12. Daten-Operationen

Die Maske Daten-Operationen hält unterschiedliche Funktionen bereit, die gleichzeitig für viele Kurse - z.B. ein gesamtes Semester - durchgeführt werden können. Sie öffnen den Bereich "Daten-Operationen" über die Menüleiste Formular - Verwaltung - Daten-Operationen.

12.1 Web-Freigabe

Über die Lasche "Web-Freigabe" können die Werte zur Steuerung der Web-Freigabe für eine beliebige Auswahl an Kursen gesetzt werden.

Abbildung: Web-Freigabe per Daten-Operationen: Auswahl der Kurse

Im oberen Bereich der Maske können die gewünschten Kurse ausgewählt werden. Dabei kann nach diversen Feldern aus der Kurs-Maske, z.B. Periode, Kursnummer, Kategorie, usw. gefiltert werden.

Auf der linken Seite können die gewünschten Werte für die Freigabe eingestellt werden. Die Checkboxen vor "Im Internet anzeigen", "Im Internet buchbar" sowie die "von" und "bis" können dabei drei Werte annehmen:

• Angehakt: Werte übernehmen und in Datenbank speichern
• Punkt: Bisherigen Wert beibehalten
• Leer: Wert wird in Datenbank geleert

Die Checkbox "bisherige Webfreigaben entfernen" muss dabei mit Vorsicht behandelt werden. Wenn diese Option aktiviert wird, wird die Freigabe für alle Kurse der itm:MANAGER-Datenbank zuerst entfernt, bevor die gewünschten Änderungen durchgeführt werden. Auf diese Weise können bspw. die Kurse aller alten Semester direkt von der Homepage entfernt werden. Falls auf der Homepage allerdings ein fließender Übergang vom alten in das neue Semester gewünscht ist, oder zumindest einige Kurse des alten Semester weiterhin auf der Homepage erscheinen sollen, sollte diese Option nicht aktiviert werden.

Nach Eingabe der gewünschten Einstellungen kann über den Button "Hinzufügen" in die nächste Ansicht gewechselt werden, in der die gewünschten Änderungen noch einmal zusammengefasst werden:

Abbildung: Web-Freigabe per Daten-Operationen: Zusammenfassung der geplanten Änderungen

Die geplanten Änderungen könnte über die Schaltfläche "Ausführen" angestoßen werden. Dabei werden die einzelnen Punkte der Liste von oben nach unten hintereinander ausgeführt.

Achtung: Diese Operation überschreibt die manuell in der Kursmaske erfassten Werte. Bitte stellen Sie sicher, dass die Selektion wirklich nur die gewünschten Kurse betrifft.

Mehrfache Selektion

Die Selektion kann mehrfach hintereinander mit unterschiedlichen Freigabe-Optionen durchgeführt werden. Auf diese Weise können in einem zweiten oder dritten Lauf Ausnahmen definiert werden, um bspw. bestimmte Kursbereiche auf "Nicht buchbar" zu setzen:

Beispiel: Alle Kurse außer 04er-Bereich buchbar schalten.

Selektion:

• Erste Selektion über gesamte Periode mit Sichtbar = true und Buchbar=true
• Zweite Selektion über Periode mit Einschränkung der Kursnummer ("beginnt mit 4") mit Sichtbar = true und Buchbar=false

Ergebnis:

• Alle Kurse der Periode sind sichtbar und buchbar.
• Die Kurse im 4er-Bereich sind zwar sichtbar, aber nicht buchbar.

12.2 Kurs-Kopie

Die Massen-Kopie erlaubt es, die Kurse einer gesamten Periode zu kopieren. Dies kann insbesondere zu Beginn der Kursplanungsphase von Vorteil sein.

Abbildung: Kurs-Kopie per Daten-Operationen - Auswahl

Ähnlich wie bei der Kurs-Kopie in der Kurs-Maske (für einen einzelnen Datensatz) müssen die gewünschten Optionen (Bsp.: Welche Bereiche des Kurses sollen übernommen werden?) sowie die Ziel-Periode ausgewählt werden.

Abbildung: Kurs-Kopie per Daten-Operationen - Optionen

Achtung: Die Periode muss bereits im itm:MANAGER in den Auswahllisten hinterlegt sein.

Die Kurs-Nummer erhält außerdem einen Anhang, damit die Kurse für eine anschließende manuelle Bearbeitung in der Kursmaske einfach über die Suche - z.B. mit Kursnummer = %_K - gefunden werden können.

12.3 Diverses

In der Lasche "Diverses" finden Sie einige Funktionen zur "Datenbank-Wartung" sowie den Punkt "BIC tauschen".

Abbildung: Diverses

BIC tauschen

Diese Funktion ermöglicht es, im Falle der Änderung einer häufig genutzten BIC, alle Bankkonten in der itm:MANAGER-Datenbank zu aktualisieren. Dieses kommt meistens dann vor, wenn die Zweigstelle einer Bank die BIC der Hauptgeschäftsstelle übernimmt.

Datenbank-Wartung

Anmeldezahlen aktualisieren

Im Laufe der Zeit kann es in Einzelfällen zu Abweichungen zwischen der tatsächlichen Anzahl der Anmeldungen und dem zusätzlichen Summenfeld KURS.TN_IST in der itm:MANAGER-Datenbank kommen.

Abbildung: Diverses

Diese Abweichungen stellen keine Beeinträchtigungen für die tägliche Arbeit im itm:MANAGER dar. Allerdings können einige Listen oder Serienbriefe auf dieses Feld zugreifen. Sollten sich also in einem Serienbrief Abweichungen zwischen diesem Zählerfeld und der tatsächlichen Anzahl der Anmeldungen ergeben, kann über diese Funktion eine Neuberechnung der Anmeldezahlen über die gesamte Datenbank ausgelöst werden.

Achtung: Dieser Vorgang kann - abhängig von der Datenbank-Größe - einige Minuten dauern.

Temporäre Tabellen löschen

Diese Funktion löscht temporäre Tabellen, die aufgrund von Abbrüchen oder Fehlern während des Listendrucks nicht gelöscht werden konnten und auf Datenbank-Seite nur unnötigen Ballast darstellen.

Alter und Altersgruppen neu berechnen

Die Funktion löst eine Neuberechnung des Alters und der Altersgruppen für alle Stammdatensätze (Teilnehmer, Dozenten, Adressen) aus.

Diese Funktion kann ebenfalls in den Stammdaten-Masken über "Menü->Extras->Alter anpassen" durchgeführt werden.

Soll-, Ist- und Restbeträge neu berechnen

Diese Funktion berechnet die Saldobeträge der Anmeldungen (SOLL, IST, REST) aus den einzelnen Gebührendatensätzen der Anmeldungen neu.

Anmerkung: Der Vorgang kann je nach Datenbankgröße einen Moment dauern.

Indizes neu organisieren

Diese Funktion führt eine Datenbank-interne Wartungsfunktion durch, welche die allg. Arbeitsgeschwindigkeit im itm:MANAGER erhöhen kann.

Anmerkung: Der zur Verbindung mit dem SQL-Server genutzte Login benötigt die Mitgliedschaft in der sysadmin-Rolle, um diese Funktion ausführen zu können.

Stammdaten ohne Aktiv-Kennung füllen

Diese Funktion füllt alte Adressen-Datensätze auf, die keinen Eintrag im Aktiv-Feld besitzen. Wahlweise können die leeren Felder mit der Option "aktiv" oder "nicht aktiv" aufgefüllt werden.

12.4 Anonymisierung

Über die Funktion "Anonymisierung" können alte Datensätze in der LISSY.Net-Datenbank anonymisiert werden. Während in den normalen Stammdatenmasken (Teilnehmende, Dozierende, Adressen) dieser Vorgang über das Löschen-Symbol nur für den gerade ausgewählten Datensatz durchgeführt werden kann, können hier viele Datensätze in einem Lauf anonymisiert werden.

Abbildung: Anonymisierung

Der Ausdruck "Anonymisierung" bedeutet in diesem Kontext:

• Die Inhalte von Datenfeldern werden unkenntlich gemacht, indem die Felder mit *** überschrieben werden.
• Für statistische Zwecke bleiben die Angaben wie Geschlecht oder Altersgruppe erhalten.
• Der Datensatz kann von normalen itm:MANAGER-Benutzer(inne)n nicht mehr eingesehen werden. Nur User, die der Gruppe DSGVO angehören, wie z.B. der System-Admin, können auf diese Datensätze zugreifen.

Selektionskriterien

Die zu anonymisierenden Datensätze können über folgende Suchkriterien gesammelt werden:

• keine Gesamt-Aktivität seit: Prüft, ob im angegebenen Zeitraum keine Anmeldungen, Dozentenzuordnungen, Konto- oder Rechnungsdruckaktivität vorliegt
• keine Kontoaktivität: Prüft, ob im angegebenen Zeitraum keine Kontoaktivität vorliegt
• keine Rechnungsdruckaktivität: Prüft, ob im angegebenen Zeitraum keine Rechnungsdruckaktivität vorliegt
• keine Anmeldungen: Prüft, ob im angegebenen Zeitraum keine Anmeldungen vorliegen
• keine Kursleitung: Prüft, ob im angegebenen Zeitraum keine Kursleitungen vorliegen
• Adressen-Typ: Schränkt Suche auf Teilnehmende oder Dozierende ein

Optionen

In den Optionen auf der linken Seite wird gesteuert, welche Teile des Datensatzes anonymisiert werden sollen. Auf diese Weise können z. B. bei Datensätzen, die in den letzten 3 Jahren nicht aktiv waren, die Bankdaten anonymisiert werden.

Beispiel A: Adress-Daten ohne Aktivität innerhalb der letzten 10 Jahre vollständig anonymisieren

Abbildung: Beispiel für Anonymisierung

Selektionskriterien:

• keine (Gesamt-)-Aktivität innerhalb der letzten 10 Jahre UND
• keine Änderung an Stammdatensatz innerhalb der letzten 6 Monate

-> Die Datensätze werden vollständig anonymisiert (alle Optionen).

Beispiel B: Bankkonten ohne Aktivität seit 3 Jahren anonymisieren

Abbildung: Beispiel für Anonymisierung

Selektionskriterien:

• keine Konto-Aktivität innerhalb der letzten drei Jahre UND
• keine Anmeldung im letzten Jahr

-> Es werden ausschließlich die Bankdaten der ausgewählten Adressen anonymisiert. Die übrigen Personen-Daten bleiben erhalten.