14. Listenverwaltung

Die Ausgabe von Listen und Berichten wird in LISSY.Net von dem leistungsfähigen Zusatzmodul LISSY.REPORTING übernommen. Ob Anwesenheits- oder Raumbelegungsliste, Nachdruck von Teilnehmerkarte oder das Ausdrucken des Journals, Sie können auf eine umfangreiche Sammlung an mitgelieferten Listen zurückgreifen.

In diesem Kapitel besprechen wir, wie die Verwaltung der Listen generell funktioniert, wie Listen im- und exportiert, verändert oder gar neu erstellt werden können.

14.1 Listendruck

Um eine Liste zu drucken, öffnen Sie die Maske Listendruck über Datei - Listen oder am rechten Bildrand einer bereits geöffneten Maske wie z.B. Dozenten.

Im oberen Bereich der Maske Listendruck stehen jeweils die Listen zur Auswahl, die der jeweiligen Maske in der Listenverwaltung zugeordnet wurden.

Die Standard-Listen sind blau, eigene Listen oder Kopien der Standartlisten rot eingefärbt. Welcher Maske eine spezielle Liste zugeordnet ist, wird in der Listenverwaltung eingestellt. Dies wird im Laufe des Kapitels erklärt.

Selektionskriterien

Im diesem Bereich können die Selektionskriterien zur Auswahl der Daten ausgesucht werden.

Über die Stift-Schaltfläche kann eine neue Zeile zur der Tabelle hinzugefügt werden. Klicken Sie ein Feld an, können Sie über die Pfeilschaltfläche ein weiteres Selektionskriterium oder einen Operator einfügen. Welche Felder zur Verfügung stehen, wird beim Anlegen der Liste in der Listenverwaltung festgelegt. In der Spalte Wert geben Sie die gewünschten Werte für die Selektionskriterien ein.

Ausgabe-Einstellungen

Über die Schaltflächen im unteren Bereich der Maske kann die Liste ausgegeben werden.

Listen können in LISSY.Net nicht nur auf dem Drucker, sondern auch direkt als PDF, Bilddatei, Excel-Tabelle, RTF- oder XML-Datei gespeichert oder direkt per Mail versandt werden. Klickt man mit der rechten Maustaste auf das Drucker- oder das Diskettensymbol, stehen weitere Optionen zur Auswahl. Über das Symbol mit der Lupe wird die Seitenvorschau geöffnet.

14.2 Die Listenverwaltung

In der Listenverwaltung können neue Listen erstellt und bestehende bearbeitet werden. Die Maske wird über die Menüleiste Optionen- Listenverwaltung geöffnet.

Die Maske kann in zwei Bereiche gegliedert werden:

Im oberen Bereich befinden sich Felder zur Eingabe der grundlegenden Eigenschaften der einzelnen Listen wie Bezeichnung, Typ, etc. und Schaltflächen zur Navigation zwischen den verschiedenen Listen. Die Bedienung erfolgt genauso wie in anderen Formularen.

Bezeichnung – unter diesem Namen taucht die Liste im Listendruck-Dialog auf.
Dateiname – unter diesem Namen wird die Liste im Listenordner ListenLL abgelegt. Achtung: Der Dateiname darf höchstens 12 Zeichen lang sein.
Report-Typ – Die Liste soll aus folgendem Formular aufgerufen werden können.
Sortierreihenfolge – Die Daten werden nach diesen Feldern sortiert an das Lissy.Reporting Modul übergeben. Die Sortierung kann Spalten auf zwei Arten ansprechen. Zum einen als Nummer. In der oberen Abbildung wird zuerst nach der dritten, dann nach der vierten Spalte sortiert. Zum anderen können auch die Namen der Spalten verwendet werden. Es könnte also auch heißen: „KURS_KURSORT, RAUM“.
Achtung: Würde man diese Liste z.B. nach Dozenten_Name, Kurs_Knr… sortieren, würden die Formatierregeln des Lissy.Reporting-Moduls nicht mehr angewandt werden können.
Referenz-Tabelle – Diese Angabe ist wichtig, wenn dynamisch gefiltert wird. Sie können aus der Comboxbox eine Tabelle oder einen existierenden View auswählen.
Aktiv – Soll eine Liste zeitweilig nicht benutzt werden, kann Sie über die Checkbox deaktiviert werden.
Favorit – Die Listen im Listendruck-Dialog werden alphabetisch sortiert. Wenn Sie eine Liste bevorzugt am Anfang der Liste sehen möchten, aktivieren Sie Favorit.
Webfreigabe – In LISSY.Webservices können Dozenten über das Internet auf Listen zugreifen, die an dieser Stelle freigegeben wurden.
Vordefinierter Drucker – Soll eine Liste auf einem bestimmten Drucker ausgegeben werden, muss dies bei der Definition der Liste im Listendesigner eingestellt werden und die Option Vordefinierter Drucker aktiviert sein.

Im unteren Bereich befinden sich vier Registerkarten, in die SQL-Anweisungen zum Sammeln der Daten eingegeben werden. An dieser Stelle werden SQL-Kenntnisse benötigt.

Selektion – Hier werden die Daten für die Liste mit einem SQL-Statement gesammelt. Die SQL-Anweisung darf nur ein Select-Statement umfassen. Umfangreichere Selektionen müssen daher im Bereich Pre-Skript durchgeführt werden. Außerdem wird die Anweisung nicht wie sonst üblich mit einem Semikolon beendet. Über den Eintrag \@WHERE AND kann einer dynamischer Filter eingebaut werden. Auf diese Weise werden die Selektionskriterien beim Listendruck mit berücksichtigt.
Preskript – Diese SQL Befehle werden vor der eigentlichen Selektion ausgeführt. Die Daten werden oft in temporären Tabellen gespeichert.
Postskript – Diese SQL Befehle werden nach der eigentlichen Selektion ausgeführt. Meist werden hier die zuvor angelegten temporären Tabellen wieder gelöscht.
Selektionskriterien – Die Filter, die später im Listendruck-Dialog verwendet werden können, werden hier definiert.
Anbei die Bedeutung der Einträge in den einzelnen Zeilen:
- Zeile 1: Bezeichnung, z.B. Periode
- Zeile 2: Spaltenname im SQL, z.B. kurs.PERIODE
- Zeile 3: Datentyp, S, D, N, CB1 für Text, Datum, Nummer, Combobox.
  Ggf. Prefix „V“ zur Verwendung als eigenständige Variable (Bsp: and kurs.periode=\@PERIODE).
- Zeile 4 (optional): Vorbelegung, M falls Feld immer angezeigt werden soll
- Zeile 5 (optional): Operator bei Vorbelegung, z.B. gleich, beginnt mit
- Zeile 6 (optional): Standard-Wert bei Vorbelegung
  - Bei Datumswerten kann „H“ als Formel benutzt werden, z.B. „h+14“
  - Bei Textfeldern kann mit dem Pipe-Zeichen eine Liste angegeben werden, z.B. Auswahl1|Auswahl2|Auswahl3

In der obigen Abbildung werden fünf Felder angegeben, die beim Listendruck als Selektionskriterien zur Verfügung stehen sollen. Das dritte Feld „PLZ“ ist mit dem „M“ als Pflichtfelder bei der Selektion gekennzeichnet und mit dem Operator „gleich“ versehen.

14.3 Liste exportieren

In Listenverwaltung haben Sie auch die Möglichkeit, einzelne Listen zu exportieren. Bei diesem Vorgang werden alle Dateien, die zu der Liste gehören, sowie alle Daten, die in der Listenverwaltung zu dieser Liste hinterlegt wurden (Selektion, Pre-Skript, ...), als Zip-Archiv in dem Export-Ordner (siehe Kapitel 3.11 „Konfigurationsverwaltung“) hinterlegt.

Der Sinn liegt darin, eine in Ihrem Lissy enthaltene Liste an uns (z.B. zur Fehleranalyse) oder befreundete Bildungsinstitute (Listentausch) weiterzugeben. Exportierte Listen können in anderen Lissy-Umgebungen auf ähnliche Weise wieder importiert werden (siehe Kapitel 4.4).

Der Ort an dem die Export-Dateien abgelegt werden ist in Ihrer Konfiguration hinterlegt. Gehen Sie zum Exportieren folgendermaßen vor:

Geben Sie den Anfang der Listenbezeichnung (wie die Liste auch bei der Listenauswahl angezeigt wird) in das Feld Bezeichnung ein.
Mit der Taste F9 rufen Sie eine Übersicht aller zutreffenden Listen auf.
Wählen Sie die richtige Liste mit einem Doppelklick aus.
Wählen Sie in der Mitte der Maske die Option "Export" (Standard).
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Liste portieren"
Wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem die Listendateien als Zip-Archiv gespeichert werden sollen.

Nach Bestätigen der Hinweismeldungen wurde die Liste exportiert.

Die Dateien befinden sich nun in dem ausgewählten Verzeichnis und können von Ihnen z.B. per Mail verschickt werden.

Hinweis:

Eine Liste setzt sich meist aus mehreren Dateien zusammen. Sie erkennen zusammengehörige Dateien an deren Dateibezeichnung. Beim Export einer Liste in LISSY.Net werden alle Dateien einer Liste bereits in ein gemeinsames Zip-Archiv gepackt. Im Gegensatz zu früheren Versionen entfällt das mühsame und fehlerbehaftete Zusammensuchen der benötigten Dateien.

14.4 Liste importieren

Über die Listenverwaltung (Optionen - Listenverwaltung) haben Sie die Möglichkeit Lissy-Listen, die Sie von anderen Instituten oder dem Lissy-Support erhalten haben, zu importieren.

Bei diesem Vorgang werden die zu dieser Liste gehörenden Dateien in den entsprechenden Listenordner kopiert und die notwendigen Eintragungen (Selektion, Pre-Skript, ...) in der Listenverwaltung vorgenommen.

Der Ort an dem die Import-Dateien, welche Sie erhalten haben, abgelegt werden müssen, ist in Ihrer Konfiguration festgelegt (siehe Kapitel 3.11 „Konfigurationsverwaltung“).

Gehen Sie zum Importieren folgendermaßen vor:

Achtung:
Wenn eine gleichnamige Liste bereits in Ihrem System existiert, wird die alte Layoutdatei überschrieben. Es liegen zwar zwei Einträge in der Datenbank vor, die aber beide auf dieselbe Layout-Datei zurückgreifen. Achten Sie daher darauf, eine evtl. vorliegende gleichnamige Liste vor dem Import zu sichern oder umzubenennen.

Legen Sie die Import-Dateien, die Sie erhalten haben, in Ihrem Export-Verzeichnis ab.
Wählen Sie in der Mitte der Maske die Option "Import".
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Liste portieren".
Ihnen wird eine Auswahl von den Dateien angezeigt, die im Export-Ordner liegen und zum Import zur Verfügung stehen.

Wählen Sie die gewünschte Datei.
Nach Bestätigen der Hinweismeldungen wurde diese Liste importiert und steht Ihnen fortan zur Verfügung.

Hinweis:

Eine Liste setzt sich meist aus mehreren Dateien zusammen. Sie erkennen zusammengehörige Dateien an deren Dateibezeichnung. Nur die Endung der Dateien ist unterschiedlich.

14.5 Fehlermeldungen beim Aufrufen von Listen

Beim Erstellen einer Liste kann es vorkommen, dass aufgrund einer Fehlbedienung - die Layoutdatei wurde beispielsweise unbenannt - die Liste nicht generiert werden kann. Stattdessen wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

Die beiden häufigsten Fehlermeldungen sind:

„-22“. Die Layoutdefinition konnte nicht gefunden werden.

Bitte überprüfen Sie, ob der korrekte Pfad für das Listenverzeichnis in der LISSY.Net.ini angegeben wurde und ob darauf zugegriffen werden kann.

„-23“. Die Daten der Selektion konnten im Bericht nicht verarbeitet werden.

Bitte überprüfen Sie, ob die Felder des Berichts im Selektionsstatement korrekt erfasst werden. Wurde beispielsweise ein Feld aus dem Selektionsstatement entfernt, können die Daten nicht mehr fehlerfrei von dem Bericht verarbeitet werden. Es kommt zu obiger Fehlermeldung.

14.6 Listen verändern oder neu erstellen

Unterschied Seriendruck Berichte

Die Erstellung von Berichten ist ein komplizierter Vorgang. Wer sich allerdings in der Erstellung von Seriendruckdokumenten auskennt, wird einiges wiedererkennen.

Datenquelle: Mit der Datenquelle werden im Word die Daten für den Seriendruck bereitgestellt. Sie werden dabei in eine eigene Datei abgelegt. Bei der Berichtserstellung wird die Datenbank dynamisch abgefragt. Dies geschieht über die Datenbankabfragesprache SQL.

Seriendruckhauptdokument: In diesem Dokument legt man fest wo die Daten der Datenquelle eingefügt werden sollen. In Word hat man die Möglichkeit drei verschiedene Hauptdokumente zu formatieren.

Serienbrief: Wird die Datenquelle mit dem Seriendruckhauptdokument verbunden, können Serienbriefe ausgegeben werden. Die ausgegebenen Dateien besitzen bei Lissy.Reporting keine spezielle Bezeichnung. Ganz allgemein kann man sie als Bericht bezeichnen. Diese Berichte können ausgedruckt werden oder in den unterschiedlichsten Dateiformaten weitergegeben werden. |

Etiketten
Briefe
Kataloge

Lissy.Reporting unterscheidet zwischen:

Karten (Mischung aus Brief/Etikett)
Die Layoutdefinition wird im Dateiformat *.crd gespeichert.
Etiketten (vergleichbar mit dem Etikett von Word)
Die Layoutdefinition wird im Dateiformat *.lbl gespeichert.
Listen (vergleichbar mit dem Katalog)
Die Layoutdefinition wird im Dateiformat *.lst gespeichert.

Der Word Seriendruck bietet zwar die Möglichkeit, Hauptdokumente und Seriendokumente auch ohne spezielle Kenntnisse zu editieren, bietet aber bei der Auswertung von Daten nur begrenzte Möglichkeiten.

Lissy.Reporting erfordert im Gegenzug tiefere Kenntnisse der Abfragesprache SQL und der Funktionsweise des Listendesigners, bietet allerdings auch vielfältigere Möglichkeiten zur Auswertung der Daten.

Änderung in der Listenverwaltung

Bereits in der Listenverwaltung können durch Modifikation der SQL-Anweisungen in Selektion, Pre- und Post-Skript grundlegende Änderungen an einer Liste vorgenommen werden.

Listen kopieren

Um eine Standardliste (blauer Eintrag) an Ihre Bedürfnisse anzupassen, muss sie kopiert werden. Dazu sind folgende Arbeitsschritte in der Listenverwaltung nötig:

Rufen Sie die Liste in der Listenverwaltung auf.
Betätigen Sie die Schaltfläche Liste Kopieren.

Die Bezeichnung der Liste wurde um den Eintrag Kopie ergänzt. Sie können den Eintrag natürlich überschreiben. Die dritte Stelle des Dateinamens wurde von 0 auf 9 geändert. Ist das dritte Zeichen des Dateinamens bereits eine 9, wird ein „a“ angehängt.

Speichern Sie die Änderung.

Nach dem erfolgreichen Kopieren sehen Sie im Listendruck-Dialog der entsprechenden Maske die angefertigte Kopie. Der Eintrag der kopierten Liste ist rot eingefärbt. Die LST-Datei ist unter dem angegebenen Dateinamen im ListenLL-Verzeichnis zu finden. Jetzt kann die Kopie der Standard-Liste von Ihnen verändert werden.

SQL-Anweisung anpassen

Gruppieren

Die Daten für einen Bericht werden bereits in der SQL-Anweisung gruppiert. Gruppieren bedeutet das Zusammenfassen von Daten und wird in SQL durch das Verwenden von GROUP BY in Verbindung mit einer Aggregatfunktion wie COUNT oder SUM durchgeführt.

Ein Beispiel könnten die Teilnehmer von den einzelnen Gemeinden eines Landkreises sein. Will man nicht die Daten des einzelnen Teilnehmers, sondern die Summe der Teilnehmer aus einer Gemeinde, so wird nach der Anzahl der Teilnehmer gruppiert.

Werden die Gruppierungen in einer SQL-Anweisung verändert, kann das dazugehörige Layout nicht funktionieren und muss im Listen-Designer angepasst werden.

Sortierung

Die Sortierreihenfolge wird im gleichnamigen Feld in der Listenverwaltung festgelegt. Am einfachsten kann die Reihenfolge angegeben werden, indem die Nummern der Felder, nach denen sortiert werden soll, per Komma getrennt eingegeben werden.

Bsp.: Die Sortierreihenfolge 1,3,2 beim dem SQL-Statement (SELECT PERIODE, KNR, TITEL1 …) bedeutet, dass zuerst nach dem ersten Feld – der Periode, dann nach dem dritten –dem Titel– und letztlich nach der Periode sortiert wird.

Wie zuvor gilt, dass eine fehlerhafte Änderung die Benutzung der Liste verhindert. Es ist also Vorsicht geboten.

Neue Felder einfügen

Für das Einfügen von neuen Feldern sind nur grundlegende SQL-Kenntnisse nötig. Aus der SQL-Anweisung erfahren wir, welche Tabellen von der Abfrage betroffen sind. Falls der genaue Name des Felds bekannt ist und die Tabelle dieses Feldes bereits in der Liste verwendet wird, muss nur das Select-Statement um die entsprechende Zeile (tabelle.feldname) as alias erweitert werden.

Bsp.: Soll der Inhalt des zweiten Zusatzfeldes der Kursmaske in die Liste aufgenommen werden, wird die Select-Anweisung um folgende Zeile erweitert:

SELECT

… ,

(KURS.FELD2) as KURS_FELD2

FROM KURS,…

WHERE …

Nach der Änderung des SQL-Statements muss die Liste im Listen-Designer angepasst werden, damit der Inhalt des Feldes auch auf der Liste ausgegeben wird.

Lissy.Reporting-Designer

Die Form der Liste wird im Lissy.Reporting-Designer festgelegt. Der Designer bietet Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten, Ihre Daten darzustellen. Auf alle Details der Bedienung kann an dieser Stelle selbstverständlich nicht eingegangen werden. Dazu sei auf die Dokumentation des Herstellers verwiesen, die Sie unter anderem im Knowledgebase-Artikel 66 auf unserem Internet-Portal www.kurshilfe.de finden können. Im Folgenden möchten wir Ihnen dennoch einen kurzen Überblick über die Bedienung des Designers verschaffen.

Der Lissy.Reporting-Designer wird aus der Listenverwaltung über die Schaltfläche Bearbeiten gestartet, nachdem Sie die zu verändernde Liste dort ausgewählt haben.

Die Oberfläche

Die Oberfläche des Berichts-Designers ist in mehrere Teilbereiche aufgeteilt. Alle wichtigen Elemente befinden sich auf dieser Oberfläche, so dass es am Anfang nicht notwendig sein wird in den Menüs zu suchen.

Links oben befindet sich ein kleines Hilfsfenster, das Wahlweise die Objekte des Berichtes, die Ebenen oder die Vorschau zeigt. Das große Fenster rechts zeigt den Bericht in Layout-, Layout-Vorschau- oder Vorschauansicht. Um Berichte zu bearbeiten ist die Layout-Vorschau zu empfehlen.

In den meisten Berichten werden die Daten in Tabellenform ausgegeben. Zum Einfügen einer Tabelle wählen Sie das entsprechende Symbol am linken Fensterrand aus und ziehen die Tabelle um Vorschaubereich auf die gewünschte Größe. Ein Doppelklick auf den Tabellenbereich öffnet ein Menü, in dem festgelegt wird, welche Daten in der Tabelle dargestellt werden.

Elemente einer Tabelle

Kopf- und Fußzeile

Am Anfang und am Ende einer Tabelle werden Kopf- und Fußzeile werden. Die Ausgabe kann mit der Schaltfläche Layout genauer geregelt und durch Darstellungs-Bedingungen unterdrückt werden.

Gruppenkopf und–fuß

Gruppenkopf und –fuß werden vor/nach jedem Abschnitt ausgegeben. Werden Teilnehmer nach Orten gruppiert ausgegeben, so würde für jeden Ort ein Kopf/Fuß ausgegeben. Bei der Warteliste werden die Teilnehmer nach Kursen gruppiert. Die Kursdaten werden im Gruppenkopf in 8 Zeilen ausgegeben. Im Gruppenfuß wir nur eine Leerzeile ausgegeben.
Die Information „gruppieren nach Kurs“ versteckt sich hinter den Wechsel-Bedingungen.

Datenzeile

In der Datenzeile werden die einzelnen Datensätze der Tabelle ausgegeben.

Datenfelder im Bericht

Felder

An der rechten Seite des Fensters werden alle Variablen des Berichts angezeigt. Unter Felder- LISSY werden alle Felder aufgelistet, die aus LISSY.Net übergeben wurden. Anhand des Symbols können Sie den Datentyp erkennen, in unserem Beispiel kommen nur Datums- und Textfelder vor.

Benutzerdef. Variablen

Benutzerdefinierte Variablen werden pro Arbeitsplatz in der Datei LLconfig.ini definiert.

Benutzerdef. Summen

Benutzerdefinierte Summen werden im Projekt definiert. Sie werden oft als Zähler eingesetzt. Um sie zurückzusetzen, gibt es in Gruppenkopf und –fußzeile das Menü Optionen.

Listenvorlagen

Die Berichte von Lissy.Reporting setzen auf verschiedenen Vorlagen auf.

Die Kopf- und Fußzeilen sollten nicht in jedem Bericht einzeln, sondern einer Vorlage für alle Listen auf einmal definiert werden. Die standardmäßig verwendete Vorlage befindet sich im ListenLL-Ordner und heißt vorlage_liste.lst. Sie können diese Vorlage an ihre Bedürfnisse anpassen oder im Listen-Designer eine neue Vorlage erstellen. Diese können Sie über die Menüleiste-Projekt-Bausteine im Listendesigner in die eigenen Listen einbinden.

Auf diese Weise muss nur eine Datei geändert werden, wenn sich z.B. Ihre Internetadresse ändert.

14.7 Eine einfache Liste entsteht

Leeren Sie zunächst mit der Schaltfläche Neu alle Felder in der Listenverwaltung.
Geben Sie Dateinamen und Beschreibung ein. Wählen Sie die Referenztabelle und den Reporttyp aus.
Geben Sie im Bereich Selektion das SQL-Statement zum Sammeln der Daten ein. Ein Beispiel für ein Selektionsstatement ist unten gegeben:

Die Beispielliste MeineListe1 gibt elementare Informationen zum Teilnehmer aus. Die Felder werden aus der Tabellen Teilnehmer gesammelt und zuerst nach dem Zunamen, dann nach dem Vornamen sortiert.

Pre- und Postskript bleiben leer.
Die Selektionskriterien sehen wie folgt aus:

Speichern Sie die Liste und klicken Sie danach auf Liste bearbeiten. Es startet ein Assistent, der Sie durch die ersten Schritte leitet. Im Listen-Designer können die Daten über die Gruppenfunktion so angeordnet werden, dass z.B. alle Dozenten eines Kurses in einer Gruppe zusammen angezeigt werden.