15. Gutscheinverwaltung

Ab der itm:MANAGER / Itm:MANAGER Version 20.3. sind die Funktionen der Gutscheinverwaltung verfügbar.

Die Gutscheinverwaltung in itm:MANAGER / Itm:MANAGER gibt Ihnen die Möglichkeit Gutscheine zu erfassen, zu hinterlegen und auszustellen. Im Folgenden wird die Verwaltung von Gutscheinen genauer beschrieben.

15.1 Rechtevergabe

Bevor Sie Gutscheine ausstellen können, muss in der Benutzerverwaltung Optionen -> Benutzerverwaltung für die zuständigen Gruppen unter Formular -> Gutscheine ausstellen (1) das Recht Gutscheine ausstellen aktiviert werden.

Abbildung 1: Benutzerverwaltung - Gutscheine ausstellen

15.2 Aufruf der Maske Gutscheine

Nach der Vergabe des Rechts Gutscheine ausstellen, können Sie die Maske für die Verwaltung der Gutscheine über Formular -> Zuordnung -> Gutscheine öffnen.

Abbildung 2: Aufruf Gutscheine ausstellen

15.3 Gutscheine ausstellen und Aufbau der Maske im Detail

Im Folgenden wird die Gutscheine ausstellen-Maske detailliert mit den Teilbereichen (1) - (4) beschrieben.

Abbildung 3: Maske Gutscheine ausstellen

Zu Punkt (1):

Abbildung 4: Funktionsleiste

Symbol	Funktion
	Neu - Leert die Maskenfelder
	Suchen - Achtung: Sind keine Suchkriterien eingegeben, wird eine Liste aller vorhandenen Datensätze erstellt.
	Suchergebnis - zeigt die Trefferliste der letzten Suche an
	Speichern - speichert einen neuen Datensatz bzw. eine Änderung
	Löschen - Sofern keine Verbindungen vorliegen, wird der Datensatz unwiderruflich gelöscht.

Zu Punkt (2):

In diesem Teil der Maske wird Ihnen der Käufer des Gutscheins angezeigt. Über die Lupe können Sie anhand einer Auswahlliste den Käufer manuell auswählen bzw. selbständig nach dem gewünschten Käufer suchen. Das leere Blatt daneben dient wiederum zur Leerung der Felder, um z. B. eine erneute Suche zu starten.

Haben Sie einen Käufer gewählt, werden Ihnen im unteren Bereich die Zahlungsmöglichkeiten des Gutscheins aufgelistet.

Unter der Lasche Zahlung stehen Ihnen diverse Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Im Auswahlmenü Debitor kann außer dem "Teilnehmer" noch die "Firma" oder "Sonstige" gewählt werden.

Abbildung 5: Zahlform wählen

Unter der Lasche Rechnung ist eine Rechnungsanschrift erforderlich.
Auch hier kann ein abweichender Empfänger ausgewählt werden. Neben "Teilnehmer" ist auch hier die Auswahl zwischen "Firma" oder "Sonstige" möglich.

Abbildung 6: Rechnungsanschrift wählen

Zu Punkt (3):

Hier wählen Sie zunächst einen Gutscheintyp aus (Anlage eines Gutscheintyps in Punkt 4. beschrieben). Weitere Einstellungen wie Auswahl der Periode, Gültigkeit des Gutscheins oder eine Notiz/Bemerkung können Sie hier festlegen.

Über die Schaltfläche Gutschein ausstellen landet der Gutschein beim Teilnehmer/Käufer und wird ihm zugeordnet. Somit hat er ab sofort Zugriff auf diesem Gutschein und kann damit Kurse buchen und bezahlen.

Abbildung 7: Gutschein wurde dem Teilnehmer/Käufer ausgestellt und zugeordnet

Ist der Gutschein ausgestellt und es fallen für diesen Kosten an, kann dieser direkt in der Maske (Formular -> Zuordnung -> Gutscheine) über die Schaltfläche Bezahlen bezahlt werden und wird nicht mehr als Offener Betrag angezeigt. Die Fälligkeit, wann dieser Gutschein bezahlt werden muss, hängt vom Gutscheintyp ab. Die Einstellungen dafür finden Sie unter dem Punkt (4).
Auch die Möglichkeit, einen Standard-Ausdruck des Gutscheins zu generieren ist hier über die Druckersymbol-Schaltfläche gegeben. Über das Druckersymbol mit der Lupe können Sie sich eine Druckvorschau anzeigen lassen.

Zu Punkt (4):

Mit Klick auf das Zahnräder-Symbol öffent sisch ein neues Fenster. Hier können Sie eigenständig Gutscheintypen anlegen, die danach im Modul Gutscheine zur Auswahl stehen. Vergeben Sie zunächst eine freie Nummer, die Auswahl einer Periode und die Bezeichnung des Gutscheintyps. Über die Webfreigabe können Sie entscheiden, ob der Gutschein über Ihre Webseite gebucht werden kann. Danach hinterlegen Sie einen Betrag und eine Gültigkeitsdauer (die Standard-Gültigkeitsdauer kann in der INI-Verwaltung vorbelegt werden).

Wenn ein Gutschein erworben bzw. ausgehändigt wird, können Sie dem Gutschein anfallende Kosten zuteilen. Dies aktivieren Sie mit dem Klick in der Checkbox Kosten. Ist die Checkbox aktiviert, müssen Sie für den Gutschein einen Betrag und ein Fälligkeitsdatum hinterlegen.

Abbildung 8: Aufruf Gutscheintypen

15.4 Käufer und Eigentümer

Es kann vorkommen, dass der Käufer des Gutscheins nicht immer der Eigentümer ist. Dazu gibt es in itm:MANAGER die Möglichkeit einen abweichenden Eigentümer zu bestimmen.
Durch Entfernen des Hakens bei der Checkbox Auch Eigentümer, erscheint eine weitere Lasche Eigentümer.

Abbildung 9: Käufer

Abbildung 10: Eigentümer

15.5 Gutscheine stornieren

Über die Funktion Gutschein stornieren in der Gutschein-Maske, können Sie einen schon ausgestellten Gutschein stornieren. Falls ein Restbetrag offen wäre, wird dieser dem Käufer gutgeschrieben. Storniert man versehentlich einen Gutschein, so müsste man diesen neu ausstellen. Ein zurückholen gibt es an dieser Stelle nicht.

Abbildung 11: Gutschein stornieren

15.6 Ausgestellte Gutscheine

Eine Übersicht bzw. Auflistung mit ausgestellten Gutscheinen finden Sie über die obere Lupe in der Gutschein-Maske. Die Maske muss dafür vorher geleert werden.

Abbildung 11: ausgestellte Gutscheine

15.7 Kursbuchung mit Gutschein (Beispiel)

Anhand von einem Beispiel sehen Sie unten im Screenshot, wie man in itm:MANAGER mit einem Gutschein eine Kurszahlung vornimmt.

In der Anmelde-Maske ist der Teilnehmende bereits einem Kurs zugeordnet, aber es wurde noch keine Zahlung getätigt. Ein Restbetrag ist offen.
Um einen Zahlungseingang zu erfassen gehen Sie über den Button Bezahlen (1), wo die entsprechende Maske Zahlungseingang erfassen (2) aufploppt.
Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Zahlung mit einem Gutschein über den Button Mit Guthaben / Gutschein bezahlen (3) auszuwählen. Mit Klick auf den Button öffnet sich die Maske Guthaben/Gutscheine einlösen (4).

Hier gibt es nun zwei Möglichkeiten einen oder mehrere Gutschein/e einzulösen:
1.) Der Teilnehmende löst seine/n eigenen erworbenen Gutschein/e, die hier aufgelistet werden, ein.
2.) Der Teilnehmende löst durch Eingabe eines Gutscheincodes einen Gutschein ein. Der Gutscheincode wird beim Aushändigen/Drucken des Gutscheines generiert und kann danach eingelöst werden.
Als Beispiel:
Wenn ein Gutschein erworben wird, ist meistens der "Käufer" zunächst auch der "Eigentümer". Falls, als Beispiel, der "Käufer" den Gutschein aber weiterverschenkt, wechselt der Gutschein den "Eigentümer". Somit kann der Gutschein mit dem Gutscheincode durch den jetzigen "Eigentümer" auch eingelöst werden.

Falls ein Restbetrag vom Gutschein bei der Buchung überbleibt, wird dieser dem Teilnehmenden zugewiesen und kann bei der nächsten Buchung eingelöst werden.

Abbildung 12: Kursbuchung mit Gutschein