13. Optionen

Um ein effektives Arbeiten mit dem itm:MANAGER sicher zustellen, müssen nach der Installation verschiedene Voreinstellungen vom Systemadministrator vorgenommen werden.

Die meisten Einstellungen, die in diesem Kapitel vorgestellt werden, werden in der Datenbank gespeichert und automatisch an allen Arbeitsplätzen übernommen. Haben Sie zuvor mit LISSY.Net für Windows gearbeitet und Ihre alte Datenbank eingebunden, sind die Einstellungen in der alten Datenbank bereits vorhanden. Es ist jedoch zu empfehlen, die benötigten Einstellungen anhand dieses Kapitels zu kontrollieren und bei Bedarf zu korrigieren. Die dazu benötigten Masken werden im itm:MANAGER aus der Menüleiste unter Optionen geöffnet. Alle Einstellungen, die arbeitsplatzspezifisch festgelegt werden können, werden nicht in der Datenbank, sondern in Konfigurationsdateien wie der „INI-Verwaltung“ auf den einzelnen Arbeitsplätzen gespeichert.

13.1 Benutzerverwaltung

Der erste Schritt bei der Einrichtung des itm:MANAGER sollte das Anlegen der verschiedenen Benutzer sein. Im itm:MANAGER werden die Benutzerrechte nach dem Gruppenprinzip vergeben. Das heißt, es werden zunächst verschiedene Benutzergruppen angelegt, z.B. „Anmeldung“, „Verwaltung“ und „Systembetreuer“, die mit unterschiedlich weitreichenden Rechten ausgestattet werden. Danach werden die einzelnen Mitarbeitenden erstellt und einer dieser Gruppen zugeordnet. Ein Anwender kann durchaus mehreren Gruppen gleichzeitig angehören. In diesem Fall besitzt er die Obermenge aller Rechte, die für die Gruppe, denen er angehört, vergeben wurden. Natürlich kann eine Benutzergruppe auch nur aus einem Benutzer bestehen.

Die Zugriffsrechte werden dann gruppenweise vergeben. Wird zu einem späteren Zeitpunkt ein neuer Benutzer eingerichtet, braucht er nur einer Gruppe zugeordnet zu werden.

Die Benutzerverwaltung wird über die Menüleiste unter Optionen – Benutzerverwaltung geöffnet.

Die Maske kann in zwei Bereiche unterteilt werden:

Auf der linken Seite können die Benutzergruppen und deren zugeordnete Benutzer eingesehen und bearbeitet werden.
Sobald eine Gruppe ausgewählt wird, werden die zugehörigen Benutzer farblich hervorgehoben. Beim Klick auf einen Benutzer werden ebenfalls alle Gruppen, zu denen der Benutzer gehört, markiert.
Der aktuelle Benutzer und die aktuelle Gruppe werden jeweils in fetter Schritt dargestellt.
Auf der rechten Seite können die Rechte, verfügbaren Listen und Dateneinschränkungen der jeweils ausgewählten Benutzergruppe pro Maske eingestellt werden.

Anmerkungen:

Ein Benutzer kann Mitglied mehrerer Gruppen sein. Die Rechte werden akkumuliert.
Rechte können nur Gruppen, nicht einzelnen Benutzern, zugewiesen werden.

Benutzergruppen verwalten

Nach der Installation des Programms existiert standardmäßig die Benutzergruppe „System“ mit dem Benutzer „sysadm“ und dem Passwort „sysadm“. Wenn Sie sich mit dieser Kennung im itm:MANAGER anmelden, haben Sie automatisch alle Zugriffsrechte. Es ist daher nicht empfehlenswert, diese Kennung zu löschen, denn wenn die anderen Benutzergruppen, die im Laufe der Zeit eingerichtet werden, nur unzureichende Rechte haben – und wahrscheinlich gar keine auf die System- und damit auch die Benutzerverwaltung – ist es ohne die System-Kennung unmöglich, Rechte zu vergeben, zu ändern, Benutzergruppen und Benutzer anzulegen, etc. Allerdings sollten Sie das Passwort der sysadm-Kennung ändern (s.u.).

Benutzergruppe anlegen

Um eine neue Benutzergruppe anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bereich Benutzergruppen. Folgendes Kontext-Menü erscheint:

Wenn Sie den Punkt Neue Benutzergruppe anlegen auswählen, erscheint folgendes Fenster:

Hier können Sie den gewünschten Namen der Benutzergruppe eingeben. Über die Checkbox können Sie festlegen, ob die Gruppe zunächst alle oder gar keine Rechte erhalten soll. Das richtet sich natürlich danach, wie viele Rechte die Anwender(innen) dieser Gruppe später besitzen sollen – werden es wenige sein, ist es wahrscheinlich praktischer, zunächst keine Rechte zu vergeben. Sollen die Anwender(innen) dagegen nahezu alle Rechte außer z.B. auf die Systemverwaltung haben, sollten Sie die Checkbox ankreuzen, so dass Sie bei der Rechtevergabe nur noch einige wenige Bereiche entfernen müssen.

Benutzergruppen umbenennen

Möchten Sie den Namen einer Benutzergruppe ändern, führen Sie wieder einen rechten Mausklick auf die entsprechende Gruppe durch, wählen aus dem Menü den Punkt Eigenschaften der Benutzergruppe aus und ändern nun den Namen.

Benutzergruppe löschen

Bevor Sie eine Benutzergruppe löschen können, müssen Sie die einzelnen Benutzer, die Sie dieser Gruppe zugeordnet haben, aus der Gruppe entfernen. Dazu führen Sie zunächst einen Doppelklick auf die gewünschte Gruppe durch, damit die einzelnen Benutzer angezeigt werden. Markieren Sie die einzelnen Benutzerkennungen und klicken Sie sie dann mit der rechten Maustaste an. Aus dem bereits bekannten Menü wählen Sie nun den Eintrag Benutzer aus Gruppe entfernen aus. Nachdem Sie auf diese Weise alle Benutzer entfernt haben, können Sie abschließend die Gruppe entfernen, indem Sie diese nun mit der rechten Maustaste anklicken und den Menüeintrag Benutzergruppe löschen anwählen.

Benutzer verwalten

Bevor Sie die einzelnen Anwender(innen) einer Gruppe zuordnen können, müssen diese zunächst einmal erfasst werden.

Benutzer anlegen

Führen Sie dazu in der Auflistung der Benutzer im linken unteren Bereich der Maske einen Rechtsklick durch, um das Kontext-Menü anzeigen zu lassen:

Wählen Sie im Kontext-Menü den Punkt Neuen Benutzer anlegen aus. Im nachfolgenden Dialog können die Eigenschaften des neuen Benutzers erfasst werden:

Bitte beachten Sie, dass die Kennung für alle Benutzer eindeutig sein muss.

Der Benutzer kann das Passwort, das Sie für ihn eingerichtet haben, selbstverständlich ändern, indem er im itm:MANAGER den Menüpunkt Datei – Passwort ändern anwählt.

Benutzer-Eigenschaften ändern

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Benutzerkennung oder das Passwort eines Benutzers zu ändern. Markieren Sie den gewünschten Benutzer innerhalb seiner Benutzergruppe, öffnen Sie über einen rechten Mausklick das Kontextmenü und wählen Sie Eigenschaften des Benutzers aus. Nun können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen.

Benutzer einer Gruppe zuordnen

Wählen Sie zunächst per Linksklick die gewünschte Benutzergruppe aus. Anschließend kann per Rechtsklick auf den Benutzer das Kontext-Menü geöffnet werden:

Nach Klick auf den Punkt Benutzer der Gruppe zuordnen kann die Zuordnung im folgenden Dialog-Fenster bestätigt werden:

Benutzer aus einer Gruppe entfernen

Benutzer können auf gleichem Wege aus einer Gruppe entfernt werden. Klicken Sie einfach sowohl die Gruppe als auch den Benutzer per Linksklick an. Anschließend kann im Kontext-Menü (Rechtsklick) der Punkt Benutzer aus der Gruppe entfernen ausgewählt werden.

Benutzer löschen

Ein Benutzer kann direkt über das Kontext-Menü (Rechstklick) gelöscht werden. Wählen Sie einfach den Punkt Benutzer löschen aus. Nach einer Abfrage wird der Datensatz unwiderruflich aus dem System gelöscht.

Rechte

Ob Sie einer Benutzergruppe die gewünschten Rechte zuweisen, bevor oder nachdem Sie die einzelnen Benutzer zugeordnet haben, ist irrelevant. Grundsätzlich gilt, dass alle Benutzer einer Gruppe dieselben Rechte erhalten.

Es können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Rechte:
Grundsätzliche Zugriffsrechte für die ausgewählte Maske
- Darf die Benutzergruppe die Maske überhaupt öffnen?
- Darf nur lesend auf die Maske zugegriffen werden?
- Dürfen bestimmte Dialoge (z.B. Terminverwaltung) nicht geöffnet werden?
Listen:
- Welche Listen können von der Benutzergruppe ausgegeben werden?
Dateneinschränkung (Zusatzmodul):
- Dürfen die Benutzer dieser Gruppe nur auf einen Teilbereich der Daten zugreifen?
  Achtung: Die Dateneinschränkung kann nur auf die Haupt-Masken (Kurs, Teilnehmende, Dozierende, Anmeldung, Dozentenzuordnung) angewendet werden.

Rechte vergeben

Die Vergabe der Rechte findet in derselben Maske statt, in der Sie auch alle bisherigen Aktionen durchgeführt haben.

Die Rechte müssen pro Maske definiert werden. Wählen Sie daher zunächst über die Auswahl Formular die gewünschte Maske aus.

In der Lasche Rechte können nun die gewünschten Rechte für die ausgewählte Benutzergruppe ausgewählt werden. Auf gleiche Weise können die zulässigen Listen und Auswertungen in der Lasche Listen kontrolliert werden.

In der Lasche Dateneinschränkung kann konfiguriert werden, dass eine Benutzergruppe nur auf einen Teilbereich der Daten zugreifen kann. In den entsprechend konfigurierten Masken werden alle Daten, die nicht von der erfassten Selektion ausgegeben werden, automatisch aus dem Suchergebnis entfernt.

Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Benutzer einer Gruppe bspw. nur auf die Kurse einer Außenstelle oder nur auf die Sprach-Kurse zugreifen können.

Einschränkungen:

Die Dateneinschränkung funktioniert nur auf den Haupt-Masken wie Kurs, Teilnehmer, Dozenten, Anmeldung, Dozentenzuordnung.
Die zur Einschränkung der Daten verfügbaren Felder sind fest vorgegeben und können pro Maske unterschiedlich sein.
Der Listendruck berücksichtigt die Dateneinschränkung standardmäßig nicht.
Die Dateneinschränkung ist ein Zusatzmodul, welches vom LISSY-Support freigeschaltet werden muss, wodurch zusätzliche Kosten entstehen können.

Im obigen Screenshot werden in der Benutzergruppe ITEM in der Kursmaske nur Kurse angezeigt, bei denen die Kursnummer mit der Ziffer 4 beginnt.

Wenn alle Einstellungen der Maske erfasst wurden, müssen Sie über den Button Speichern im rechten unteren Bereich in die Datenbank übernommen werden.

Verwendung der Selektionstypen einschränken

Abbildung: Rechte von Selektionstypen einschränken

In der Lasche Selektionstypen kann die Nutzung der einzelnen Selektionstypen pro Benutzergruppe eingeschränkt werden:

Das Kontrollkästchen auf der Registerkarte Rechte steuert, ob der Selektionstyp grundsätzlich verwendet werden darf. Derzeit kann mit dem Recht "Alles" der Vollzugriff auf den Selektionstyp gewährt werden.
Auf der Registerkarte Dateneinschränkung können die Daten, auf die die jeweiligen Benutzergruppen zugreifen dürfen, eingeschränkt werden. Die an dieser Stelle hinterlegten Selektionskriterien werden bei jeder Verwendung des Selektionstyps (z.B. in der Textverarbeitung) automatisch als zusätzliche Filterkriterien angehängt.
Auf diese Weise kann z.B. erreicht werden, dass eine Benutzergruppe nur auf Kurse einer bestimmten Kategorie zugreifen kann.

13.2 Veranstalter

Abbildung: Veranstalter-Maske

Das Programm unterstützt die Erfassung mehrerer Veranstalter, jedoch muss genau ein Datensatz als Hauptveranstalter gekennzeichnet werden. Die Bankdaten des Hauptveranstalters werden bei der Abrechnung im Datenträgeraustausch als Bankverbindung eingetragen.

Bitte beachten Sie, dass die Bankdaten nicht im Bereich Bankverbindung auf der rechten Seite der Maske, sondern im Infobereich in der Registerkarte Banken eingegeben werden.

13.3 Nummernverwaltung

Bei der Anlage von z. B. Dozierenden oder Teilnehmenden werden vom Programm automatisch Verwaltungsnummern zugeordnet, wenn diese nicht durch den Anwender eingegeben wurden. Den Aufbau und den aktuellen Stand dieser alphanumerischen Nummern können Sie in der Maske Nummernvergabe für jeden Stammdatentyp frei definieren und Ihrer Verwaltung anpassen.

Werden Ihre Dozierenden üblicherweise mit einer 5-stelligen Nummer mit dem führenden Buchstaben "D" gekennzeichnet, so könnte der Aufbau z.B. so aussehen: D\@(N:5). Welche Ziffer bei der nächsten automatischen Vergabe verwendet wird, können Sie im Feld Nächste Nummer hinterlegen.

Im obigen Bild ist der Aufbau einer Nummer exemplarisch dargestellt. Die Kursnummer setzt sich in diesem Beispiel aus drei Teilen zusammen:

Der erste Teil ist ein SQL-Statement. Es gibt in diesem Beispiel die höchste vergebene Kurs-ID aus und erhöht diese um 1. Die SQL-Anweisung muss ohne das ansonsten erforderliche Semikolon eingegeben werden.
Im zweiten Teil wird eine fortlaufende Nummer angefügt. Der Startwert dieser Nummer ist im Feld Nächste Nummer angegeben, hier 6.
Die Nummer endet mit dem aktuellen Datum im Format Tag-Monat-Jahr(vierstellig).

In der Praxis sollte die Kursnummer eher per Hand nach thematischen Gesichtspunkten als automatisiert vergeben werden.

13.4 Finanzen

Vor der Inbetriebnahme des itm:MANAGER müssen eine Reihe von Voreinstellungen rund um das Thema Finanzen getroffen werden. Die Finanzverwaltung im itm:MANAGER setzt sich aus verschiedenen Elementen zusammen, die den Bereichen Kosten oder Erträgen zugeordnet werden.

Die obige Abbildung gibt einen Überblick über die verschiedenen Elemente der Finanzverwaltung:

Kosten-/Ertragsart: Eine Kosten- bzw. Ertragsart ist eine Art Vorlage für Gebühren oder Honorare, in der verschiedene Daten zur Buchhaltung, die Höhe des Betrages etc. hinterlegt werden können. Bei der Verwaltung der Kursfinanzen kann dann ein Honorar bzw. eine Gebühr anhand der Kosten- bzw. Ertragsart erzeugt und bei Bedarf angepasst werden.

Kosten-/Ertragsgruppe: Die einzelnen Kosten- und Ertragsarten werden in Gruppen zusammengefasst. Jedem Kurs werden eine Kosten- und eine Ertragsgruppe zugeordnet, deren Kosten-/Ertragsarten beim Erstellen der Honorare/ Gebühren benutzt werden können.

Kosten-/Ertragsbasis: Die Kosten- und Ertragsbasen ermitteln die zur Berechnung der Gebühren und Honorare benötigte Anzahl an Unterrichtseinheiten, Kursterminen, etc. Jede Kosten-/Ertragsart greift auf eine Kostenbasis zurück.

Kosten-/Ertragsplan: Bietet Ihre Einrichtung Ratenzahlungen an, kann in einem Ertrags- oder Kostenplan die Anzahl und prozentuale Höhe der einzelnen Zahlungen festgelegt werden.

Ermäßigungsgruppe: In den Ermäßigungsgruppen können relative (z.B. -10%) oder absolute (z.B. -5 Euro) Ermäßigungssätze festgesetzt werden.

Haben Sie Ihre Datenbank aus Lissy für Windows in LISSY.Net eingebunden, wurden Ihre bisherigen Einstellungen automatisch übernommen. Bitte überprüfen Sie trotzdem, ob der Transfer fehlerlos verlaufen ist.

Kosten- und Ertragsbasen

Die Kosten- bzw. Ertragsbasen ermitteln die bei der Berechnung von Kosten und Erträgen benötigten Multiplikatoren, z.B. die Anzahl der Unterrichtseinheiten oder die der Kurstermine.

Das Erstellen einer Kosten- oder Ertragsbasis erfordert elementare SQL-Kenntnisse, die Sie z.B. in einer Systemverwalterschulung erwerben können. Neue Kostenbasen können im Menüpunkt Optionen – Kostenbasen bzw. Optionen – Ertragsbasen angelegt werden.

Jede Kosten- bzw. Ertragsbasis erhält eine Bezeichnung, unter der Sie diese in der Maske Kosten- bzw. Ertragsarten wiederfinden. Im Feld darunter wird eine SQL-Anweisung eingegeben, mit der die benötigte Kennzahl aus der Datenbank ermittelt wird.

Die Kosten- und Ertragsbasis Unterrichtseinheiten aus der obigen Abbildung ist vorinstalliert, da sie der gebräuchlichste Multiplikator ist (beispielweise könnten die Sprachkurse 15,00 € pro Unterrichtseinheit kosten). Die Anzahl der Unterrichtseinheiten wird auf Grundlage Ihrer Terminplanung in der Kursmaske automatisch berechnet und in das Feld UST der Tabelle KURS eingetragen. Die Selektionsanweisung der Kostenbasis fragt dieses Feld ab und stellt es zur Berechnung der Gebühren/Kosten zur Verfügung.

Andere mögliche Selektionsanweisungen sind:

SELECT tage FROM kurs WHERE kurs.kurs_id = @kurs_id

Sollen die Kosten oder Erträge nicht anhand der Unterrichtseinheiten, sondern anhand der Anzahl der Kurstermine berechnet werden, kann dieses SQL-Statement benutzt werden.

SELECT 2*feld15 FROM dozent2kurs WHERE dozent2kurs.dozent2kurs_id = @dozent2kurs_id

Mit diesem Statement wird eine Kostenbasis erstellt, die sich auf ein Zusatzfeld beruft. Speichern Sie beispielsweise im Zusatzfeld 15 der Maske „Dozenten einem Kurs zuordnen“ die Entfernung von der Wohnung des Dozierenden bis zum Veranstaltungsort, können Sie die Entfernung in dieser Kostenbasis abrufen und später der Berechnung eines Kilometergeldes zugrunde legen.

Beim Erstellen eigener Kosten-/Ertragsbasen ist zu beachten, dass die SQL-Anweisung genau einen Zahlenwert übergeben muss. Die Berechnung dieser Zahl kann komplex und von anderen Feldern abhängig sein, solange am Ende genau eine Zahl übergeben wird. Zudem muss im „where-clause“ eine ID übergeben werden, damit die richtigen Daten verwendet werden.

Kosten- und Ertragsgruppen

In der Finanzverwaltung der Kurse übernehmen die Kosten- und Ertragsgruppen eine zentrale Funktion. In der Kursmaske müssen beim Erstellen der Finanzen zuerst Kosten- und Ertragsgruppe ausgewählt werden. Danach können die Kosten- und Ertragsarten dieser Gruppen in der Untermaske Finanzen verwendet werden. Eine Ausnahme bilden die Kosten- und Ertragsarten der Gruppe Allgemein, deren Kosten- und Ertragsarten immer zur Auswahl stehen.

Alle Kosten- und Ertragsarten müssen im itm:MANAGER einer Kosten- und Ertragsgruppe zugeordnet werden. Bevor neue Kosten- und Ertragsarten erstellt werden können, müssen zuerst die Kosten- bzw. Ertragsgruppen erzeugt werden, denen die Kosten- und Ertragsarten später zugewiesen werden sollen.

Öffnen Sie dazu die Maske Auswahllisten über Optionen - Auswahllisten.

Wählen Sie über den Bereich - Kurse aus und über Auswahllisten entweder Kosten- oder Ertragsgruppe. Im rechten Bereich der Maske werden alle bestehenden Einträge der Gruppe angezeigt. In den Textfeldern in der rechten oberen Ecke der Maske können neue Einträge erstellt bzw. bestehende Einträge verändert werden. Das obere Textfeld enthält den Namen der Gruppe, darunter kann eine Beschreibung eingegeben werden. Durch Entfernen des Häkchens in der Checkbox aktiv können die Kurse zeitweise deaktiviert werden.

Zum Arbeiten mit den Kosten- und Ertragsgruppen können folgende Strategien angewendet werden:

Kleine Gruppen:

Jede Gruppe enthält nur die Kostenarten für je eine Kursart, z.B. eine pauschale Grundgebühr und eine stundenabhängige Gebühr. Beide werden als Standardbelegung ausgewählt. Wird in der Kursverwaltung diese Kostengruppe ausgewählt, werden die Einträge in der Finanzverwaltung aufgrund der Standardbelegung automatisch erzeugt. Werden vereinzelt andere Gebührenarten benötigt, werden diese in der Gruppe Allgemein angelegt, auf die überall zurückgegriffen werden kann.

Die Strategie mit vielen kleinen Gruppen hat den Vorteil, dass die einzelnen Kostenarten als Standardbelegung ausgewählt werden können und die Gebühren daher automatisch beim Speichern des Kurses generiert werden. Allerdings kann schnell eine Vielzahl von Kosten- und Ertragsgruppen entstehen, was sich nachteilig auf die Übersicht auswirkt.

Große Gruppen:

Eine andere Strategie operiert mit größeren Gruppen, die z.B. nach Fachbereich angelegt werden. Hier ist es schwieriger, von der Standardbelegung der Kosten- oder Ertragsart Gebrauch zu machen, da sich in den Gruppen viele unterschiedliche Gebühren befinden. Die Gebühren müssen meist per Hand in der Finanzverwaltung ausgewählt werden.

Diese Strategie bietet zwar nicht die Zeitersparnis, die mit der automatischen Generierung der Gebühren verbunden ist, punktet aber dafür mit einer größeren Übersicht.

Nach welcher Strategie Sie im Einzelnen vorgehen, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Je nach den Erfordernissen Ihrer Einrichtung kann es günstiger sein, den einen oder den anderen Weg, oder eine Mischung aus beiden, einzuschlagen.

Kosten- und Ertragsarten

Die Kosten- und Ertragsarten sind die Bausteine, aus denen sich die Finanzen eines Kurses zusammensetzen. Sie fungieren als Vorlagen für alle einzelnen Einnahmen und Ausgaben in der Kursverwaltung. In der Kosten- bzw. Ertragsart werden detaillierte Informationen zur Abbuchung wie Kostenstelle, Sachkonto und Kostenträger, aber auch der Betrag (wobei dieser nicht verbindlich festgelegt werden muss, sondern später nachbearbeitet werden kann) und die verwendete Kosten- oder Ertragsbasis hinterlegt. Somit müssen diese Daten – insbesondere zu Sachkonto und Kostenstelle – beim Anlegen der Kursgebühren und Honorare nicht immer wieder neu erfasst, sondern können passend zum Kurs ausgewählt und bei Bedarf angepasst werden, z.B. um einen anderen Betrag einzugeben.

Das Verwalten bestehender und das Anlegen neuer Einträge geschieht in den Masken Ertragsarten und Kostenarten, die in der Menüleiste unter Optionen aufgelistet werden. Beide Masken sind analog aufgebaut. An dieser Stelle wird nur auf die Maske Kostenarten eingegangen.

Bezeichnung: Geben Sie einen treffenden Namen für Ihre Kostenart ein. Im Beispiel in der oberen Abbildung ist bereits an der Bezeichnung ersichtlich, dass es sich um ein Honorar mit dem Preis 20 Euro und der Kostenbasis Unterrichtseinheiten handelt.

Kostengruppe: Ordnen Sie die Kostenart einer Kostengruppe zu. Die Auswahl, die Ihnen hier zur Verfügung steht, muss zuvor unter Optionen-Auswahllisten angelegt worden sein. Wählen Sie die Kostengruppe Allgemein für Kosten, die theoretisch in jedem Kurs anfallen können.

Preis: Hier kann der Betrag eingesetzt werden, der mit der Kosten- bzw. Ertragsbasis multipliziert werden soll, dabei bedeutet:

0, wenn die Honorare z.B. für jeden Dozierenden individuell verschieden sind und Sie diese direkt pauschal zuordnen wollen.
1, wenn der Preis bereits in der Kostenbasis erfasst ist. Die 1 dient hier dann nur als Multiplikator. Beispiel: Ihre Kostenbasis enthält bereits die Formel Unterrichtseinheit x € 20,00. D.h., das Honorar berechnet sich automatisch aus der Anzahl der geplanten Unterrichtseinheiten multipliziert mit € 20,00.
Ein bestimmter Euro-Betrag, wenn Sie als Kostenbasis pauschal oder Unterrichtseinheit wählen, das heißt, keine Formel hinterlegt wurde oder Ihre Kostenbasis wie im Beispiel nur den Multiplikator ergibt, aber noch keinen Preis.

MwSt.: Hier können Sie den Mehrwertsteuersatz auswählen.

Es folgen einige Comboboxen zur Eingabe buchhalterischer Daten. Die Daten können entweder per Tastatur eingegeben oder aus dem Listenbereich der Combobox ausgewählt werden. Die Einträge im Listenbereich der Combobox können in den Optionen-Auswahllisten vordefiniert werden.

Geben Sie die Kennzahlen für

das Sachkonto,
die Kostenstelle,
den Kostenträger und
die Haushaltsstelle ein.

Abrechnungstyp: Kann z.B. "monatlich" oder "quartalsweise" sein.

Kostenbasis: Hier wählen Sie aus den oben angelegten Kostenbasen aus. Wählen Sie keine Kostenbasis, wird die Kostenbasis Pauschal verwendet. In dem Fall wird der angegebene Preis mit 1 multipliziert. Die Kostenbasis Pauschal wird beim Erstellen von einmaligen Gebühren verwendet.

Sie können durch Anklicken (es erscheint ein Häkchen) einstellen, ob die angelegte Kosten- bzw. Ertragsart als Standardvorbelegung automatisch in den Finanzen der Kursmaske generiert, und ob sie von einer eventuellen Ermäßigung (z. B. Gebühren für Unterlagen oder Materialien) und von der Gegenbuchung (keine Rückerstattung, z.B. bei Anmeldegebühren) ausgeschlossen werden soll. Die letzten beiden Fälle sind aber eher bei den Ertragsarten von Bedeutung.

Hinweis: Standardvorbelegung in der Kosten- bzw. Ertragsgruppe Allgemein heißt, dass die Kosten- bzw. Erträge bei der Kurserfassung automatisch als geplante Gebühren bzw. Honorare zugeordnet werden. Die Einträge können bei Bedarf im Nachhinein verändert oder gelöscht werden.

Die Maske Ertragsarten funktioniert analog, besitzt aber zusätzlich einen Bereich, der das Erstellen von absoluten Ermäßigungen ermöglicht.

Kosten- und Ertragspläne

Bieten Sie für die Kursgebühren Ratenzahlung an oder wollen Sie das Honorar eines Dozierednen monatsweise überweisen, können Sie zu diesem Zweck in den Masken Kosten- und Ertragsplan in der Menüleiste – Optionen Zahlungspläne anlegen.

Geben Sie Ihrem Plan eine Bezeichnung, bestimmen Sie die Anzahl der Zahlungen insgesamt und wählen Sie den Rhythmus der Zahlungen aus (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich).

Der Tag eines Monats, an dem die normale Zahlung erfolgen soll, ist frei wählbar. Sie können weiter bestimmen, dass die erste Zahlung in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes des Gesamtbetrags zu leisten ist. Der verbleibende Betrag wird auf die übrigen Raten verteilt, für die Sie ein Zahlungsminimum als geringstmöglichen Betrag festlegen können. Jetzt ist nur noch der Zahlungsbeginn zu bestimmen und schon ist Ihr Kostenplan fertig.

Achtung: Der Zahlungsbeginn setzt sich aus einer Anzahl von Tagen zusammen, die relativ zu einem Datum (beispielsweise 15 Tage nach Anmeldung, oder 5 Tage vor Kursbeginn) liegen. Wählen Sie z.B. bei einer Anmeldung einen Zahlungsplan aus, sind in der Finanzverwaltung die einzelnen Zahlungen aufgelistet. Analoges gilt für den Ertragsplan.

Zahlformen

Sollten die vom System vorgegebenen Zahlformen Barzahlung, Überweisung, Scheckzahlung oder Abbuchung um weitere Einträge z.B. Zahlung mit Kreditkarte erweitert werden, ist dies in der Maske Zahlformen möglich. Diese Maske kann über die Menüleiste – Optionen - Zahlformen angesteuert werden.

Wählen Sie zunächst die Zahlform aus, die dem Charakter der hinzuzufügenden Zahlform entspricht (hier Barzahlung). Die neue Zahlform wird vom Programm wie die alte Zahlform behandelt, wird aber im Journal und anderen Listen getrennt aufgeführt. Wollen Sie die Zahlung per Kreditkarte als neue Zahlform festlegen, sollte die Zahlform Barzahlung als Vorlage benutzt werden, da die Zahlung per Kreditkarte ebenso wie die Barzahlung sofort abgeschlossen ist und keine Rechnung oder Abbuchung erfordert.

Im darunterliegenden Feld geben Sie die Bezeichnung für die neue Zahlform ein und speichern danach den Datensatz über das Diskettensymbol. Von nun an finden Sie Ihre neue Zahlform in der entsprechenden Combobox, z.B. in der Maske Anmeldung.

Ermäßigungsgruppen

Wenn bestimmte Teilnehmergruppen bei Ihrer Bildungseinrichtung prozentuale Ermäßigungen erhalten, so können Sie den Ermäßigungssatz in der Maske Ermäßigungsgruppen festhalten. Bei jeder Anmeldung haben Sie dann die Möglichkeit, aus den hinterlegten Ermäßigungsgruppen auszuwählen, wodurch sich die Erträge automatisch um den angegebenen Prozentsatz reduzieren.

Vergeben Sie einfach eine Bezeichnung (z.B. Arbeitslos, Schwerbehinderung, o.Ä.) und tragen Sie einen Ermäßigungssatz ein. Sie können sowohl für Teilnehmende als auch für Firmen beliebig viele Ermäßigungsgruppen anlegen, die Sie bei der Anmeldung zuordnen können.

Absolute Ermäßigungen

Neben der üblichen prozentualen Ermäßigung, besteht im itm:MANAGER auch die Möglichkeit, eine Ermäßigung um einem absoluten Betrag zu berechnen.

Hierzu sind folgende Schritte erforderlich:

Falls noch nicht vorhanden, legen Sie über das Menü Optionen-Ermäßigungsgruppen (Teilnehmende) die Ermäßigungsgruppe an, der später der Ermäßigungsbetrag zugeordnet werden soll. Das Feld "Ermäßigungssatz" muss zwingend gefüllt werden. Wird die Ermäßigungsgruppe später ausschließlich für absolute Ermäßigungen genutzt, bleibt der Feldinhalt ohne Bedeutung.
Über das Menü Optionen-Ertragsarten wählen Sie die Ertragsart, bei der später im Einzelfall die Ermäßigung abgezogen werden soll.
Im unteren Maskenbereich können Sie nun über die Schaltfläche "Erfassen", die entsprechende Ermäßigungsgruppe auswählen und diese mit dem Ermäßigungsbetrag verbinden. Natürlich können Sie dieser Ertragsart auch noch weitere Ermäßigungsgruppen zuordnen.
Damit Sie Anmeldungen mit absoluten Ermäßigungen erfassen können, muss dies über den Parameter

ERM_TYP=1

in der Sektion [MODULE], der Konfigurationsdatei "LISSY.Net.ini", freigegeben sein. Bitte kontrollieren und korrigieren Sie ggf. diese Einstellung.

Folgende Parameter sind hier möglich:
0 = Absolute Ermäßigungen sind nicht möglich. Es wird grundsätzlich prozentual gerechnet.
1 = Absolute Ermäßigungen sind möglich. Die Voreinstellung in der Anmeldemaske ist aber prozentuale Berechnung.
2 = Absolute Ermäßigungen sind möglich. Dies ist auch die Voreinstellung in der Anmeldemaske.

Anmeldung:

Bei der Anmeldung eines Teilnehmenden mit der absoluten Ermäßigung sind folgende Schritte zu befolgen:

Über das Menü Extras-Einstellungen können Sie zwischen der Berechnung mit Prozentwerten und absoluten Beträgen wählen (Voreinstellung lt. Parameter in der INI-Verwaltung"). In diesem Fall wählen Sie also "Ermäßigung (absolut )" aus.
Wählen Sie nun einen Kurs, der u.a. eine der Ertragsarten nutzt, der Sie im obigen Schritt eine absolute Ermäßigung zugeordnet haben.
Wählen Sie nun den Teilnehmenden und eine der entsprechend zugeordneten "Ermäßigungsgruppen".
Melden Sie diesen Teilnehmenden an. Der Kurssollbetrag wird um den hinterlegten, absoluten Betrag ermäßigt.

Um diese Technik auch für Anmeldungen zu nutzen, bei denen eine Firma Debitor ist, führen Sie die gleichen Schritte für die "Ermäßigungsgruppen (Firma)" durch.

13.5 Journal

Im Journal werden alle Geschäftsvorgänge chronologisch und mit einer laufenden Nummer erfasst. Zum Anlegen eines neuen bzw. Verwalten eines bestehenden Journals, öffnen Sie die Maske Journal über die Menüleiste Optionen - Journale.

Wählen Sie zunächst den Journaltyp in der entsprechenden Combobox aus. Sie haben die Wahl zwischen geplanten Gebühren, geplanten Honoraren, gezahlten Gebühren und gezahlten Honoraren. Geben Sie Beginn und Ende an, üblicherweise das laufende Kalenderjahr, und klicken Sie aktuell an. Speichern Sie über das Diskettensymbol in der oberen Symbolleiste.

Künftig kann in dieser Maske der aktuelle Stand Ihrer Gebühren bzw. Honoraren, getrennt nach den verschiedenen Zahlformen, eingesehen werden. Im folgenden Jahr (pro Jahr sollte genau ein Journal für jeden Typ existieren) entfernen Sie den Haken bei aktuell und legen ein neues Journal an. Im aktuellen Journal werden die laufenden Einnahmen bzw. die laufenden Ausgaben addiert.

Journale können unter dem Menüpunkt Datei - Journale gedruckt werden. Dieser Menüpunkt steht aber nur in der Kursmaske zur Verfügung.

13.6 Kalender

Im Kalender werden jene Termine hinterlegt, an denen in der Regel keine Veranstaltungen stattfinden sollen, z.B. Feiertage oder Schulferien. Beim Anlegen eines neuen Termins wird das geplante Kursdatum automatisch mit den im Kalender hinterlegten Terminen abgeglichen. Überschneidet sich der Kurstermin mit einem Termin des Kalenders, wird eine Hinweismeldung ausgegeben und der Termin kann ggf. verlegt werden.

Da manche Kurse nur zu Schulzeiten, andere wiederum nur in den Ferienzeiten stattfinden, gibt Ihnen der der itm:MANAGER die Möglichkeit, verschiedene Kalender anzulegen. Beim Erstellen eines Kurses kann dann ausgewählt werden, welcher Kalender beim Erstellen der Kurstermine berücksichtigt werden soll. Das Erstellen und Bearbeiten der Kalender geschieht in der Maske Kalender, die über die Menüleiste Optionen - Kalender geöffnet wird.

Geben Sie im obersten Feld der Kalendermaske den Namen für Ihren neuen Kalender an, klicken Sie die Schaltfläche Neu und der eingegebene Name erscheint in der sich darunter befindlichen Liste. Dort müssen Sie diese Kalenderbezeichnung markieren und dann über Bearbeiten in die Maske Kalender bearbeiten wechseln, um dort Termine einzutragen, an denen keine Veranstaltungen stattfinden sollen.

In der Mitte der Maske finden Sie eine zunächst noch leere Tabelle, in der die einzelnen unterrichtsfreien Termine eingetragen werden. Um nicht jeden Feiertag einzeln eingeben zu müssen, hilft Ihnen der itm:MANAGER mit der Funktion Feiertage eintragen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, geben Sie das gewünschte Jahr an, bestätigen Sie Ihre Eingabe und schon erscheinen alle Feiertage in Ihrer Terminliste. Sollten Sie zu einem der Bundesländer mit weniger Feiertagen gehören, müssen Sie natürlich die überschüssigen Feiertage löschen.

Einen Termin hinzufügen können Sie über die gleichnamige Schaltfläche. Dieses funktioniert analog zu der allgemeinen Terminplanung (Registerkarten – rechte Symbolleiste). Vergessen Sie nicht, das Info-Feld zu füllen, damit auch andere Mitarbeitende wissen, welche Bedeutung dieser Termin besitzt.

Termin bearbeiten: Markieren Sie einen Termin in der Liste, klicken Sie Termin bearbeiten und Sie erhalten eine ähnliche Maske wie unter Termine hinzufügen. Hier können Sie Ihre Termindaten ändern.

Wöchentlich wiederkehrende Termine, bzw. Termine, die einem bestimmten Rhythmus unterliegen, können über Terminberechnung generiert werden. Gehen Sie genauso vor, wie oben für die allgemeine Terminplanung beschrieben. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn an einem bestimmten Wochentag Ihre Veranstaltungsstätte grundsätzlich blockiert ist.

Mehrere zusammenhängende Termine, z. B. Ferien, hinzufügen funktioniert am einfachsten über die Schaltfläche Terminbereich in der Detailmaske Termine berechnen. Geben Sie das Beginndatum oben in der Maske Terminberechnung ein, öffnen die Detailmaske Terminbereich und geben dort das Enddatum des Terminbereichs ein. Nach Verlassen der Detailmaske werden die gewünschten unterrichtsfreien Daten im Listenbereich der Maske angezeigt, wo sie vor der Übernahme in den Kalender bearbeitet werden können. Fügen Sie einen Terminbereich ein, in dem ein schon eingetragener Feiertag existiert, so weist das Programm darauf hin. Es ist nicht notwendig, diesen Ferientag noch einmal als unterrichtsfreien Tag einzutragen (er steht bereits als Feiertag in der Terminübersicht).

Tipp: Wenn Sie Termine hinzufügen oder ganze Terminbereiche generieren, tragen Sie in die Infozeile den Grund (z.B. Herbstferien) ein. Wenn Sie später bei der Kurserfassung die Veranstaltungstermine festlegen, erscheint immer ein Sicherheitshinweis unter Angabe der Infozeile. Dort entscheiden Sie, ob der Kurs dennoch an diesem Tag stattfinden oder verschoben werden soll.

Die Uhrzeit ist standardmäßig von 0.00 bis 23.59 Uhr gesetzt. Haben Sie jedoch z.B. zu Ferienbeginn oder -ende halbe Tage geschlossen, können Sie dieses durch eine Änderung der Uhrzeit vermerken.

Einzelne oder zusammenhängende Termine können natürlich über die Schaltfläche Löschen wieder aus Ihrem Kalender entfernt werden.

Haben Sie die Kalendereingabe abgeschlossen, gehen Sie über Schließen zurück in die Kalendermaske. Ihre Eingabe wird gespeichert. Ihr Kalender steht jetzt in der Liste, von der aus Sie diesen mit Bearbeiten jederzeit wieder aufrufen und verändern können.

Möchten Sie einen Kalender erfassen, der nur wenig von einem bereits vorhandenen abweicht, können Sie diesen kopieren. Markieren Sie in der Liste den gewünschten Kalender, klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren und geben Sie Ihrer Kopie einen Namen. Anschließend können Sie über Bearbeiten die nötigen Änderungen vornehmen.

Achtung: Die verschiedenen Kalender werden alphabetisch sortiert angezeigt. Versuchen Sie, Ihre Kalenderbezeichnungen deshalb so zu vergeben, dass der Standardkalender alphabetisch der erste ist, damit er in der entsprechenden Auswahlliste sofort angezeigt wird.

13.7 Auswahllisten

In nahezu jeder Formularmaske finden Sie Comboboxen, die eine Auswahlliste anbieten. Die Inhalte dieser Listen legen Sie in den Auswahllisten fest, die über die Menüleiste Optionen - Auswahllisten aufgerufen wird.

Öffnen Sie zunächst die Dropdown-Liste Bereich links oben. Hier werden Ihnen alle itm:MANAGER -Formularmasken zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschte aus und Sie erhalten direkt darunter eine Liste aller in dieser Maske vorkommenden Auswahllisten. Den Inhalt dieser Listen können Sie nun in der rechten Maskenhälfte bearbeiten.

Zum Anlegen eines neuen Listen-Eintrags geben Sie den Namen im obersten Feld ein und klicken die Schaltfläche Neu an. Im darunterliegenden Feld kann eine Beschreibung eingegeben werden. Der Eintrag wird in die Liste darunter übernommen und künftig in der entsprechenden Auswahlliste in der Formularmaske mit angezeigt. Die Einträge werden automatisch alphabetisch sortiert.

Möchten Sie einen bereits vorhandenen Eintrag ändern, so wählen Sie diesen durch Anklicken aus der Liste der Einträge aus, ändern entsprechend und klicken daraufhin auf die Schaltfläche Speichern. Über Löschen können Sie Einträge aus der Liste entfernen. Alle Änderungen werden beim Verlassen der Maske automatisch gespeichert.

13.8 Kategorieverwaltung

In der Kategorieverwaltung werden die Kategorien angelegt und verwaltet, die später den Datensätzen in den verschiedenen Masken zugeordnet werden können. Die Maske wird über die Menüleiste unter Optionen - Kategorieverwaltung aufgerufen.

In der Maske wird der Kategorienbaum dargestellt. Änderungen erfolgen über das Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste geöffnet wird. Mehr dazu weiter unten.

Für LISSY-Windows-Anwender: Die Ober- und Unterthemen Ihrer alten Datenbank werden automatisch in Kategorien umgewandelt.

Hauptkategorie erstellen

Zum Erstellen einer Hauptkategorie, d.h. einer Kategorie auf höchster Ebene, klicken Sie rechts auf die weiße Maskenoberfläche und dann links auf Hauptkategorie hinzufügen. Im sich öffnenden Fenster geben Sie den Namen der Hauptkategorie ein und bestätigen mit OK.

Unterkategorie erstellen

Im itm:MANAGER haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Unterkategorien zu einer Hauptkategorie zu erstellen. Im obigen Bild besitzt die Hauptkategorie Sprachen, einzelne Sprachen als Unterkategorie, die weitere Unterkategorien, hier die Schwierigkeitsgrade, enthalten können. Zum Anlegen einer Unterkategorie markieren Sie die höhere Kategorie und wählen nach einem Rechtsklick Unterkategorie hinzufügen aus. Nach Eingaben des Namens im sich öffnenden Fenster wird das Anlegen wiederum mit OK bestätigt.

Kategorie deaktivieren, umbenennen oder löschen

Standartmäßig sind alle erzeugten Kategorien aktiviert. Wenn Sie aber wollen, dass manche Kategorien zeitweilig nicht zur Verfügung stehen sollen, können Sie die Kategorie deaktivieren, indem Sie das Häkchen in der Checkbox neben dem Eintrag entfernen.

Wollen Sie eine Kategorie löschen, markieren Sie diese im Kategorienbaum und wählen Sie nach dem Rechtsklick Kategorie löschen im Kontextmenü aus. Auf gleiche Weise können Kategorien umbenannt werden. Falls Sie parallel zu der Kategorienverwaltung eine andere Maske (z.B. die Kursmaske) geöffnet haben, müssen Sie diese Maske neu starten, bevor die Änderungen übernommen werden können.

Über die Einträge Kategorienbaum öffnen/schließen im Kontextmenü können alle Unterkategorien angezeigt bzw. ausgeblendet werden.

Masken zuordnen

Standardmäßig sind die Kategorien in allen Masken verfügbar. Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist es aber sinnvoll, einzelne Kategorien den inhaltlich passenden Masken zuzuordnen. Beispiel: Die Kategorie „Senioren“ für Teilnehmende ist in der Maske Kurs überflüssig und beeinträchtigt zusätzlich die Übersichtlichkeit in der Maske.

Über einen Rechtsklick auf die betreffende Kategorie kann die Untermaske Masken zuordnen geöffnet werden. Hier kann über Checkboxen gesteuert werden, welche Kategorie in welcher Maske auftauchen soll.

13.9 Zusatzfeldverwaltung

Die Zusatzfeldverwaltung bietet die Möglichkeit, eigene Beschriftungen für die Zusatzfelder anzulegen. Und zwar individuell für jede Formularmaske, da jede Einrichtung für die verschiedenen Datenbereiche immer wieder bestimmte Felder benötigt, die das Programm standardmäßig nicht abdeckt.

Die Zusatzfeldverwaltung wird über die Menüleiste Optionen - Zusatzfelder / Workflow aufgerufen.

Wählen Sie zunächst im Bereich Formular die Maske aus, deren Zusatzfelder bearbeitet werden sollen. Im Bereich Felder werden dann die bislang konfigurierten Zusatzfelder angezeigt (standardmäßig stehen pro Maske 20 Felder zur Verfügung, die bei Bedarf sogar erweitert werden können.).

Anmerkungen:

Die zwanzig Standardfelder können nicht gelöscht – nur ausgeblendet - werden.
Die Standardfelder werden in der Tabelle der jeweiligen Entität in die Felder FELD1-FELD20 aufgelistet.
Die zusätzlich hinzugefügten Felder werden in der Tabelle ZUSATZFELD_VALUES gespeichert.

Einstellungen

Die Einstellungen der einzelnen Felder können im rechten Bereich der Maske bearbeitet werden. Neben der Sichtbarkeit und Beschriftung für die Felder können auch weitere Eigenschaften, wie z.B. die Sortierreihenfolge oder der Datentyp geändert werden.

Beschriftung / Sichtbar

Die wichtigsten Einträge können im oberen Bereich erfasst werden.

Unter Beschriftung kann der Wert eingetragen werden, der in der Zusatzfeld-Maske neben dem Eingabefeld erscheinen soll. Über die Checkbox Sichtbar wird gesteuert, ob das Feld überhaupt angezeigt werden soll. Das Feld Beschreibung kann einen etwas längeren Text enthalten, der als Tooltip in der Zusatzfeld-Maske erscheint, wenn der Mauszeiger über dem Zusatzfeld ruht.

Das Feld Key ist ein eindeutiges Kennzeichen, welches nur bei der Anlage eines Zusatzfeldes vergeben – und anschließend nicht mehr bearbeitet - werden kann. Es wird hauptsächlich intern verwendet.

Position

Über das Feld Sortierreihenfolge wird gesteuert, an welcher Position innerhalb einer Spalte das Feld ausgegeben werden soll. Über das Feld Gruppe können mehrere Zusatzfelder in einer Gruppierung zusammengefasst werden. Die Position der Gruppe leitet sich aus dem kleinsten Eintrag im Feld Sortierreihenfolge in allen Feldern der Gruppe ab. Das Feld Spalte steuert, ob das Feld in der linken oder rechten Spalte dargestellt wird.

Datentyp

Für die Zusatzfelder stehen folgende Datentypen zur Auswahl:

Text: String bis 248 Zeichen
Date: Datumsfeld
SmallInt: Dezimalzahl mit zwei Nachkommastellen $$< 10^{4}\ ( = 10000)$$
Decimal: Natürliche Zahl $$< 2^{14}\ ( = 32768)$$
Boolean: Boolean (Ja/Nein)
Combobox: Auswahlliste mit freier Eingabe von Text
ComboboxR: Auswahlliste ohne manuell freie Eingabe

Der Datentyp für die Standard-Felder (FELD1-FELD20) kann nicht frei umgestellt werden.

Die Einträge für die Comboboxen können in der Verwaltung der Auswahllisten konfiguriert werden. Der Name des Eintrags lautet dann „ZUSATZFELD_“+\<KEY>.

Validierung

Folgende Funktion können zur Validierung der Einträge verwendet werden:

None: Keine Validierung
Required: Eintrag erforderlich.
Min Eintrag mit minimaler Länge erforderlich
Max Eintrag mit maximaler Länge erforderlich

Die Länge für die Funktionen Min / Max kann im Feld Länge Validierung angegeben werden.

Standard-Eintrag

Im Feld Standard-Eintrag kann ein Standard-Wert eingetragen werden, der unter bestimmten Umständen automatisch in die Maske eingetragen wird. Ein solcher Umstand ist, wenn die Zusatzfeld-Maske nach einer Anmeldung automatisch aufgerufen wird.

Beim Verlassen der Maske, werden Ihre Eingaben automatisch gespeichert.

Beispiel

In der folgenden Abbildung sind die Auswirkungen der Eingaben in der Zusatzfeldverwaltung dargestellt:

Workflowverwaltung

In der Workflowverwaltung können alle in der Kursmaske zur Auswahl stehenden Workflow-Schritte erfasst und verwaltet werden. Die hier angelegten Schritte dienen als Vorlage für die Workflowschritte der Kurse.

Abbildung: Workflowverwaltung

Auswahl Gruppe. In einer Gruppe wird jeweils eine Reihe Workflowschritte definiert, die einem Kurs zugeordnet werden. Wählen sie eine Gruppe aus, um deren Schritte zu bearbeiten.
Tabelle mit Workflowschritten. Titel, Beschreibung und Fälligkeit lassen sich direkt in der Tabelle bearbeiten.. Neue Schritte fügen sie hinzu, indem sie in der Tabelle die letzte Zeile auswählen und einen Titel eingeben.
Fälligkeit. Hierbei handelt es sich um eine Relativformel wie bei der Fälligkeitsberechnung. Beim Generieren der Workflowschritte in der Kursmaske wird die Fälligkeit eines Workflowschrittes aus dem Kursbeginn- bwz. Kursenddatum unter Verwendung der Formel berechnet.

13.10 Kontaktverwaltung

Sollen Serienbriefe, die durch Mitarbeitende Ihrer Einrichtung an Teilnehmende, Dozierende oder Adressen versandt werden, automatisch als Kontakte in dem jeweiligen Datensatz vermerkt werden, muss eine SQL-Anweisung in der Maske Kontaktverwaltung (Menüleiste – Optionen - Kontaktverwaltung) eingetragen werden.

Im oberen Bereich der Maske wird der Musterbrief, der automatische Kontaktvermerke erstellen soll, ausgewählt. Nach Klick auf das Lupensymbol werden die Felder Selektionstyp und Bezeichnung automatisch ausgefüllt.

In das Feld Skript wird die SQL-Anweisung eingegeben, die bei der Serienbriefgenerierung ausgeführt wird und in der Datenbank einen neuen Eintrag in der Tabelle Kontakt erzeugt. Die SQL-Anweisung trägt folgende Werte in die Kontakt-Tabelle ein:

KONTAKT_ID: \@NEWID(kontakt, kontakt_id)

Programmintern wird der Primärschlüssel für den Eintrag erzeugt.

SID:

Hier wird die ID des beteiligten Objekts eingegeben, z.B. die Dozenten-ID (dozent_id) oder die Teilnehmer-ID (teiln_id).

LOG_ID: \@USER

LISSY.Net trägt die ID des aktuellen Benutzers ein.

DATUM: SYSDATETIME

Aktuelles Datum und Zeit werden eingefügt.

NOTIZ:

Geben Sie eine möglichst aussagekräftige Beschreibung des jeweiligen Kontaktvermerks ein, z.B. Mahnung, damit der Kontaktvermerk auch von anderen Mitarbeitenden richtig verstanden wird.

ART:

itm:MANAGER trägt „B“ oder „E“ ein, je nachdem, ob es sich um einen Brief oder um eine Email handelt.

Im FROM-Clause geben Sei die Tabelle ein, die die benötigte SID zur Verfügung stellt, z.B. die Tabelle Teilnehmende, Dozierende, Firma, Anmeldung, Dozent2Kurs.

Im WHERE-Clause wird die ID des Datensatzes aus dem Serienbrief an die Selektion übergeben, damit nur Serienbriefadressaten einen Kontaktvermerk erhalten. Der Eintrag in dieser Zeile hat die Form objekt_id=\@ID, z.B. teiln_id/anmeld_id=\@ID. Der Eintrag \@ID bezieht sich auf die erste Spalte des verwendeten Selektionstyps. Das SQL-Statement endet ohne das ansonsten erforderliche Semikolon.

Nach dem Speichern können Sie einen Kontakt bei der Serienbriefgenerierung vermerken lassen. Bitte vergessen Sie aber nicht, dazu den Haken bei Kontakte vermerken in der Textverarbeitung zu setzen.

In der Teilnehmer- oder Dozentenmaske sieht ein Kontaktvermerk wie folgt aus:

Beispielstatements

Teilnehmerkontakt aus Selektionstyp „Anmeldung“

insert into kontakt(kontakt_id,sid,log_id,datum,notiz,art)

select \@newid(kontakt,kontakt_id), teilnehmer.teiln_id, \@user, sysdatetime,'Test:' || name || ' ,' ||vorname,'B'

from anmeldung, teilnehmer

where anmeldung.teiln_id=teilnehmer.teiln_id and anmeld_id=\@ID

Dozentenkontakt aus Selektionstyp „Dozenten eines Kurses“:

insert into kontakt(kontakt_id,sid,log_id,datum,notiz,art)

select \@newid(kontakt,kontakt_id), dozent2kurs.dozent_id, \@user, sysdatetime,'Test:' || name || ' ,' ||vorname,'B'

from dozent2kurs, dozenten

where dozent2kurs.dozent_id=dozenten.dozent_id and dozent2kurs.dozent2kurs_id=\@ID

13.11 Selektionstypenverwaltung

Ein Selektionstyp ist im Grunde eine SQL-Abfrage, die zusätzlich mit Metadaten verknüpft ist, die dem itm:MANAGER Informationen darüber geben, wie und wo die Abfrage zu verwenden ist. An dieser Stelle wird angenommen, dass der Leser bereits mit Grundlagen der Sprache SQL, insbesondere des Microsoft-Dialekts T-SQL vertraut ist.

Aufrufen des Dialogs

Sie öffnen die Selektionstypenverwaltung über die Menüleiste Optionen-Selektionstypen.

Abbildung: Aufrufen der Selektionstypenverwaltung

Selektionstypen suchen

Das Suchen und Bearbeiten von Selektionstypen funktioniert ähnlich wie etwa bei Kursen oder bei Anmeldungen. Demensprechend ist auch die obere Symbolleiste gestaltet. Näheres dazu befindet sich im Kapitel Allgemeine Bedienhinweise - Symbolleisten.

Wenn der Dialog geöffnet wird, wird zunächst der Selektionstyp angezeigt, der in der Textverarbeitung ausgewählt war. Um nach Selektionstypen zu suchen, wird die Maske zunächst geleert. Es kann entweder nach allen Selektionstypen gesucht werden, oder nur nach solchen, deren Namen einen bestimmten Text enthalten:

Abbildung: Suchen von Selektionstypen, deren Namen das Wort "Anmeldungen" enthalten

Metadaten

Abbildung: Oberer Teil der Selektionstypenmaske

Feld	Beschreibung
Name	Der Name des Selektionstypen wird zur Identifikation verwendet, darf also nicht doppelt vergeben werden.
Aktiv	Der Status "Aktiv" bestimmt, ob der Selektionstyp in der Textverarbeitung angezeigt wird. Er kann verwendet werden, Selektionstypen auszublenden, die zum Beispiel nur für die Verbindungslaschen verwendet werden, oder momentan nicht verwendet werden.
Beschreibung	Eine kurze Beschreibung der Funktion des Selektionstyps, die unter der Auswahlliste "Selektionstypen" in der Textverarbeitung angezeigt wird.
Abgeleitet von	Wurde der Selektionstyp mit der Funktion "Ableiten" von einem anderen Selektionstypen abgeleitet, wird hier der Name jenes Selektionstyps angezeigt. Ein nachträgliches Bearbeiten ist hier nicht möglich.
Standard	Einige Selektionstypen werden mit itm:MANAGER geliefert und sind für die Funktion der Software notwendig. Sie dürfen nicht bearbeitet werden und werden dazu mit dem Merkmal "Standard" gekennzeichnet.

In der neuen Textverarbeitung kann von den Datenzeilen der Vorschautabellen in die entsprechenden Masken navigiert werden. Zu diesem Zweck benötigt der itm:MANAGER pro Selektionstyp zwei Informationen:

Die Maske (1), zu der aus einer Resultatspalte navigiert werden soll
Den Namen der Spalte (2) des Selektionstyps, die den Primärschlüssel des in der Maske aufzurufenden Datensatzes enthält.

Abbildung: Eingabe der Navigationsinformationen

Soll zum Beispiel aus dem Selektionstyp Teilnehmer in die Teilnehmermaske navigiert werden, muss als Maske "Teilnehmer" und als Spalte "TEILN_ID" angegeben werden. An dieser Stelle eine kleine Übersicht über wichtige Masken im itm:MANAGER und die Primärschlüssel der dargestellten Datensätze:

Maske	Hauptdatensatz	Primärschlüssel
Kurs	KURS	KURS_ID
Teilnehmer	TEILNEHMER	TEILN_ID
Anmeldung	ANMELDUNG	ANMELD_ID
Dozenten	DOZENTEN	DOZENT_ID
Dozentenzuordnung	DOZENT2KURS	DOZENT2KURS_ID
Firma	FIRMA	FIRMA_ID

Zusätzlich zur Navigation von der Selektion in der Maske enthält ein Selektionstyp auch Informationen zur Navigation von einer Maske in den Selektionstyp. Auch dazu stehen zwei Felder zur Verfügung.

ID-Fragment (3): Dieses SQL-Fragment wird an die where-Klausel angehängt, um die Selektion auf den in der Maske gewählten Datensatz zu beschränken; beispielsweise TEILNEHMER.TEILN_ID = @0, wobei @0 die Variable ist, die den von der Maske übergebenen Primärschlüssel identifiziert. Bei der Navigation aus der Maske über dieses Fragment sollte ein einziger Datensatz ausgegeben werden.

Schlüssel	Masken	Datenquelle, Bedeutung
ADRESSEN_ID	Stammdaten	ADRESSEN.ADRESSEN_ID - Primärschlüssel des Adressdatensatzes
ANMELD_ID	Anmeldung	ANMELDUNG.ANMELD_ID - Primärschlüssel des Anmeldedatensatzes
BAMF_MODUL_ID	Kurs	KURS.MODUL_ID - Wie MODUL_ID, aber nicht verfügbar, wenn der Kurs kein BAMF-Kurs ist.
DOZENT_ID	Stammdaten, Dozentenzuordnung	DOZENTEN_DATA.DOZENT_ID - Primärschlüssel des Dozentensatensatzes
DOZENT2KURS_ID	Dozentenzuordnung	DOZENT2KURS.DOZENT2KURS_ID - Primärschlüssel des Dozentenzuordnung
FIRMA_ID	Stammdaten	FIRMA_DATA.FIRMA_ID (ART = 'F') - Primärschlüssel des Firmendatensatzes
INST_ID	Veranstalter	INSTITUT_DATA.INST_ID - Primärschlüssel des Veranstalterdatensatzes
KURS_ID	Kurs, Anmeldung, Dozentenzuordnung, Raumzuordnung	KURS.KURS_ID - Primärschlüssel des Kursdatensatzes
MODUL_ID	Kurs	KURS.MODUL_ID - KURS_ID des ersten Kurses der Modulreihe, sonst nicht verfügbar
RAUM2KURS_ID	Raumzuordnung	RAUM2KURS.RAUM2KURS_ID - Primärschlüssel der Raumzuordnung
SCHULEN_ID	Stammdaten	FIRMA_DATA.FIRMA_ID (ART = 'V') - Primärschlüssel der Veranstaltungsstätte
TEILN_ID	Stammdaten, Anmeldung	TEILNEHMER_DATA.TEILN_ID - Primärschlüssel des Teilnehmerdatensatzes
VERRAUM_ID	Veranstaltungsraum, Raumzuordnung	VERRAUM.VERRAUM_ID - Primärschlüssel des Veranstaltungsraums

Selektionskriterien

Die Selektionskriterien geben an, nach welchen Kriterien ein Benutzer des Selektionstyps die Abfrage filtern kann:

Abbildung: Erfassen von Selektionskriterien

Feld	Beschreibung
Name	Der dem Benutzer angezeigte Name des Selektionskriteriums.
SQL	Ein SQL-Ausdruck, der mit dem vom Benutzer eingegebenen Wert und Operator verglichen wird.
Datentyp	Der Datentyp des vom Benutzer eigegebenen Wertes. Dieser sollte mit dem des SQL-Ausdrucks übereinstimmen.
Standardwert	Dieser Wert wird Benutzern angezeigt, wenn sie das Kriterium wählen, oder wenn es als Standard angezeigt wird.
Standard-Operator	Dieser Operator wird Benutzern angezeigt, wenn sie das Kriterium wählen, oder wenn es als Standard angezeigt wird. So kann zum Beispiel für die Kursnummer standardmäßig "beginnt mit" und für die Periode standardmäßig "gleich" angezeigt werden.
Standard	Das Feld "Standard" bestimmt, ob das Selektionskriterium automatisch angezeigt wird, wenn der Benutzer den Selektionstypen wählt. Beispielsweise können häufig verwendete Felder wie "Periode" oder die Kursnummer angezeigt, und weniger häufig für die Suche verwendete Felder wie "Titel 2" ausgeblendet werden.
Sortierreihenfolge	Wenn die Selektionskriterien in einer Liste angezeigt werden, bestimmt die Sortierreihenfolge, welche Kriterien zuerst angezeigt werden. Kriterien mit höheren Zahlen werden zuletzt angezeigt.

Spalten im Suchergebnis

Abbildung: Erfassen von Resultatspalten

Die Spalten im Suchergebnis geben an, welche Spalten der Selektion einem Benutzer der Textverarbeitung angezeigt werden:

Feld	Beschreibung
Spaltenname	Der genaue Name der Spalte aus der Selektion (Achtung: Hier kann nicht ein Ausdruck in der Form `ANMELDUNG.TEILN_ID` stehen. Stattdessen sollten im Select mit `AS`-Klauseln explizit Spaltennamen definiert und hier verwendet werden.)
Bezeichnung	Der im Spaltenheader angezeigte Text.
Anzeigen	Bestimmt, ob die Resultatspalte verwendet wird. Zum Beispiel können Spalten deaktiviert werden, die momentan nicht benutzt, aber zu Dokumentationszwecken nicht gelöscht werden sollen.
Sortierreihenfolge	Diese verhält sich wie die Sortierreihenfolge der Selektionskriterien.
Gewicht Spaltenbreite	Die Spaltenbreite ist ein Wert, der angibt, wie viel des in der Horizontalen verfügbaren Raumes eine Spalte relativ zu den anderen Spalten einnimt.

Verknüpfte Listen

Ist ein Selektionstyp mit einer Liste verknüpft kann diese Liste beim Erstellen einer Nachrichtenvorlage verwendet werden, um einen dynamischen Anhang im PDF-Format auszugeben:

Abbildung: Listenverknüpfung von Selektionstypen Abbildung: Bereits erfasste Listenverknüpfung

Abbildung: Verknüpfen einer Liste mit einer Nachrichtenvorlage - Die bereits erfasste Listenverbindung ist als einzige nicht mit dem Merkmal "Vorschlag" markiert.

Feld	Beschreibung
Listen-ID	Der Primärschlüssel der verknüpften Liste (`REP_ID`-Spalte der `REP`-Tabelle)
Name	Der Name der Verbindung wird im Dialog "Dynamischen Anhang auswählen" angezeigt, um die Verbindung zu Identifizieren.
Beschreibung	Die Beschreibung wird wie der Name im Dialog "Dynamischen Anhang auswählen" angezeigt.
Sortierung	Die Sortierung bestimmt analog zur Sortierreihenfolge der Selektionskriterien, in welcher Reihenfolge die verknüpften Listen angezeigt werden.
SQL	Ein SQL-Ausdruck, der auf die Selektion der Liste angewendet wird, um die für die Liste benötigten Datensätze zu sammeln.
Aktiv	Ist diese Option nicht gewählt, wird die Verbindung im Dialog "Dynamischen Anhang auswählen" nicht angezeigt.

Verknüpfte Masken

Mit dem Tab "verknüpfte Masken" lassen sich benutzerdefinierte Verbindungslaschen generieren. So kann zum Beispiel direkt in der Kursmaske angezeigt werden, bei welchen Teilnehmenden noch SEPA-Mandate fehlen, oder es kann zwischen den Kursen einer BAMF-Modulreihe navigiert werden.

Abbildung: Erfassung von verknüpften Masken

Feld	Beschreibung
Maske	Die Maske, in der der Selektionstyp verwendet werden soll.
Name	Der Name, mit dem der Selektionstyp in der Verbindungslasche der jeweiligen Maske angezeigt wird.
Beschreibung	Eine Beschreibung der Maskenverknüpfung, die momentan nur in der Selektionstypenverwaltung selbst verwendet wird.
ID-Schlüssel	Der Name einer von der Maske übergebenen Variable, deren Wert unter dem Namen `@0` an das Where-Fragment übergeben wird. Ist die Variable nicht definiert (zum Beispiel `BAMF_MODUL_ID` bei Nicht-BAMF-Kursen), wird der Selektionstyp für den jeweiligen Datensatz (z.B. Kurs) nicht angezeigt.
Where-Fragment	Das Where-Fragment wird als Teil der `@where`-Variable in das SQL des Selektionstyps eingesetzt. Zum Beispiel sollen bei den "Anmeldungen des Teilnehmers" in der Teilnehmermaske nur die Anmeldungen des jeweiligen Teilnehmers ausgegeben werden.

Die Eingabe der in der Maske sichtbaren Spalten verhält sich so wie die der Resultatspalten. Achtung: Sind die Spalteninhalte hier insgesamt länger als der verfügbare horizontale Raum, werden die relativen Spaltenbreiten ignoriert und mit einem Scrollbalken der nötige Raum geschaffen.

Rechte

In der Registerkarte Rechte kann gesteuert werden, welche Benutzergruppen auf den Selektionstyp zugreifen dürfen. Die Rechte wirken sich auf die Nutzung des Selektionstyps in der Textverarbeitung sowie in den Verbindungen der verknüpften Masken aus.

Abbildung: Zugriffsrechte für Selektionstyp steuern

Listen, die auf den Selektionstyp zugreifen, werden nicht über diese Zugriffsrechte eingeschränkt, sondern müssen über eigene Einträge in der Rechteverwaltung gesteuert werden.

Schnellfilter

Außerdem kann mit dem Auswahlfeld Schnellfilter eine Spalte als Schnellfilterspalte definiert werden. Ist eine Schnellfilterspalte vorhanden, wird ein Auswahlfeld mit allen unterschiedlichen Werten dieser Spalte gefüllt. Wird aus diesen Werten einer ausgewählt, wird die Tabelle nach diesem gefiltert.

Wird in der Maske ein neuer Datensatz mit der gleichen Verbindungsansicht aufgerufen, wird, sofern in der Schnellfilterliste vorhanden, der zuvor ausgewählte Schnellfilterwert ausgewählt und angewendet.

Abbildung: Konfiguration von Schnellfiltern

SQL

Das SQL ist einer der Hauptbestandteile von Selektionstypen. Da der itm:MANAGER das Datenbanksystem "Microsoft SQL Server" verwendet, ist das SQL von Selektionstypen in dem von Microsoft entwickelten Dialekt T-SQL geschrieben.

Abbildung: Eingabe der SQL-Abfrage

Select

Dies ist die Abfrage, die an den SQL-Server gesendet wird, um beispielsweise die Daten für die Textverarbeitung zu sammeln.

OrderBy

Eine ORDER-BY-Klausel sollte nicht direkt in das Select-SQL, sondern in das Order-By-Feld eingefügt werden. Der Grund dafür ist, dass Selektionstypen mitunter als Unterabfragen fungieren, in denen ORDER-BY-Klauseln bekanntlich nicht erlaubt sind.

Pre-Skript

Bei komplizierten Selektionen kann es nötig sein, vor der Ausführung der eigentlichen Abfrage einige vorbereitende Anweisungen auszuführen. Diese Anweisungen können im Feld "Pre-Skript" angegeben werden.

Post-Skript

Die Aufgabe des Post-Skriptes ist in der Regel, die durch das Pre-Skript verursachten Änderungen in der Datenbank rückgängig zu machen. Ein häufiges Beispiel dafür ist das Löschen von temporären Tabellen.

Variablen

Zusätzlich zum T-SQL sind in Selektionstypen zwei Variablen verfügbar, die mit einem @ markiert und vom itm:MANAGER ausgewertet werden:

Variable	Verwendung
`@where`	wird mit einer vom itm:MANAGER generierten `WHERE`-Klausel ersetzt
`@top`	wird mit einer vom itm:MANAGER generierten `TOP`-Klausel ersetzt.

Ein Beispiel:

SELECT @top NR, [NAME]
FROM TEILNEHMER
@where AND (VORNAME IS NULL OR LEN(VORNAME) = 0)

Ein Benutzer könnte mit diesem Selektionstyp in der Textverarbeitung nach Teilnehmenden suchen und beispielsweise folgende Selektionskriterien angeben:

Das resultierende SQL wäre:

SELECT TOP 5 NR, [NAME]
FROM TEILNEHMER
WHERE
    [NAME] LIKE 'a%'
    AND (VORNAME IS NULL OR LEN(VORNAME) = 0)

Hinweis: Das Einfügen des Eingabewertes "a" erfolgt hier nur zu Anschauungszwecken im Klartext. In Wahrheit erfolgt es über parametrisiertes SQL.

Aktionen

Kopieren

Selektionstypen können wie Kurse oder Teilnehmende kopiert werden. Dabei werden sowohl das SQL, als auch alle Metadaten kopiert. Achtung: es werden auch Masken- und Listenverbindungen kopiert. Wenn der Selektionstyp in den entsprechenden Masken nicht zweimal sichtbar sein soll, müssen die Verbindungen gelöscht werden, oder mit dem Feld "Aktiv" deaktiviert werden.

Ableiten

Das Ableiten verhält sich genau wie das Kopieren, mit dem Unterschied, dass das SQL das des ursprünglichen Selektionstyps nicht kopiert wird, sondern mit den Variablen @PARENT_SELECT, @PARENT_ORDERBY, @PARENT_PRE und @PARENT_POST (ab hier "Parent-Variablen") im abgeleiteten Selektionstyp verfügbar gemacht wird. Das hat den Vorteil, dass bei mehreren abgeleiteten Selektionstypen nur der ursprüngliche Selektionstyp angepasst werden muss, um alle Selektionstypen zu aktualisieren.

Das Auswerten der Variablen läuft bei abgeleiteten Selektionstypen in zwei Schritten ab:

Auswerten der Parent-Variablen
Auswerten der restlichen Variablen, inklusive der aus dem ursprünglichen Selektionstyps

Beim Ableiten wird in die Felder "Select", "Post-Skript" und "Pre-Skript" automatisch SQL eingetragen, welches die gleiche Funktionalität bereitstellt, wie das SQL des ursprünglichen Selektionstyps. Das SQL kann aber beliebig angepasst werden.

Abbildung: Abgeleiteter Selektionstyp

Ein Beispiel

Angenommen das SQL des ursprünglichen Selektionstyps lautet

SELECT @top NR, [NAME]
FROM TEILNEHMER
@where AND (VORNAME IS NULL OR LEN(VORNAME) = 0)

und das des abgeleiteten Selektionstyps lautet:

SELECT @TOP p.* FROM (@PARENT_SELECT)p

Dann lautet das SQL nach dem Auswerten der Parent-Variablen:

SELECT @TOP p.*
FROM (
    SELECT NR,
        [NAME]
    FROM TEILNEHMER @where
        AND (
            VORNAME IS NULL
            OR LEN(VORNAME) = 0
            )
    ) p

Die @where-Variable aus dem ursprünglichen Selektionstyps wird also übernommen und die @top-Variable wird eliminiert. Deshalb muss die @top-Variable im abgeleiteten Selektionstyp angegeben werden, wenn sie in Schritt 2 ausgewertet werden soll. Die Auswertung in Schritt 2 erfolgt dann wie unter "Variablen" beschrieben.

Selektion nach Terminbereich

In der neuen Textverarbeitung kann nun einfacher nach Kursen (oder deren Anmeldungen bzw. Dozenten-Zuordnungen) gesucht werden, bei denen Kurs-Termine in einem bestimmten Datumsbereich liegen:

Abbildung: Selektionstyp zur Ausgabe aller Teilnehmenden, die zu einem Kurs in Periode DEMO angemeldet sind, der wiederum Termine im Zeitraum vom 01.04.2020 bis zum 31.05.2020 besitzt.

In folgenden Standard-Selektionstypen stehen die neuen "Terminbereich"-Selektionskriterien zur Verfügung:

Anmeldung
Dozenten
Dozentenzuordnung
Kurs
Teilnehmer

Listen, die auf einen der genannten Selektionstypen zugreifen, können die neuen Filter-Kriterien ebenfalls nutzen.

Selektionskriterien für Unterabfragen

Der Terminbereichs-Filter wird durch ein neues Feature für Unterabfragen in Selektionstypen ermöglicht, das auch von individuellen Selektionstypen genutzt werden kann:

Abbildung: Selektionstypen-Verwaltung

Auf diese Weise können für Unterabfragen wie "Anmeldung in Kurs" / "Dozenten-Zuordnung in Kurs" / "Einzel-Termin" eigene Filter-Kriterien erstellt werden.

Anlage

Zur Anlage einer neuen Unterabfrage müssen folgende Schritte befolgt werden:

Selektionskriterium vom Typ Freies SQL anlegen, das einen eigenen Where-Clause (mit der Variable @WHERE) enthält. Diese Selektionskriterien dient als "Haupt-Filter" für die Unterabfrage.
Neue Unter-Selektionskriterien müssen in der Spalte "Eltern-Filter" den Namen des Haupt-Filters enthalten.
Ansonsten können diese Unter-Selektionskriterien vollkommen frei für die Tabellen aus dem SQL-Statement des Haupt-Filters definiert werden.

Es ist möglich, mehrere Unterabfragen ineinander zu schachteln:

Abbildung: Selektionstyp mit zwei geschachtelten Unterabfragen

Im obigen Screenshot enthält beispielsweise die Unterabfrage "Anmeldung" eine weitere Unterabfrage "Terminbereich", die wiederum eigene Selektionskriterien besitzt. Dadurch kann nach Teilnehmenden gesucht werden, die eine Anmeldung für einen Kurs besitzen, der wiederum einen Termin in einem bestimmten Zeitraum hat.

13.12 Konfigurationsverwaltung

Im itm:MANAGER können viele benutzer- oder arbeitsplatzspezifische Einstellungen vorgenommen werden, die kleinere Änderungen der Programmlogik ermöglichen. Ein gutes Beispiel wären die Standard-Werte für das Feld „Periode“ in der Kursmaske oder die Angabe der Liste für den automatischen Teilnehmer-Kartendruck, die für verschiedene Benutzer unterschiedlich gewählt werden können.

Diese Einstellung können global für alle itm:MANAGER-Benutzer in der INI-Verwaltung bearbeitet werden. Die Einstellungen können wahlweise einzelnen Benutzern, aber auch ganzen Benutzergruppen zugewiesen werden, was den Verwaltungsaufwand langfristig enorm reduzieren kann.

In älteren LISSY.Net-Version wurde diese Konfiguration noch ein einer Konfigurationsdatei, der sog. INI-Datei, auf dem jeweiligen Rechner gespeichert. Mittlerweile werden jedoch nahezu alle Einstellungen in der Datenbank gespeichert, so dass eine globale Bearbeitung möglich ist und bei der Neueinrichtung eines LISSY-Client nur die Verbindung zur Datenbank (über den Connection-String in der SQL-Config-Datei) bestehen muss. Die LISSY.Net.INI-Datei wird in diesen Tagen nur noch ausgelesen, neue Änderungen werden in der LISSY-Datenbank gespeichert. Allein der Datenbank-Name muss im Schlüssel [ALLGEMEIN]-ORBISDB angegeben werden.

Allg. Hinweise zur Bedienung

Im linken Bereich der Maske kann entweder eine Gruppe oder ein Benutzer ausgewählt werden. Im rechten Bereich wird dann die aktuelle Konfiguration der Gruppe bzw. des Benutzers angezeigt.

Falls ein Benutzer Einstellungen von diversen Gruppen erbt, werden diese geerbten Einstellungen ebenfalls angezeigt. Die Einträge werden mit der Farbe der zugehörigen Gruppe versehen. Im Beschreibungstext im unteren Bereich der Maske ist detailliert aufgeführt, in welcher Reihenfolge eine Eigenschaft von den zugehörigen Gruppen geerbt wurde.

Sollen nur die benutzer-/gruppenspezifischen Einträgen (d.h. ohne Vererbung) angezeigt werden, kann im oberen Bereich der Maske der Radio-Button „Eigene“ aktiviert werden.

Daneben kann in dem Textfeld im rechten oberen Bereich der Maske nach Einträgen gesucht werden.

Pfad zu LISSY.Net.ini

Die LISSY.Net.INI-Datei wird in folgender Reihenfolge gesucht:

%appdata%\ITEM KG\LISSY.Net\LISSY.Net.ini
%windir%\LISSY.Net.ini
%SystemRoot%\LISSY.Net.ini

Übersicht Konfigurationseinträge

Hier nun ein kurzer Überblick über einige besonders wichtige Konfigurationseinträge:

[ALLGEMEIN]

Schlüssel wie ORBISDIR oder HELPFILE verweisen auf Dateien und Programmpfade die LISSY.Net für erweiterte Funktionen benötigt. Es ist wichtig, diese Pfade bei Änderungen im System anzupassen. Wird bei Ihnen z.B. eine neue Office- oder Wordversion installiert, ist der Schlüssel TXTPROG anzupassen. Ansonsten kann die Seriendruckfunktionalität in LISSY.Net nicht mehr genutzt werden.

In der Sektion Allgemein können folgende Pfade eingegeben werden:

ORBISDIR
Hier muss der Ordner angegeben werden, in dem sich das eigentliche Programm befindet (LISSY.Net.exe).
Standard: ORBISDIR=C:\Program Files\LISSY.Net

ORBISDB
Der Name der Datenbank wird in diesem Parameter angegeben. Je nachdem, ob die Demodatenbank oder die normale LISSY-Datenbank eingebunden ist, findet sich hier der Eintrag „Demonet“ oder „Lissy“.
Standard: ORBISDB=Lissy

L&LDIR
Dies ist der Ordner in dem Listen abgelegt werden. In der Regel wird hier ein Netzwerkpfad zum Server eingetragen, damit alle Arbeitsplätze auf die gleichen Listen zugreifen.
Direkt unterhalb dieses Verzeichnisses muss sich auch der Ordner "Export" befinden. In ihm legt LISSY.Net Dateien von den Listen ab, welche Sie exportieren möchten. Wenn Sie eine Liste importieren möchten, legen Sie die Dateien ebenfalls hier ab, bevor Sie die Liste importieren können.
Standard: L&LDIR=C:\Programme\LISSY.Net\ListenLL

TXTPROG
Dies ist der Pfad und Dateiname Ihrer Textverarbeitung, mit der Sie Serienbriefe erstellen oder Arbeitspläne generieren.
Standard: C:\Programme\Microsoft Office\Office12\Winword.exe

MUSTERBR
In diesem Verzeichnis werden alle in LISSY.Net erstellten Serienbriefe abgelegt. Auch dies ist i.d.R. ein Serverpfad, da alle Arbeitsplätze meist auf dieselben Serienbriefvorlagen zugreifen.
Standard: MUSTERBR=C:\Programme\LISSY.Net\musterbr

Neben den für das Funktionieren der verschiedenen Programmteile benötigten Pfade, können in der LISSY.Net.ini Voreinstellungen für bestimmte Felder gemacht werden, die das Arbeiten mit LISSY.Net noch effizienter gestalten:

GESCHLECHT kennzeichnet den Schlüssel, der bei Neuanlage eines Dozenten oder Teilnehmers als Voreinstellung gelten soll. Mögliche Werte sind "M" für männlich, "W" für weiblich und "D" für Diverse.

Unter PERIODE geben Sie die Semesterbezeichnung an, welche als Vorauswahl in den Masken gelten soll. Arbeiten Sie gerade im zweiten Halbjahr des Jahres 2021, könnte die Periode z.B. „212“ lauten. Damit Sie dies in den Masken nicht immer auswählen oder eintippen müssen, kann in der „LISSY.Net.ini“ eine Vorbelegung des Feldes eingetragen werden. Natürlich muss die Angabe zu den Perioden in Ihren Auswahllisten passen.

Der Schlüssel UE ist die Anzahl der Minuten, aus denen eine Unterrichtseinheit besteht. In der Regel wird hier eine 45 oder 60 hinterlegt. Dieser Wert ist entscheidend für die Berechnung der Unterrichtseinheiten aus den Terminen.

Die Schlüssel mit der Endung _TK entscheiden über die Voreinstellung, wann eine Teilnehmerkarte automatisch gedruckt werden soll. Dies betrifft die Anmeldemaske in welcher Sie die Voreinstellung im Menü „Extras“ nachvollziehen und temporär umstellen können.

Mit dem Schlüssel KURS_HINWEIS wird gesteuert, ob in der Anmeldemaske beim Öffnen eines Kursdatensatzes eine Hinweismeldung erscheinen und welche Informationen diese enthalten soll. Es kann aus den Feldern Notiz und Inhalt der Kursmaske jeweils die RTF- oder PLAIN-Variante ausgewählt werden.

Syntax: KURS_HINWEIS=x

x=0: Hinweis deaktiviert; x=1: Plain-Notiz, 2: RTF-Notiz, 3: Plain-Inhalt, 4: RTF-Inhalt

Bsp.: KURS_HINWEIS=1

Der Schlüssel TERMIN_PLAN steuert, ob im Falle eines Terminkonflikts eine Meldung ausgegeben werden soll. Mit dem Wert „0“ wird eine Meldung ausgeben, mit „1“ wird die Meldung unterdrückt.

Der Schlüssel SMART_BUTTONS bestimmt, ob die Symbole der rechten Symbolleiste (z.B. Zeitverwaltung, Zusatzfelder, etc.) rot markiert werden, falls Daten hinterlegt sind. Der Wert „1“ aktiviert die Färbung, mit „0“ ist diese Funktion deaktiviert.

Der Schlüssel AUTOKONTAKT bestimmt, ob in der Maske Textverarbeitung standartmäßig die Checkbox für automatische Kontaktvermerke aktiviert (AUTOKONTAKT=1) ist.

Die Schlüssel KOSTENGRUPPE und ERTRAGSGRUPPE legen die Vorbelegung der Kosten- und Ertragsgruppe in der Kursmaske fest. Falls der Schlüssel fehlt oder eine nicht vorhandene Kosten- oder Ertragsgruppe angegeben wird, wird jeweils „Allgemein“ ausgegeben.

[KURSE]

In dieser Sektion lassen sich in erster Linie Voreinstellungen für Werte der Kursmaske eintragen. So definieren Sie hier z.B. die Standardwerte für Mindest- und Maximalanmeldungen oder die übliche Kursbeginn- bzw. Kursendezeiten.

KURSINFODIR
Hier geben Sie an, in welchem Ordner die Textdokumente abgelegt werden sollen, die ausführliche Kursinformationen enthalten (Kursinfo). Damit alle Arbeitsplätze die gleichen Dateien verwenden, ist dies normalerweise ein Serverpfad.
Standard: KURSINFODIR=C:\Program Files\LISSY.Net\kursinfo

MIN, MAX, PLAN, GRPMAX
Geben Sie hier die Vorbelegungen für minimale und maximale Teilnehmerzahl, für die Planzahl und das Gruppenmaximum (Anzahl der Partner) ein.

KOPIE
Geben Sie hier die Vorbelegung für die Optionen beim Kopieren eines Kurses an. Die Reihenfolge der Einsen und Nullen in der Zeichenkette steuert, ob die jeweilige Checkbox in der Kopier-Maske aktiviert (1) oder deaktiviert (0) ist.

Reihenfolge: Termine, Räume, gepl. Honorare, Standardhonorar, gepl. Gebühren, Standardgebühr, Kursinfo, Notiz, Inhalt, Statistik, Zusatz, Kst/Kt, Kategorien.

Bsp: KOPIE=0,1,1,0,1,0,1,1,1,1,1,1,1

UEBERSICHT

Dieser Schlüssel bestimmt, ob in der Detailmaske Kursübersicht in der Anmeldemaske auf das RTF-Feld des Kursinhalts- oder der Notiz zurückgegriffen werden soll. Die möglichen Werte sind UEBERSICHT=INHALT und UEBERSICHT=NOTIZ.

TERMIN_VERB

Mit diesem Schlüssel wird gesteuert, welche Terminzuordnungen standardmäßig in der rechten Spalte der Zeitverwaltung angezeigt werden sollen:

1 Dozenten
2 Räume
3 Teilnehmer

[FINANZEN]

In der Finanzsektion sind Einstellungen, die Ihre Auswirkungen in vielen Programmbereichen zeigen.

Die Schlüssel für FAELLIGKEIT_KOSTEN/-ERTRAG setzen z.B. die grundsätzliche Errechnung der Fälligkeitsdaten für Honorare und Kursgebühren.

Über Schlüssel wie SPERRE_KOSTEN oder SPERRE_ERTRAG lässt sich definieren, ob ein neuer Kurs bei der Anlage sofort ein Sperrkennzeichen erhalten soll. Dies wird z.B. oft verwendet, um versehentliche Zahlungen oder Abbuchungen zu unterbinden. Mit den Schlüsseln SPERRE_GEB und SPERRE_HON hingegen kann die Vorbelegung der Zahlsperre jeweils in der Anmelde- bzw. Dozentenzuordnungsmaske festgelegt werden. In allen Fällen wird die Sperre mit „0“ deaktiviert und mit „1“ aktiviert.

Der Schlüssel ZAHLFORM legt fest, welche Zahlform standardmäßig bei einer neuen Anmeldung eingetragen werden soll, während ZAHLFORM_VER die Zahlform für die Zuordnung von Dozenten vorgibt.

Die Schlüssel KURSKOSTEN und KURSERTRAG legen fest, ob die Kosten und Erträge eines Kurses nach einer Änderung der Kurstermine automatisch aktualisiert werden sollen (1 ja / 0 nein).

KASSE

Hier lässt sich die Vorbelegung der Kasse beim Log-In eingeben.

DTAUS
Alle Daten und Listen die bei dem automatischen Verbuchen von Honoraren oder Gebühren im Rahmen des Zahlungsverkehrs entstehen, werden in diesem Ordner abgelegt.
Standard: DTAUS=C:\Program Files\LISSY.Net\dtaus

OUTPUT

Legt fest, ob die DTAUS-Datei beim Datenträgeraustausch auf der Festplatte (OUTPUT=1) oder auf Diskette (OUTPUT=2) gespeichert werden soll.

[SACHBEARBEITER]

In dieser Sektion tragen Sie die Daten des Mitarbeiters ein, der diesen Arbeitsplatz normalerweise bedient. Diese Daten stehen in der Textverarbeitung und im Listendruck zur Verfügung. Die in den Standardlisten verwendete Fußzeile greift auf diese Einträge zurück.

[BRIEFE]

SORTIERUNG

Sollen die Einträge eines über die Textverarbeitung oder über das Briefemenü erstellten Serienbriefes sortiert ausgegeben werden, muss dieser Eintrag auf 1 gesetzt werden. Die Reihenfolge der Sortierung richtet sich nach den Vorgaben aus dem verwendeten Selektionstyp.

Eine Vielzahl an weiteren Einstellungsmöglichkeiten geben LISSY.Net die Flexibilität, sich an viele verschiedene Arbeitsbedingungen anzupassen. Oft sind diese aber technischer Natur oder vom Arbeitsplatz abhängig und sollten daher mit dem zuständigen Systembetreuer abgesprochen werden.

13.13 Liste der Schaltflächen und Tastenkombinationen

Grundsätzlich kann jede Funktion aus der Menüleiste über eine Tastenkombination aufgerufen werden. Die Alt-Taste in Verbindung mit dem in der Menüleiste beim jeweiligen Menüpunkt unterstrichenen Buchstaben öffnet das entsprechende Pull-Down-Menü.

Dort kann wiederum über den unterstrichenen Buchstaben der gewünschte Menüpunkt aufgerufen werden. Siehe dazu auch Kapitel Allgemeine Bedienhinweise - Die Menüleiste.

Ausnahme ist das Menü unter Formulare - Aufrufen. Dort wird über die Buchstabentaste durch die mit dem betreffenden Buchstaben beginnenden Menüpunkte durchgeblättert und über die Eingabetaste der markierte Punkt ausgewählt.

Im Folgenden werden die sogenannten Shortcuts aufgelistet, also wirkliche Abkürzungen per Tastenkombination oder den Funktionstasten F1 - F12. Das Angebot variiert zwischen den einzelnen Formularmasken, so dass die folgende Liste nach Formularmasken sortierte Shortcuts bietet. Aber zunächst die wichtigsten Funktionen, die Sie in allen Formularmasken finden:

Schaltflächen der Symbolleiste am oberen Rand der Formularmasken (horizontale Leiste)

Diese Schaltflächen sind beinahe alle auch über das Menü bzw. über die Funktionstaste zu bedienen.

Schaltfläche	Menüpunkt	Tastenkombination
	Datensatz - neu	Alt + t + u oder F2
	Datensatz - suchen	Alt + t + s oder F9
	Datensatz speichern	Alt + t + p oder F3
	Bearbeiten - Kopieren	Alt + b+ k oder Strg + Einfg
	Datensatz - Löschen	Alt + t + c
	Suche - Ergebnismenge	Alt + u + e
	Hilfe-Kontexthilfe	Alt + h + k oder F1
	Datensatz - Erster,	Alt + t + e oder F5
	Vorheriger,	Alt + t + v oder F6
	Nächster,	Alt + t + n oder F7
	Letzter	Alt + t + l oder F8

Hier finden Sie Tastenkombinationen, die Ihnen in allen Formularmasken zur Verfügung stehen.

Menüpunkt in der Menüleiste	Menüpunkt	Tastenkombination
Bearbeiten	Rückgängig machen	ALT + Backspace
	Ausschneiden	Umschalt + Entf
	Kopieren	Strg + Einfg
	Löschen	Entf
	Zeile einfügen	Strg + E
	Zeile löschen	Strg + L
Hilfe	Index	Umschalt + 1
	Kontexthilfe	F1

Tastenkombinationen und zusätzliche Menüpunkte in den einzelnen Formularmasken

Die folgenden Tastenkombinationen stehen nur in den in der ersten Spalte genannten Formularmasken zur Verfügung. Des Weiteren existieren für die genannten Formularmasken noch die in der Spalte Menü aufgeführten besonderen Menüpunkte. Ausnahme: Eintragungen unter dem Menüpunkt Extras. Diese sind in jeder Maske grundsätzlich anders. Die Masken sind in der gleichen Reihenfolge aufgelistet wie unter dem Menüpunkt Formular - Aufrufen. In den nicht genannten Masken sind keine zusätzlichen Menüpunkte vorhanden.

Formularmaske	Menü	Tastenkombination
Teilnehmer	Suche - Firma Suchen	Strg + F
Partner eines Teilnehmers	Suche - Partner	Strg + D
	Suche - Teilnehmer	Strg + K
Dozenten	Suche - Firma	Strg + F
	Bearbeiten - Überprüfen Dozentennummern
Veranstaltungsräume	Suche - Veranstaltungsstätte suchen	Strg + V
Kurse	Datei - Journale	ALT + D + J
	Datei - Statistiken	ALT + D + S
	Datei - Listen	ALT + D + I
Dozenten einem Kurs zuordnen	Datei - Vertrag Suche - Dozenten	Strg + D
	Suche - Kurse	Strg + K
	Datensatz - Dozent bearbeiten	Strg + L
	Datensatz - Kurs bearbeiten	Strg + R
Räume einem Kurs zuordnen	Suche - Räume	Strg + R
	Suche - Kurse	Strg + K
Anmeldung	Datei - Rechnung
	Datei - neuer Teilnehmer	Umschalt + Strg + T
	Datei - neuer Kurs	Umschalt + Strg + K
	Suche - erweiterte Suchkriterien
	Suche - Teilnehmer	Strg + T
	Suche - Kurse	Strg + K
	Datensatz - Teilnehmer bearbeiten	Strg + L
	Datensatz - Kurs bearbeiten	Strg + R
Anmeldung (Pauschal)	Suche - Kurse	Strg + K
Rechnungsdruck	Datei - Neu Firma	Umschalt + Strg + F
	Datei - Neu Teilnehmer	Umschalt + Strg + T
	Datei - Neu Kurs (Einzel)	Umschalt + Strg + K
	Datei - Neu Rechnung	Umschalt + Strg + R
	Datei - Neu Kurs (Sammel)	Umschalt + Strg + K
	Suche - Firma	Strg + F
	Suche - Teilnehmer	Strg + T
	Suche - Kurs (Einzel)	Strg + K
	Suche - Rechnung	Strg + R
	Suche - Kurs (Sammel)	Strg + K
Honorarvertragsdruck	Datei - Neu Firma	Umschalt + Strg + F
	Datei - Neu Dozenten	Umschalt + Strg + D
	Datei - Neu Kurs (Einzel)	Umschalt + Strg + K
	Datei - Neu Kurs (Sammel)	Umschalt + Strg + K
	Datei - Neu Honorarvertrag	Umschalt + Strg + H
	Suche - Firma	Strg + F
	Suche - Dozenten	Strg + D
	Suche - Kurs (Einzel)	Strg + K
	Suche - Kurs (Sammel)	Strg + K
	Suche - Honorarvertrag	Strg + H

13.14 Änderungsnachverfolgung

Die Änderungsnachverfolgung ist ein kostenpfichtiges Zusatzmodul im itm:MANAGER, das nur mit entsprechender Freischaltung durch den Systemadministrator aktiviert und benutzt werden kann.

Mit der Änderungsnachverfolgung können Sie sämtliche Bereiche wie Stammdaten, Kursdaten oder auch Bewegungsdaten nachverfolgen.
Im itm:MANAGER wird mitprotokolliert, Wann, Was und von Wem Änderungen an einem Datensatz vorgenommen wurden.

Nach aktiver Freischaltung durch den Systemadministrator, können Sie die Einstellungen der Änderungsnachverfolgung über Optionen -> Systemeinstellungen öffnen.

Abbildung: Systemeinstellungen - Änderungsnachverfolgung

Die Maske ist in verschiedenen Bereichen aufgeteilt.
Hier können Sie in den jeweiligen Bereichen selbst entscheiden, was Sie nachverfolgen möchten.

1. Stammdaten:
Der Bereich Stammdaten umfasst sämtliche Felder in den Bereichen Adressen, Räume, Bankkonten, Kommunikation (weitere Felder). Mit Adressen sind Teilnehmer, Dozenten, Firmen, Veranstaltungsstätten und Daten des Veranstalters gemeint.

2. Kursdaten:
Hier dreht sich alles um die Kurs-Maske. Alle Stammdaten des Kurses sowie die Web-Lasche und geplante Gebühren, geplante Honorare können durch aktivieren nachverfolgt werden.

3. Bewegungsdaten:
Mit Bewegungsdaten sind die Menüpunkte Anmeldung, Dozentenzuordnung und Raumzuordnung gemeint. Alle Änderungen durch einen Benutzer werden in diesen Bereichen mitprotokolliert.

4. Anmerkungen:
Achten Sie hier bitte auf den Hinweis, dass sich die Aktivierung der Änderungsnachverfolgung im itm:MANAGER negativ auf die Arbeitsgeschwindigkeit auswirken kann.
Deshalb ist es ratsam, angemessene Ressourcen für den Datenbank-Server bereitzustellen.

5. Speichern:
Durch den Klick über den Button Speichern, speichern Sie Ihre Einstellungen und können die Maske verlassen. Die von Ihnen aktivierten Bereiche werden ab sofort protokolliert und nachverfolgt.
Nachdem die Systemeinstellungen für die Änderungsnachverfolgung durch den Systemadministrator im itm:MANAGER hinterlegt worden sind, können Sie die Änderungsnachverfolgung in den Stammdaten, Kursdaten oder auch in den Bewegungsdaten zurückverfolgen.

Die Protokollierung rufen Sie in den einzelnen Masken über den grauen Balken am unteren Maskenrand per Mausklick auf.

Beispiele:

Dozentenmaske - Änderung des Vornamens:

Teilnehmermaske - Änderung der Straße:

Kursmaske - Änderung in der Lasche "Web":

Anmeldemaske - Neue Anmeldung zugeordnet: