Format erstellt und mit der Standard-Textverarbeitung geöffnet:

Listendruck - Listen in Word weiterverarbeiten

Auf diese Weise kann die komplette Liste in WORD überarbeitet werden. Sollen z.B. einige Datensätze auf der Liste nicht ausgegeben werden, können die Zeilen der Tabelle einfach in WORD entfernt werden.

Im Anschluss an die Bearbeitung kann die Liste über die Textverarbeitung als PDF erstellt und ggf. per Email verschickt werden.

7.4 Auswertungen

Die Funktion Auswertungen ermöglicht es, verschiedene und umfangreiche Übersichten wie z. B. die Anzahl der An- und Abmeldungen für einen Kurs auszuwerten. itm:MANAGER liefert hier mehrere Standardlisten mit, die als Auswertung zur Verfügung stehen.

Öffnen der Auswertungsmaske:

1. In der Sysmbolleiste unter dem Menüpunkt Auswertung oder
2. unter dem Menüpunkt Formular - Aufrufen - Auswertungen.

Abbildung: Öffnen Auswertungscenter

Bedienung - Übersicht

Abbildung: Auswertungsmaske

1. Auswertungen: Übersicht der vorhandenen Auswertungen in itm:MANAGER. Neue oder bestehende Auswertungen können in der Listenverwaltung angelegt bzw. verändert werden.
2. Selektion: Unter dem Punkt Selektion bietet itm:MANAGER bestimmte Filtermöglichkeiten zu der gerade aktiven Auswertung an.
3. Ausgabe: Die Ausgabe bzw. das Ergebnis der Auswertung wird Ihnen hier angezeigt.
4. Aktualisieren: Per Klick auf Aktualisieren wird die Auswertung neu aufbereitet. Dieses ist sinnvoll, wenn man z. B. eine Selektion im Vorfeld geändert hat.
5. Export: Über dem Button Export können Sie die Auswertung nach Excel, Word/RTF oder PDF exportieren und ggfs. weiterverarbeiten.

Aufnahme neuer Listen für das Auswertungscenter

Abbildung: Listenverwaltung

Die Maske Listenverwaltung wird über die Menüleiste Optionen- Listenverwaltung geöffnet.

Hier können Sie neue Listen erstellen und bestehende bearbeiten. Mit dem Report-Typ Auswertungscenter erscheint die gewünschte Liste im Auswertungscenter. Eine detallierte Beschreibung zu der Listenverwaltung finden Sie im Kapitel 14. Listenverwaltung.

7.5 Arbeitsplan

Die Funktion Arbeitspläne ermöglicht es, die zum Erstellen eines Arbeitsplans oder Programmheftes benötigten Kursdaten über Seriendruckfelder an ein Word-Dokument zu übergeben. Von dort können sie z.B. mit einem professionellen Layout-Programm weiterverarbeitet werden.

Um ein einheitliches Layout zu gewährleisten, werden die einzelnen Kurse verschiedenen Vorlagen zugeordnet. So können Sie je nach Themenbereich unterschiedliche Felder und Formatierungen im Programmheft berücksichtigen.

Arbeitsplanvorlagen erstellen

Alle Kurse, die die gleiche Arbeitsplanvorlage benutzen sollen, werden später einer Arbeitsplangruppe zugeordnet. Diese Arbeitsplangruppe umfasst die zugeordneten Kurse und die dazugehörige Arbeitsplanvorlage.

Damit in der Maske Kurse Einträge für die Arbeitsplangruppe zur Verfügung stehen, müssen diese zuerst im Menü Optionen-Auswahllisten angelegt werden.

Neue Arbeitsplangruppe anlegen

Wählen Sie dazu für das Formular Kurse unter Auswahllisten Arbeitsplangruppen aus. Geben Sie im oberen Textfeld auf der rechten Seite den Namen der künftigen Arbeitsplangruppe, darunter eine schlüssige Kurzbeschreibung ein. Ein Klick auf Eintrag speichern speichert den Eintrag ab. Möchten Sie die Arbeitsplangruppe eine Zeit lang nicht mehr einsetzen, können Sie den Eintrag in der Liste markieren und über die Checkbox im oberen Bereich deaktivieren. Achtung: Die Checkbox im Listenfeld dient nur der Übersicht und kann nicht zum Deaktivieren der Arbeitsplangruppen verwendet werden.

Für jede hier angelegte Arbeitsplangruppe können Sie eine Arbeitsplanvorlage erstellen und so Ihr Layout flexibel gestalten.

Rufen Sie dann die Karteikarte Arbeitsplanvorlage bearbeiten auf.

Vorlagendatei für Arbeitsplan öffnen

Auf dieser Karteikarte sehen Sie eine Übersicht der Arbeitsplangruppen. Wählen Sie links in der Combobox die Arbeitsplangruppe aus, die Sie bearbeiten oder erstellen möchten. Ein Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten startet die Word- Textverarbeitung und öffnet ein Dokument mit dem Namen Arbeitsplan. Das geöffnete Dokument kann nach Ihren Wünschen formatiert und gestaltet werden.

Vorlagendatei für Arbeitsplan in Word bearbeiten

Um die Daten aus itm:MANAGER zu implementieren, stehen Ihnen Seriendruckfelder zur Verfügung. Deren Verwendung kennen Sie schon aus dem Kapitel Serienbriefe erstellen. Fügen Sie wie zuvor beim Serienbrief die Felder mit Informationen zu Thema, Kursterminen, Dozierende etc. ein. Wenn Sie in der Kursmaske Beschreibungen in der Untermaske angelegt haben, können Sie diese über die Seriendruckfelder Inhalt (RTF) einbinden.

RTF-Felder einbinden

Das Einbinden eines RTF-Dokuments funktioniert etwas anders als bei einem normalen Seriendruckfeld. In den Feldern ist nicht der Text des Dokuments, sondern der Pfad der temporären Datei angegeben, in der der Text von itm:MANAGER zwischengespeichert wird. Daher reicht es nicht aus, nur das Feld einzubinden - es würde nur der Pfad der temporären Datei angezeigt. Stattdessen muss auf die Word-Funktion INCLUDETEXT zurückgegriffen werden, die den Text aus dem RTF-Dokument einliest.

Info: Der exakte Pfad des temporären Ordners wird durch die Umgebungsvariable „TMP" bestimmt und kann z.B. über die erweiterten Systemeigenschaften eingesehen werden.

Zeigen Sie mit ALT+F9 alle Feldfunktionen an. Anstelle der Feldbezeichnung wie z.B. Periode sind Einträge in geschwungenen Klammern wie „{MERGEFIELD Periode}" zu sehen. RTF-Felder können z.B. mit folgendem Ausdruck eingebunden werden:

{IF MERGEFIELD{Inhalt}\<>"" „{INCLUDETEXT „{MERGEFIELD Inhalt}" \* CHARFORMAT}" ""}

Der Ausdruck fragt ab, ob das Feld gefüllt ist und fügt in diesem Fall den Inhalt aus dem RTF-Dokument unter Übernahme der vorhandenen Formatierung ein. (Genauer: Es wird die Formatierung des ersten Zeichens nach der geschweiften Klammer übernommen.) Soll die Formatierung aus dem RTF-Text aus Lissy beibehalten werden, muss nur der Schalter „\* CHARFORMAT" weggelassen werden.

Auflistung der Termine

Im Arbeitsplan stehen Ihnen zusätzlich zu den aus der Textverarbeitung bekannten Feldern - wie z.B. Kursnummern, Kurstitel usw. - spezielle Felder zur Auflistung der Kurstermine zur Verfügung:

TERMINWDH:	Datum im Format „dd.mm.yyy", z.B. 04.03.2010
PAUSEWDH:[      ]{.tab}	Auflistung der Pausenzeiten [min]
WOCHENTAGZWDH:	Wochentag, Datum und Uhrzeit,[z.B. Mittwoch, 04.03.2009 10:30 - 12:00 Uhr]
WOCHENTAGSZWDH	Wochentags, Datum und Uhrzeit[z.B. mittwochs, 04.03.2009 10:30 - 12:00 Uhr]
WOZEITWDH	Wochentag abgekürzt, Datum und Uhrzeit[z.B. Mi, 04.03.2009 10:30 - 12:00 Uhr]
WOZEITWDH1	Auflistung der Termine pro Woche in einer Zeile\z.B. Mo, Mi. 10:30 -- 12:00 Uhr

Wenn Ihre Vorlage fertiggestellt ist, können Sie einfach speichern und Word wieder verlassen.

Möchten Sie Änderungen an einer bereits bestehenden Vorlage vornehmen, kann dies auf dem gleichen Weg geschehen. Das Programm erkennt sofort, dass die Vorlage bereits vorhanden ist und bietet Sie Ihnen zur Bearbeitung an.

Kurse den Vorlagen zuordnen

Nachdem Sie die Arbeitsplanvorlagen in Word erstellt haben, können Sie Ihren Kursen die entsprechenden Arbeitsplangruppen zuordnen. Dazu wechseln Sie auf die Karteikarte Arbeitsplanvorlage zuordnen.

Arbeitsplangruppen für ausgewählte Kurse zuordnen

Auf der linken Seite der Maske haben Sie diverse Möglichkeiten, um zu selektieren, welche Kurse Sie welcher Arbeitsplanvorlage zuordnen möchten. Dabei unterstützt itm:MANAGER die Verwendung von Matchcode wie „%" und „_". Möchten Sie z.B. allen EDV-Kursen aus der Periode 091 eine bestimmte Vorlage zuordnen, so geben Sie bei Periode „091" und bei Kursnummer die zu dem Themenbereich gehörigen Anfangsziffern ein, z.B. „02%". Ein Klick auf die Schaltfläche Suchen in der oberen Symbolleiste bringt Ihnen auf der rechten Seite eine Liste aller hinterlegten Kurse, die den eingegebenen Kriterien entsprechen.

Auf diesem Wege können Sie auch kontrollieren, welche Kurse bereits einer bestimmten Arbeitsgruppe zugeordnet sind. Dazu wählen Sie links im Feld Arbeitsgruppe die entsprechende Arbeitsgruppe aus. Das Suchergebnis zeigt Ihnen nun alle Kurse, die bereits dieser Gruppe zugeordnet sind.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die Sortierung der angezeigten Kurse zu beeinflussen. Dazu wählen Sie lediglich in der Auswahl links die Sortierung, die Ihnen am besten geeignet scheint. Um nun die angezeigten Kurse mit Ihrer Arbeitsplanvorlage zu verknüpfen, wählen Sie durch Klick die Kurse in der Liste aus. Einzelne Kurse wählen Sie mit einem einfachen Klick. Möchten Sie mehrere einzelne Kurse auswählen, so halten Sie beim Klicken einfach die Taste STRG fest. Möchten Sie einen größeren Bereich markieren, wählen Sie den ersten Kurs durch einen Klick, halten die Taste SHIFT (Umschalttaste) und klicken den letzten Kurs des Bereichs an. So werden alle dazwischen liegenden Kurse ebenfalls markiert. Diesen Vorgang können Sie auch durch Ziehen mit der Maus ausführen.

Wählen Sie nun noch unten die neue Arbeitsplanvorlage, die den gewählten Kursen fortan zugeordnet werden soll, und betätigen Sie das Speichern-Symbol.

Arbeitspläne drucken

Nachdem Sie Ihre Arbeitsplanvorlagen definiert, diese in der Textverarbeitung erstellt und Ihren Kurse zugeordnet haben, können Sie nun die Arbeitspläne erstellen lassen. Dies gestaltet sich ebenso schnell und einfach wie die vorherigen Schritte. Öffnen Sie zunächst die Registerkarte Arbeitsplan erzeugen.

Kursdatensätze für Verarbeitung in Arbeitsplan auswählen

Geben Sie wiederum über die Selektionskriterien ein, für welche Kurse Sie die Arbeitspläne erstellen lassen wollen und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Aus der Liste der angezeigten Kurse markieren Sie nun die Kurse und klicken auf Arbeitsplan erzeugen. Die Kursdaten werden nun mit der passenden Arbeitsplanvorlage verknüpft und in Ihrer Textverarbeitung geöffnet. Sie können dort zwar noch Änderungen vornehmen, aber im Hinblick auf zukünftige Ausdrucke empfiehlt es sich, die Daten stets in der entsprechenden Maske oder allgemeine Fehler im Arbeitsplan in der Arbeitsplanvorlage zu korrigieren.

Sie können natürlich jederzeit Änderungen an den Vorlagen oder der Zuordnung vornehmen. Auch die Zusammenführung der Daten mit den Vorlagen und der Druck ist beliebig oft ausführbar. Wenn Sie erst die Vorlage entsprechend Ihren Vorstellungen gestaltet haben, ist die Erstellung eines kompletten Programmheftes oder einer gedruckten Kursübersicht eine Sache von wenigen Minuten und eine echte Arbeitserleichterung.

DevExpress

Als kostenlose Alternative zu Word bieten wir im itm:MANAGER die Möglichkeit, DevExpress zu verwenden. DevExpress verfügt zwar über weniger Funktionen als Word und der Zugriff auf Excel-Dateien ist nicht möglich, Serienbriefe können jedoch wie gewohnt erstellt und bearbeitet werden.

Ansicht in DevExpress

Sie können DevExpress verwenden, indem Sie in der „INI-Verwaltung“ in der Kategorie „Textverarbeitung“ die „Office-Anbindung“ auf „Basic“ stellen.

Einstellung in der INI