05.Teilnehmer anmelden

Die Maske wird entweder über das Symbol in der Hauptsymbolleiste oder über die Menüleiste aufgerufen.

Abbildung 61: Anmeldemaske

Die Anmeldemaske besteht aus drei Bereichen:

Teilnehmer

In diesem Bereich können Sie die Daten eines Teilnehmenden eingeben. Suchen Sie bitte zunächst, ob der anzumeldende Teilnehmende bereits in der Datenbank existiert, indem Sie in dem Teilbereich nach dem Teilnehmenden suchen. Dies hilft, doppelte Einträge in der Datenbank zu verhindern.

Ist der Teilnehmende noch nicht vorhanden, können Sie ihn direkt in dieser Maske erzeugen, indem Sie die Einträge mit dem Diskettensymbol des Teilbereichs speichern. Der Teilnehmende ist nun in der Datenbank angelegt und kann in Zukunft in der Maske Teilnehmer weiter bearbeitet werden.

Kurs

In diesem Bereich wird der Kurs ausgewählt, an den der Teilnehmende angemeldet werden soll.

Anmeldung

In diesem Bereich können Sie die Daten zur Anmeldung wie Anmeldestatus und -datum, Zahlform und -plan u. a. eingeben. Daneben ist eine Übersicht über den Stand der Zahlungen gegeben.

5.1 Einen Teilnehmer anmelden

Teilnehmer suchen und erfassen

Geben Sie zunächst den Nachnamen (bei schwieriger Schreibweise evtl. auch nur Teile davon) des Teilnehmenden im Feld Name ein. Starten Sie dann die Suche nach dem Teilnehmer entweder über das Lupensymbol im Teilbereich oder über die Tastenkombination Strg + T (entspricht dem Menüpunkt Suche - Teilnehmer und erspart zudem den Griff zur Maus). Achtung, falls Sie den Namen eingeben und auf die Schaltfläche Suchen in der oberen horizontalen Leiste klicken (oder F9 wählen), suchen Sie nicht nach allen Teilnehmern des Namens, sondern nach allen Anmeldungen, deren Teilnehmer diesen Namen besitzen.

Tipp: Auch wenn Ihnen das Suchen zunächst ungewohnt oder gar lästig vorkommt, Strg + T zu drücken bedeutet weniger Arbeit, als sämtliche Teilnehmendendaten neu zu erfassen, nur um beim Speichern feststellen zu müssen, dass der Teilnehmende bereits existiert. Oder es geschieht, dass der Datensatz eines Teilnehmenden aufgrund eines einzigen unterschiedlichen Eintrags - beispielsweise im Feld Info - doppelt erfasst und später mühselig wieder gelöscht werden muss. Besser ist es, den Nachnamen einzutippen und die Suche zu starten. Vorsicht ist geboten bei sehr häufig vorkommenden Nachnamen. Geben Sie in diesem Fall zusätzlich den Vornamen oder zumindest Teile davon ein, um die Liste der Treffermenge möglichst kurz zu halten.

Wird der Teilnehmende gefunden, werden dessen Daten in die entsprechenden Felder eingelesen. Gibt es mehrere bereits vorhandenen Teilnehmende dieses Namens, erhalten Sie eine Liste, aus der Sie per Doppelklick die gewünschte Person in Ihre Anmeldemaske übernehmen.

Existiert der Teilnehmer noch nicht, können Sie ihn an dieser Stelle neu erfassen, bzw. bei etwaig durchgeführtem Wohnungswechsel die Adresse korrigieren. Wollen Sie jedoch Teilnehmendendaten ändern, die nicht in der Anmeldemaske erscheinen (beispielsweise eines der Zusatzfelder), so sind diese Änderungen nur in der Teilnehmendenmaske möglich. Wechseln Sie dazu mit der Tonne dorthin, nehmen die Änderungen vor, speichern und schließen Sie die Teilnehmendenmaske wieder. Die Änderungen sind nun gespeichert und Sie gelangen automatisch wieder in die Anmeldemaske.

Eine nicht ohne Weiteres erkennbare Eingabemöglichkeit besteht im Feld "Grp.". Dort lässt sich zusätzlich zu der Altersgruppe des Teilnehmers auch sein Geburtsdatum eintragen. Wird ein Datum in das Feld eingetragen, wird es automatisch mit der zu dem Geburtsdatum gehörigen Altersgruppe gefüllt. Wird der Teilnehmer jetzt gespeichert, so wird auch das eingetragene Geburtsdatum in den Teilnehmendendatensatz übernommen.

Abbildung: Eingabe eines Datums

Kurs suchen

Achten Sie darauf, dass, bevor die Suche gestartet wird, die Periode, unter der der Kurs erfasst wurde, eingetragen ist. Nur dann können Sie den gesuchten Kurs tatsächlich finden. Ihre Systemverwaltung kann das Semester, mit dem Sie am meisten arbeiten, voreinstellen und, wenn gewünscht, auch täglich verändern.

Geben Sie im Kursteil ein Suchkriterium an, wie beispielsweise die Kursnummer oder den Kurstitel, und starten Sie die Suche über das Lupensymbol im Teilbereich Kurs oder über die Tastenkombination Strg + K (entspricht dem Menüpunkt Suche - Kurse, auch in diesem Fall ist kein zusätzlicher Mausklick notwendig). Achtung! Falls Sie die Kursnummer eingeben und auf das Symbol Suchen (F9) in der oberen horizontalen Leiste klicken, suchen Sie nicht nach allen Kursen unter dieser Kursnummer, sondern nach allen Anmeldungen.

Die Kursdaten werden direkt eingelesen. Bei nicht eindeutigem Suchkriterium erhalten Sie wiederum eine Auswahlliste mit allen in Frage kommenden Kursen, aus der Sie per Doppelklick den gewünschten Kurs übernehmen. Die im Teilbereich Kurs angezeigte Gebühr entspricht der geplanten Kursgebühr, aber nicht unbedingt der vom Teilnehmenden zu entrichtenden, individuellen Gebühr (z.B. bei Ermäßigung). Eine Neuerfassung oder Änderung von Kursdaten ist im Gegensatz zu den Teilnehmerdaten an dieser Stelle nicht möglich.

Teilnehmende zum Kurs anmelden

Bevor Sie einen Teilnehmenden anmelden, beachten Sie bitte die zweite Spalte im Anmeldebereich. Dort geben Sie an, welche Zahlform (Abbuchung, Überweisung, Barzahlung, Scheckzahlung) der Teilnehmende wünscht und ob er zu einer Ermäßigungsgruppe gehört. Wurde in der Teilnehmendenmaske eine Ermäßigungsgruppe erfasst, deren Zeitraum innerhalb der des Kurses liegt, wird vor der Anmeldung die Option geboten, die Ermäßigungsgruppe des Teilnehmenden in die Anmeldemaske zu übernehmen. Das Übernehmen der Ermäßigungsgruppe des Teilnehmenden kann auch forciert werden, indem eine entsprechende Schaltfläche neben dem Feld "Ermäß.Grp" betätigt wird.

Haben Sie eine falsche Zahlform angegeben oder bringt der Teilnehmende erst nachträglich seine Bescheinigung für eine entsprechende Ermäßigung, ist eine Änderung möglich, indem Sie die Daten anpassen und auf das Speicher - Symbol klicken. Die bisher berechneten Gebühren werden automatisch angepasst und es ist kein weiterer Arbeitsaufwand für Sie nötig.

Zahlsperre: Für alle Teilnehmenden mit der Zahlform Abbuchung haben Sie hier wieder die Möglichkeit, eine Zahlsperre zu setzen. Dem Teilnehmenden werden die Gebühren für diesen Kurs dann nicht belastet, sofern auch beim Datenträgeraustausch das Häkchen gesetzt ist, dass die Zahlsperre berücksichtigt werden soll.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden in der rechten unteren Ecke der Maske oder nutzen Sie die Tastenkombination Alt + a, um den Teilnehmenden anzumelden. Im Feld Status wird automatisch "Angemeldet" eingetragen, als Anmeldedatum das aktuelle Tagesdatum gesetzt und die Gesamtgebühren des Teilnehmenden werden rechts daneben angezeigt (Sollbetrag, Istbetrag, Restbetrag).

Im Kursbereich wird zudem die Anzahl der angemeldeten Teilnehmenden um einen Teilnehmenden erhöht. Führen Sie eine Anmeldung auf einen Kurs durch, der den Status abgesagt oder ausgefallen besitzt, so lässt das Programm eine solche Anmeldung zu, Sie erhalten aber einen Warnhinweis.

Individuelle Kursgebühren erstellen

Nach der Anmeldung eines Teilnehmenden werden zunächst die geplanten Kursgebühren aus der Kursmaske in die Anmeldung übernommen. (Die geplanten Kursgebühren der Kursmaske funktionieren prinzipiell wie eine Vorlage.)

itm:MANAGER gibt Ihnen aber die Möglichkeit, beliebige Änderungen an den Gebühren eines Teilnehmenden vorzunehmen.

Über die Schaltfläche Finanzen (Tresor) öffnen Sie die Maske mit den Gebühren Ihres aktuellen Teilnehmenden. Hier erkennen Sie, wie sich die Gesamtgebühr zusammensetzt. Auf der linken Registerkarte werden die geplanten Gebühren zusammen mit einer Zusammenstellung der geplanten Zahlungen angezeigt, auf der rechten die gezahlten Gebühren. Es können weitere Gebühren (geplant oder gezahlt) erfasst und die bereits zugeordneten bearbeitet oder gelöscht werden. Mit den Schaltflächen am unteren Maskenrand öffnen Sie die entsprechenden Untermasken.

Geplante Gebühren

Die geplanten Gebühren werden beim Durchführen einer Anmeldung aus den geplanten Kursgebühren der Kursmaske übernommen. In der Regel werden dort die z.B. von der Anzahl der Unterrichtsstunden abhängigen Kursgebühren zusammen mit zusätzlichen Aufschlägen (z.B. Material- oder Lehrmittelkosten) erfasst.

Abbildung 62: Geplante Gebühren (Anmeldung)

In der Anmeldemaske können die aus der Kursmaske übernommenen Gebühren weiter bearbeitet werden. Bestehende Gebührendatensätze können einfach ausgewählt und - sofern noch kein Rechnungsdruck oder eine Zahlung erfolgt ist - über die Schaltfläche „Gebühren bearbeiten" modifiziert werden:

Abbildung 63: Gebühr in Anmeldemaske bearbeiten

Die Schaltfläche „Gebühren generieren" setzt die geplanten Gebühren auf den in der Kursmaske erfassten Standard zurück.

Gezahlte Gebühren

Abbildung 64: Gezahlte Gebühren (Anmeldung)

Die Lasche „Gezahlte Gebühren" zeigt alle bislang erfolgten Zahlungseingänge für diese Anmeldung inklusive detaillierter Informationen an.

Zahlform "Spende"

Das Auswählen einer der Standard-Zahlform Spende wurde im itm:MANAGER integriert. Sie finden dazu ebenfalls eine Journal-Liste in der Listenverwaltung.

Abbildung: Erfassung von Zahlungseingang "Spende"

Kontostand abrufen

Über den Menüpunkt Extras - Konten kann wahlweise das Teilnehmenden- oder Kurs-Konto abgerufen werden. Sie sehen beim Teilnehmenden nicht nur die Gebühren für den aktuellen Kurs, sondern die Summe aller bei diesem Teilnehmenden aufgelaufenen Gebühren und den noch offenen Restbetrag. Für den Kurs wird dargestellt, wie viel Gebühren insgesamt eingenommen werden sollen und welche Summe davon noch offen ist.

Ermäßigungen erfassen

Das Erfassen einer Ermäßigung der Kursgebühr erfolgt über die Auswahl einer Ermäßigungsgruppe im unteren Bereich der Anmeldemaske. Je nach Art der Ermäßigung werden entweder alle geplanten Gebühren um einen bestimmten Prozentsatz reduziert oder eine Ermäßigung um einen absoluten Betrag hinzugefügt (von der Ermäßigung ausgeschlossene Ertragsarten werden natürlich nicht berücksichtigt).

Abbildung: Auswahl der Ermäßigungsgruppe

Ermäßigungsgruppen können über Optionen - Ermäßigungsgruppen (Teilnehmer) erfasst werden. Die Konfiguration der Ertragsarten erfolgt über Optionen - Ertragsarten. Absolute Ermäßigungen werden pro Ertragsart erfasst.

Gebühr/Zahlung stornieren

Ein Sonderfall sind die nicht zustande gekommenen Abbuchungen einzelner Teilnehmender (z.B. durch eine fehlerhafte Bankverbindung). In diesem Fall suchen Sie den entsprechenden Teilnehmenden und den dazugehörigen Kurs in der Anmeldemaske und wählen im Tresor unter den geplanten Gebühren den entsprechenden Betrag aus. Klicken Sie dann rechts unten auf die Schaltfläche Gebühren stornieren, wählen die Option Zugehörige Zahlung stornieren aus und itm:MANAGER korrigiert automatisch die gezahlten Gebühren und der Teilnehmende kann nach der Korrektur der Bankdaten beim nächsten Abbuchungslauf erneut verrechnet werden.

Abbildung: Gebühr stornieren

Weitere Optionen: - Gebühr stornieren => Rückzahlung: Soll ein bereits gezahlter Teil der Kursgebühren zurückerstattet oder geändert werden, kann diese Option genutzt werden, um eine Rückzahlung/Korrekturgebühr zu generieren. - Rechnungs-Nr. zurücksetzen: Falls der INI-Eintrag Abgerechnete Gebühren bearbeiten aktiv ist, kann mit dieser Option in Notfällen die Rechnungsnummer entfernt (und somit die Ausgabe auf einer Korrekturrechnung ohne separate Stornierung ermöglicht) werden.

Rechnungen drucken

Rechnungen können entweder für einen einzeln Teilnehmenden (genauer gesagt für eine Anmeldung) aus der Formularmaske Anmeldung heraus oder für mehrere Teilnehmende gleichzeitig aus der Formularmaske Rechnungsdruck gedruckt werden. Letzteres wird in Kapitel Rechnungen und Honorarverträge drucken näher beschrieben.

Möchten Sie für den Teilnehmenden, den Sie eben angemeldet haben, sofort eine Rechnung erstellen, klicken Sie in der Anmeldemaske auf das Druckersymbol rechts unten in der rechten Symbolleiste.

Abbildung 65: Rechnungsdruck - Formular auswählen

Im oberen Feld wird automatisch eine Rechnungsnummer vergeben (der Aufbau dieser Rechnungsnummer kann von Ihrer Systemverwaltung angepasst werden). Wählen Sie in der darunterliegenden Combobox das gewünschte Rechnungsformular aus und starten Sie den Rechnungsdruck über die Schaltfläche mit dem Drucker. Alternativ kann mit dem Lupensymbol die Rechnung als Vorschau betrachtet oder mit dem Diskettensymbol gespeichert werden. Mit dem roten Kreuz verlassen Sie die Maske ohne weitere Konsequenzen.

Anmeldung von Teilnehmern über eine Firma

Neben der Registerkarte Einzelanmeldung finden Sie eine weitere Registerkarte für die Einzelanmeldung eines Teilnehmenden über dessen Firma. Wenn eine Firma einen oder mehrere Teilnehmende zu Kursen anmeldet und dabei Rechnungsempfänger sein soll, tragen Sie die Anmeldung hier ein.

Sie müssen allerdings zunächst die Stammdaten der Person als auch der Firma erfasst und einander zugeordnet haben. Daraufhin können Sie in der Anmeldemaske die Registerkarte Einzelanmeldung Firma wählen. Es empfiehlt sich, als Suchkriterien auch Teile des Firmennamens einzugeben. Sie können dann schnell kontrollieren, ob eine korrekte Zuweisung des Teilnehmers zur Firma bereits stattgefunden hat.

Das Wichtigste an dieser Stelle ist der Eintrag des Debitors in der Rubrik Anmeldung unten links auf der Maske. Als Standard ist hier der Teilnehmer als Debitor vorgegeben. In der Combo-Box können Sie aber auch die Firma als Debitor wählen. Nur wenn dies erfolgt, wird z.B. die Rechnung automatisch an die Firma adressiert und bei einem Lastschriftverfahren der Betrag vom Konto der Firma abgebucht.

Weitere Anmeldungen durchführen

Weitere Teilnehmende zum gleichen Kurs anmelden

Möchten Sie zum aktuellen Kurs einen weiteren Teilnehmenden anmelden, klicken Sie im Bereich Teilnehmer auf die Schaltfläche Neu oder wählen Sie den Menüpunkt Datei - Neuer Teilnehmer oder benutzen Sie die Tastenkombination Umschalt + Strg + T. Es werden nur die Teilnehmer- und Anmeldefelder geleert, der Kurs bleibt bestehen und Sie können den nächsten Teilnehmenden zum gleichen Kurs auswählen.

Den gleichen Teilnehmenden zu einem weiteren Kurs anmelden

Hier erfolgt die gleiche Aktion wie oben, nur umgekehrt. Mit Neu oder Datei - Neuer Kurs oder Umschalt + Strg + K diesmal die Anmelde- und Kursdaten leeren und den nächsten Kurs für den gleichen Teilnehmenden aussuchen.

Einen neuen Teilnehmenden zu einem neuen Kurs anmelden

In diesem Fall brauchen Sie wieder eine ganz leere Maske. Diese bekommen Sie über einen Klick auf die Schaltfläche Neu am oberen Maskenrand oder Datei - Neu oder die Funktionstaste F2.

Warteliste

Setzen Sie die Personen, die sich nach Erreichen der maximalen Teilnehmendenzahl anmelden möchten, auf die Warteliste (falls kein freier Kursplatz mehr existiert, weist das Programm Sie automatisch darauf hin), indem Sie wie bei der normalen Anmeldung vorgehen, dann aber die Schaltfläche Warteliste betätigen. Das Anmeldedatum wird gesetzt und der Teilnehmende erhält den Status Warteliste. Wird durch eine Absage ein Platz im Kurs frei, genügt ein Anklicken der Schaltfläche Anmelden und der Teilnehmer wird von der Warteliste in den Kurs übernommen und erhält den Status Angemeldet. Sie können auch vor Erreichen der Maximalteilnehmendenzahl Personen explizit auf die Warteliste setzen, z.B. wenn Sie telefonische Anmeldungen bis zum Eingang der schriftlichen Unterlagen vormerken möchten.

Interessentenliste

Hier erfassen Sie Personen, die am Kurs lediglich interessiert sind, aber noch keine konkrete Teilnahmeabsicht geäußert haben. Diese können Sie in der Textverarbeitung entsprechend selektieren, um durch das Zusenden von Werbematerialien oder auf anderen Wegen zur Teilnahme an dem Kurs zu bewegen.

5.2 Teilnehmende umbuchen

Hat sich ein Teilnehmender für einen anderen Kurs entschieden oder möchten Sie ihn von der Warteliste nehmen und in einem Parallelkurs anmelden, können Sie ihn dorthin in einem Arbeitsschritt umbuchen. Öffnen Sie über den Menüpunkt Extras - Umbuchen die entsprechende Maske und geben Sie Periode und Kursnummer des neuen Kurses an. Kreuzen Sie an, ob Sie die gezahlten Gebühren, die Ermäßigungsgruppe und die Zahlform mit in den neuen Kurs übernehmen möchten und bestätigen Sie mit OK. Der Teilnehmende wird im alten Kurs abgemeldet und im neuen Kurs angemeldet. Auf Ihrem Bildschirm sehen Sie daraufhin die Anmeldung zum neuen Kurs und in der Info-Zeile der Rubrik Anmeldung erscheint der Text, der Teilnehmende sei umgebucht von „Periode / Kursnr.", damit Sie die Umbuchung jederzeit zurückverfolgen können.

5.3 Teilnehmer abmelden

Rechts neben den Schaltflächen zur Anmeldung der Teilnehmenden oder zur Aufnahme in die Warte- bzw. Interessentenliste finden Sie die jeweiligen Entsprechungen zur Abmeldung.

1. Wählen Sie zunächst einen Abmeldegrund aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abmelden, Warteliste abmelden oder Interessenten abmelden, je nachdem ob Ihr Teilnehmender als Status Angemeldet, Warteliste oder Interessentenliste hat.
3. Der Status ändert sich entsprechend, das Abmeldedatum wird eingesetzt (aktuelles Tagesdatum) und alle nicht von der Gegenbuchung ausgeschlossenen Gebühren werden zurückgesetzt. Eine Abmeldung ohne Angabe eines Abmeldegrunds ist nicht möglich. itm:MANAGER bringt dann eine entsprechende Meldung. Die Abmeldegründe sind unter dem Menüpunkt Optionen - Comboboxenverwaltung hinterlegt.

5.4 Pauschalanmeldung

Die zweite mögliche Form der Anmeldung ist die der Pauschalanmeldung. Öffnen Sie dazu die entsprechende Maske über den Menüpunkt Formular - Aufrufen - Anmeldung (Pauschal) oder per Rechtsklick auf das Anmeldesymbol. Um eine Pauschalanmeldung durchführen zu können, muss die Pauschalanmeldung als Anmeldeform in dem Kurs eingestellt sein (siehe Kapitel Kurs erstellen).

Abbildung 66: Maske Pauschalanmeldung

Suchen Sie im rechten Maskenteil den gewünschten Kurs aus. Es werden automatisch nur die Kurse angezeigt, bei denen die Pauschalanmeldung als Anmeldeform festgelegt wurde. Geben Sie dann die Teilnehmendenzahlen und bei Bedarf deren Aufteilung in männlich, weiblich, divers, unbekannt sowie die Anzahl der Kinder) ein, falls notwendig auch die Untergliederung in die verschiedenen Altersgruppen. Der Kurszähler übernimmt automatisch die Gesamtteilnehmendenzahl.

Tragen Sie den Eingang der Gebühren in das Feld Eingang ein. Nach dem Abspeichern wird der Betrag in das Feld gezahlte Gebühren übernommen. Sie finden die Veranstaltungen für Pauschalanmeldungen nicht in der Ansichtsmaske Tresor wieder. Da es immer wieder zu Differenzen zwischen geplanten Gebühren und tatsächlich gezahlten kommen würde (woher wollen Sie wissen, welcher Betrag tatsächlich eingeht?), haben wir auf die Darstellung dieser Gebühren verzichtet. In der Statistik werden diese aber selbstverständlich korrekt ausgewertet.

Sie können einen Kurs oder Vortrag zunächst auch mit der Anmeldeform Einzelanmeldung erfassen, um einige Teilnehmende eventuell vormerken zu können. Später können Sie die Anmeldeform dann ändern (Kurs aufrufen, Anmeldeform ändern, speichern), um z.B. die restlichen Teilnehmenden (Hörer und Hörerinnen eines Vortrages) nicht namentlich erfassen zu müssen.

5.5 Teilnehmerkarte drucken

Abbildung: Teilnehmerkarte konfigurieren

Sie können unter dem Menüpunkt Extras einstellen, wann automatisch eine Teilnehmerkarte gedruckt werden soll. Versehen Sie die gewünschte Variante (Kombination aus Zahlform und Anmeldestatus) durch Anklicken mit einem Häkchen.

In unserem Beispiel wird dann automatisch eine Teilnehmerkarte gedruckt, wenn eine Person mit der Zahlform "Barzahlung" angemeldet wird. Für diese Einstellungen können im entsprechenden Konfigurationsdialog auch Standardwerte hinterlegt werden.

Möchten Sie die Teilnehmerkarte nicht ausdrucken, sondern stattdessen als Email an den Teilnehmenden senden, setzen Sie bei dem untersten Eintrag des Menüs ein Häkchen. LISSY.Net hängt dann die Teilnehmerkarte im PDF-Format an eine automatisiert erstellte Nachricht an. Diese Nachricht wird dann abhängig von der Konfiguration entweder automatisch versendet, oder in einem Fenster angezeigt, wo sie bearbeitet und anschließend gesendet werden kann.

Möchten Sie manuell Teilnehmerkarten ausdrucken, rufen Sie aus der Anmeldemaske heraus den Menüpunkt Datei - Listen auf. Sie erhalten eine Maske, in der Ihnen die gesamte Auswahl der zur Verfügung stehenden Listen angeboten wird. Darunter finden Sie auch die Teilnehmerkarte (eine spezielle Form einer Liste), die Sie durch Anklicken auswählen. Sie können auf diese Weise Teilnehmerkarten für mehrere Teilnehmende, Kurse oder sogar für eine ganze Periode drucken. Mehr dazu erfahren Sie in Kapitel Listen.

Welche Form die Teilnehmerkarte hat, welche Daten auf ihr ausgegeben werden oder welcher Text in der Emailnachricht steht - all das wird von ihrem Systemadministrator in der Listenverwaltung bzw. in der INI-Verwaltung eingestellt.

Automatische Teilnehmerkarte

LISSY.Net ermöglicht das automatische Erstellen von Teilnehmerkarten. In diesem Kapitel wird besprochen, welche Voreinstellungen dazu vom Administrator getroffen werden müssen.

Automatische Teilnehmerkarte ausdrucken

Voraussetzungen

• Installiertes und funktionsbereites LISSY.Net
• Funktionsfähige Teilnehmerkarte für (Standardmäßig ausgeliefert, konfigurierbar über Listenverwaltung.

Funktionsweise

In der Anmeldemaske kann durch verschiedene Ereignisse der automatisierte Druck einer Teilnehmerkarte ausgelöst werden. Die Art der Ereignisse lässt sich pro Benutzer über die INI-Verwaltung vorgeben. Während des Programmablaufs kann über das Menü "Extras" hierauf temporär Einfluss genommen werden. Über die INI-Verwaltung erkennt das Programm benutzerspezifisch, welche Teilnehmerkarte zum Druck der Anmeldedaten verwendet werden soll.

Aktivierung

Ob die Teilnehmerkarte automatisch generiert wird, kann durch verschiedene Parameter gesteuert werden. Diese Parameter sind unter dem Stichwort "TK" (1) in der INI-Verwaltung zu finden und beschreiben unterschiedliche Ereignisse.

Abbildung: TK-Variablen in INI-Verwaltung

Die Ereignisse gliedern sich in 2 Kategorien, welche miteinander kombiniert werden müssen, um den Automatismus auszulösen. Eine Kategorie beschreibt die Art der Zahlung, während die andere die Art des Vorganges beschreibt.

Wert	Bedeutung
ABBUCHUNG_TK=1	Bei der Zahlform Abbuchung soll gedruckt werden
BARZAHLUNG_TK=0	Bei der Zahlform Barzahlung soll gedruckt werden
SCHECKZAHLUNG_TK=0	Bei der Zahlform Scheckzahlung soll gedruckt werden
UEBERWEISUNG_TK=0	Bei der Zahlform Überweisung soll gedruckt werden
ANMELDUNG_TK=2	Bei einer Anmeldung soll nach Abfrage gedruckt werden
ABMELDUNG_TK=0	Bei einer Abmeldung soll gedruckt werden
WARTELISTE_TK=1	Bei einem Eintrag auf die Warteliste soll gedruckt werden
INTERESSENT_TK=0	Bei einem Eintrag als Interessent soll gedruckt werden
AENDERUNG_TK=1	Bei einer Änderung des bestehenden Datensatzes soll erneut gedruckt werden

Im obigen Beispiel wird die Teilnehmerkarte nur gedruckt, wenn ein Teilnehmer „angemeldet“ oder auf die „Warteliste“ gesetzt wird. Gleichzeitig muss der Teilnehmer per „Abbuchung“ zahlen. Wird nachträglich etwas an dieser Anmeldung „geändert“, wird diese automatisch neu gedruckt. Dies geschieht natürlich nicht, wenn sich der Status oder die Zahlform ändert.

Für die Parameter zur Zahlform (Abbuchung, Barzahlung, Scheckzahlung, Ueberweisung) stehen folgende Einstellungen zur Auswahl:

Wert	Bedeutung
0	Teilnehmerkarte wird nicht gedruckt.
1	Teilnehmerkarte wird gedruckt.

Neben den üblichen Schaltern 1 für „Ja“ und 0 für „Nein“ können Sie bei den Vorgangsarten (ANMELDUNG_TK, ABMELDUNG_TK, WARTELISTE_TK, INTERESSENT_TK, AENDERUNG_TK) zusätzliche Schalter verwenden. Insbesondere bei gleichzeitiger Verwendung des Versands der automatischen Teilnehmerkarte per Mail (siehe Kap. 5.2) kann an dieser Stelle das Verhalten bei den verschiedenen Vorgängen in der Anmeldemaske differenziert festgelegt werden:

Wert	Bedeutung
0	Teilnehmerkarte wird nicht gedruckt.
1	Teilnehmerkarte wird gedruckt bzw. per Mail versendet.
2	Abfrage bei TK-Druck, keine Abfrage bei Mailversand.
3	Keine Abfrage bei TK-Druck, Abfrage bei Mailversand. Bei Verneinung der Abfrage wird die Teilnehmerkarte gedruckt.
4	Abfrage bei TK-Druck, Abfrage bei Mailversand.

Teilnehmerkarte auswählen

Sie sind in der Gestaltung Ihrer Teilnehmerkarte völlig frei. Die Teilnehmerkarte kann in der Listenverwaltung als normaler Bericht erstellt werden (siehe Kapitel 4.6.3). Als Vorlage bietet sich vermutlich Ihr bisheriger „Nachdruck“ an, da dieser bereits so eingerichtet ist, wie es Ihre Bedürfnisse erfordern. 

Sie müssen den itm:MANAGER lediglich darüber informieren, welcher Bericht als Teilnehmerkarte verwendet werden soll. Diese Information wird in der „INI-Verwaltung“ hinterlegt und ist damit pro Arbeitsplatz variabel einstellbar. Dadurch ist es möglich, auf einzelnen Arbeitsplätzen andere Teilnehmerkarten (z.B. mit anderen Druckereinstellungen) zu drucken. Der entsprechende Parameter in der Konfigurationsdatei ist ebenfalls in der Sektion [Anmeldung-TK] zu finden und lautet: REP_ID_TK=200184. Die einzutragende Nummer ist die eindeutige ID des Teilnehmerkartenberichtes, welche Sie aus der Listenverwaltung entnehmen können.

Automatische Teilnehmerkarte per Mail

Zum Versand einer automatischen Teilnehmerkarte per Mail müssen zusätzliche Einstellungen getroffen werden.

Voraussetzungen

• Installiertes und funktionsbereites LISSY.Net
• Kompatibler E-Mail-Client oder SMTP-Server

Funktionsweise

Bei dieser Erweiterung wird die automatische Teilnehmerkarte in ein Adobe PDF-Dokument gewandelt und per MAPI als Anhang an den Standard-Mail-Client übergeben. Die Ausgabe auf dem Drucker entfällt hierbei. Lissy für Windows hat keinen direkten Einfluss auf den Versand der E-Mail. Dies obliegt der Verantwortung des entsprechenden E-Mail-Clients (bsp.: Microsoft Outlook, u.a.).

Aktivierung

Standardmäßig ist die Funktionalität deaktiviert. Um sie auf einem Client zu aktivieren, setzen Sie in der INI-Verwaltung (siehe oben) den Parameter "MAIL_TK" auf 1.

Sobald eine automatische Teilnehmerkarte aufgrund der bisherigen Parameter erzeugt wird, erfolgt eine Prüfung des E-Mail-Feldes des Teilnehmers. Ist ein Eintrag vorhanden (es erfolgt derzeit noch keine logische Validierung), wird die Teilnehmerkarte in ein PDF-Dokument umgewandelt und als Anhang einer automatischen E-Mail an den Standard-Mail-Client übergeben.

Konfiguration

Das Aussehen der Teilnehmerkarte wird durch eine Mailvorlage bestimmt. Mehr dazu im Kapitel über den Serienmailer. Auch der für den Versand verwendete Mail-Client wird aus der Serienmailer-Konfiguration übernommen. Alternativ gibt es, um Kompatibilität mit der alten llconfig.ini-Konfiguration herzustellen, die Möglichkeit, die Serienmailer-Konfiguration für den Versand der Teilnehmerkarte zu überschrieben. Das geschieht in der INI-Verwaltung unter der Kategorie "Mailversand Teilnehmerkarte (TK)/Listen".

Abbildung: Konfiguration des Mail-Clients für die Teilnehmerkarte

Bedienung

Um den Versand temporär oder im Einzelfall zu unterbinden, kann die Funktion „Teilnehmerkarte per Mail senden“ über das Menü „Extras“ der Anmeldemaske deaktiviert werden.

Beim nächsten Programmstart werden allerdings wieder die in der „LISSY.Net.ini“ festgelegten Einstellungen benutzt.

SMS-Versand einrichten

Der SMS-Versand in LISSY.Net muss mit folgenden Einträgen in der „LISSY.Net.ini“ im lokalen Windows-Verzeichnis konfiguriert werden:

• [Allgemein]

KDNR = \<Kundennummer>

KDNR=50xxxx

Geben Sie hier Ihre Kundenummer ein.

• [Module]

SMS=1

Nachdem diese Einstellung vorgenommen wurde, können aus der Kursmaske und den Infoboxen der Stammdatenmasken Kurznachrichten (SMS) versendet werden.

5.6 Guthaben

Anmelde-Maske: Erstattung von Gutschriften

Offene Gutschriften können in den Finanzen der Anmelde-Maske in Teilnehmer-Guthaben umgewandelt werden. Dazu muss die Gutschrift in den geplanten Gebühren der Anmeldung ausgewählt und der Button "Guthaben verrechn." angeklickt werden. (Falls für den Teilnehmenden ein Guthaben vorliegt, können offene Gebühren auf diese Weise auch beglichen werden.)

Abbildung: Gutschrift auf Teilnehmer-Guthaben-Konto umbuchen

In diesem Beispiel wird eine - nach bereits erfolgter Abbuchung - erfasste Ermäßigungsgruppe nicht per Datenträgeraustausch (bzw. SEPA-XML-Verfahren) erstattet, sondern dem Guthaben-Konto des Teilnehmenden gutgeschrieben.

Abbildung: Anmeldung nach Erstattung der Gutschrift auf Guthaben-Konto

Wenn ein Teilnehmender über ein Guthaben verfügt, wird bei der nächsten Anmeldung automatisch gefragt, ob das Guthaben zur Zahlung verwendet werden soll:

Abbildung: Zahlung mit Guthaben

Einschränkungen für Guthaben

Aktuell unterliegt die Guthaben-Logik folgenden Einschränkungen:

• Guthaben werden immer dem Teilnehmenden selbst gutgeschrieben, auch wenn die Zahlung über einen abweichenden Kontoinhaber erfolgt ist.
  
  Es kann daher global per INI-Eintrag gesteuert werden, ob für Anmeldungen mit abweichendem Kontoinhaber Guthaben möglich sind.
• Für Firmen-Anmeldungen (Debitor="Firma") sind keine Guthaben möglich.

Teilnehmer-Maske

In der Teilnehmer-Maske kann der Stand des Guthabens im Tresor eingesehen werden:

Abbildung: Stand von Guthaben-Konto in Tresor

Eine andere Möglichkeit bietet der Konto-Dialog, der in der Teilnehmer- und Anmeldemaske im Menü unter Extras aufgerufen werden kann:

Abbildung: Stand von Guthaben-Konto in Optionen

Guthaben erstatten

Wenn vom Teilnehmenden die Erstattung eines Guthabens angefordert wird, kann unter Formular-Aufrufen-Datenträgeraustausch (Gebühren) die Funktion "Erstattung Guthaben" ausgewählt werden. Diese Funktion ist ähnlich wie die normale Gutschrift, allerdings kann nicht auf Kurse gefiltert werden, da in diesem Modus ausschließlich Guthaben erstattet werden können.

Abbildung: Erstattung von Guthaben über den Datenträgeraustausch

Diese Funktion überweist per SEPA-XML-Verfahren den Restbetrag vom Guthaben-Konto des Teilnehmenden.

Achtung: Standardmäßig sind alle Guthaben-Konten mit einer Zahlsperre versehen. Per Doppelklick auf die Datensätze in der Zahlungsübersicht kann in den Datensatz des Guthaben-Kontos gewechselt werden:

Abbildung: Guthaben-Datensatz bearbeitet

Hier kann u.a. die Zahlsperre entfernt, aber auch das Konto ausgewählt werden, auf welches die Gutschrift erfolgen soll.

Massen-Umbuchung auf Guthaben

Um Gutschriften massenhaft auf die Guthaben-Konten der Teilnehmenden umzubuchen, kann die Maske "Gutschriften in Guthaben umwandeln" genutzt werden.

Achtung: Ggf. müssen zuerst in der Benutzerverwaltung die Berechtigungen für diese Maske gewährt werden.

Abbildung: Guthaben-Datensatz bearbeitet

In dieser Maske kann für Anmeldungen mit negativem Rest ein Guthaben auf dem jeweiligen Guthaben-Konto des Teilnehmenden erstellt werden. Die Selektion der Datensätze kann dabei frei erfolgen, z.B. nur über einen bestimmten Kurs-Nummern-Bereich oder bspw. über den Termin-Bereichs-Filter. Unerwünschte Datensätze können markiert und per Entf-Taste wieder aus der Ergebnis-Ansicht entfernt werden.

Sobald alle gewünschten Anmeldungen ausgewählt wurden, kann die Operation über den Button auf der rechten Seite der Maske gestartet werden.

Achtung: Diese Operation kann nicht rückgängig gemacht werden.

Journal-Druck für Guthaben-Positionen

Die Zahlungs-Positionen zur Guthaben-Erzeugung / Anrechnung werden ähnlich wie normale Zahlungen betrachtet:

• Wenn das Guthaben in einem Kurs im Semester "201" aufgebaut wurde, kommt die Position im Journal auch in Periode "201" heraus.
• Wenn das Guthaben in einem Kurs im Semester "202" wieder eingelöst wird, wird der Datensatz im Journal in Periode "202" ausgegeben.

Abbildung: Journaldruck für Zahlform "Guthaben"

Die internen Gegenbuchungen werden mit dem Standard-Journal zum aktuellen Zeitpunkt nicht ausgegeben.

Hinweis: Für das Journal wird - anders als für die anderen Zahlformen - keine Einzelsumme geführt. Der Gesamt-Stand der Guthaben-Konten kann allerdings unter "Menü" -> "Optionen" -> "Journale" eingesehen werden.

5.7 Persönliche Mehrfachanmeldung

Um eine Mehrfachanmeldung von bereits registrierten Teilnehmern durchführen zu können, müssen Sie auf den Button "Anmeldung"(1) klicken, welcher daraufhin die Anmeldemaske öffnet. Dort gehen Sie auf die Suchfunktion (2) und ermitteln den ersten Teilnehmer für Ihren Kurs. Klicken Sie anschließend auf den Button "weitere Personen" (3), um die entsprechende Maske zu öffnen.

Abbildung: Anmeldemaske - Mehrfachanmeldung

In diesem Fenster werden alle Teilnehmer aufgelistet, die Sie gleichzeitig für Ihren Kurs anmelden möchten. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um Ihre Teilnehmer zu bearbeiten. So ist es möglich, den Anmeldestatus der einzelnen Teilnehmer zu bestimmen, die aktuell freien und belegten Plätze des Kurses einzusehen oder weitere Teilnehmer hinzuzufügen.

Abbildung: weitere Personen - Anmeldemaske

Weitere Teilnehmer hinzufügen

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Weitere Person" (1) klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den gewünschten Teilnehmer auswählen und zu Ihrer Liste hinzufügen können.

Hier können Sie nun einen weiteren Teilnehmer mit der direkten Suche auswählen. Geben Sie dazu einfach Ihre Suchkriterien in die Suche (2) ein und es wird automatisch eine Liste der passenden Teilnehmer erstellt. Alternativ können Sie auch auf den Button "Suchen" (3) klicken, um eine Liste aller Teilnehmer zu erhalten.

Abbildung: Mehrfachanmeldung - Teilnehmer hinzufügen

Wenn Sie einen völlig neuen Teilnehmer anlegen möchten, können Sie dies über den Button "Neu anlegen" (4) tun. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die persönlichen Daten des Teilnehmers eingeben und mit OK bestätigen können. Daraufhin wird ein neuer Teilnehmer im itm:Manager erstellt.

Abbildung: Mehrfachanmeldung - Einen neuen Teilnehmer erstellen

Mehrfachanmeldung einsehen

Nachdem Sie Ihre gewünschten Teilnehmer ermittelt und bestätigt haben, können Sie die Anmeldung speichern. Die Funktion „Mehrfach“ wird beim Haupt-Teilnehmenden farblich gekennzeichnet (1) und die Anzahl der Unteranmeldungen in Klammern angezeigt. Außerdem sehen Sie die Erhöhung der Beträge am rechten Bildrand (2).

Hinweis: Alle weiteren, hinzugefügten Anmeldungen laufen immer über den Haupt-Teilnehmenden. Dies gilt insbesondere für die zugeordneten Kursgebühren.

Die Unteranmeldungen werden bei den Kursen nicht namentlich aufgeführt. Wenn Sie im Anmeldefenster, bei dem Kurs auf den Pfeil (1) klicken und dann auf "Verbindungen" (2) gehen, finden Sie bei den Teilnehmern den Hauptteilnehmer namentlich aufgeführt. Die Anzahl der Teilnehmer, die zusammen mit dem Hauptteilnehmer angemeldet wurden, wird in der Spalte "Anzahl" (3) angezeigt.

Abbildung: Mehrfachanmeldung - Angemeldete Teilnehmer überprüfen

Gebührenänderungen in der Haupt-Anmeldung können automatisch weitergegeben werden: Nach dem Anlegen, Bearbeiten oder Löschen von Gebühren im Tresor fragt ein Dialog, ob die jeweilige Änderung automatisch an die Unteranmeldungen weitergegeben werden sollen. Ein manueller Nachtrag bei den Unteranmeldungen ist dadurch nicht notwendig.

Mehrfachanmeldung stornieren / Teilnehmenden wieder abmelden

Um einen oder mehrere Teilnehmer aus der Mehrfachanmeldung zu entfernen, müssen Sie auf den "Mehrfach"-Button (1) klicken und somit das "Mehrfachanmeldung"-Fenster öffnen. Hier haben Sie nun zwei Optionen um Teilnehmer zu entfernen: Sie können einen oder mehrere Teilnehmer auswählen (für die Mehrfachauswahl die Strg-Taste gedrückt halten) und den "Abmelden"-Button (2) betätigen. Dadurch wird der Anm.-Status automatisch auf "Abgemeldet" gesetzt. Alternativ können Sie auch direkt bei der Auswahl den Status manuell anpassen (3).

Abbildung: Mehrfachanmeldung - Teilnehmer abmelden

Unterteilnehmer zu einem Hauptteilnehmer machen

Wenn Sie statt auf "Abmelden" auf den "Trennen"-Button gehen, wird der Teilnehmer ebenfalls aus der Mehrfachanmeldung entfernt. Die Person bleibt jedoch weiterhin im Kurs angemeldet und wird zum Hauptteilnehmer. Die "Trennen"-Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn sie den Datensatz in der vorherigen Maske gespeichert haben.

5.8 Anonyme Mehrfachanmeldung

Über den Button "weitere Plätze" (1) in der Anmeldemaske gelangen Sie in folgende Abfrage:

Abbildung: Anmeldemaske - Mehrfachanmeldung

In der obigen Maske „Mehrfachanmeldung“ (2) können Sie weitere Anmeldungen durch Erhöhung der Gesamtzahl hinzufügen. Als Information wird Ihnen hier zusätzlich die Angabe der „Verbliebenden Plätze“ im Kurs angezeigt.

Hinweis: Alle weiteren, hinzugefügten Anmeldungen laufen immer über den Haupt-Teilnehmenden. Dies gilt insbesondere für die zugeordneten Kursgebühren.

Mit Bestätigung über „OK“, wird in der Anmeldemaske die Funktion „Mehrfach“ beim Haupt-Teilnehmenden farblich gekennzeichnet (3) und die Anzahl der Unteranmeldungen in Klammern angezeigt. Außerdem sehen Sie die Erhöhung der Beträge am rechten Bildrand(4):

Abbildung: Mehrfachanmeldung - Gesamtbetrag & Anzahl der Teilnehmer

Funktion - Unteranmeldungen anzeigen

1.) Um die Mehrfach- bzw. Unteranmeldungen in der Kursmaske über die Lupe (Suchen) auch sichtbar zu schalten, gibt es folgende Funktion in der Menüleiste über „Suche – erweiterte Suchkriterien – Unteranmeldungen anzeigen“:

Abbildung: Suche – erweiterte Suchkriterien – Unteranmeldungen anzeigen

2.) Nach dem Aktivieren des erweiterten Suchkriteriums, können Sie in der Anmeldemaske über die Lupe auch die „Unteranmeldungen“ sehen und aufrufen lassen:

Abbildung: Anmeldemaske – Suche – Anzeige Unteranmeldungen

3.) Die Mehrfach- bzw. Unteranmeldung wird Ihnen ausgegraut und teilweise nur im „Lesemodus“ angezeigt. Hier könnten Sie ggfs. die Finanzen noch einmal überprüfen oder individuell anpassen. Über den abgebildeten kleinen Pfeil mit dem Rechteck (3) neben der Checkbox „Unteranmeldung“, kommen Sie wieder zurück in die Kursanmeldung des Haupt-Teilnehmenden:

Abbildung: Anmeldemaske - Anzeige Mehrfach- bzw. Unteranmeldung

Anonyme Mehrfachanmeldung stornieren / Teilnehmenden wieder abmelden

Um die Mehrfachanmeldung anonymer Teilnehmer zu stornieren bzw. abzumelden, rufen Sie die Kursanmeldung mit dem Haupt-Teilnehmenden in der Anmeldemaske auf und klicken erneut auf die „Mehrfach“-Checkbox (1). Danach können Sie die Gesamtzahl der Teilnehmenden per Mausklick oder Eingabe heruntersetzen. Mit Bestätigung auf „OK“ wird der vergebene Platz im Kurs wieder frei bzw. die Mehrfachanmeldung abgemeldet:

Abbildung: Anmeldemaske – Mehrfachanmeldung stornieren

Abbildung: Anmeldemaske – Anzeige Teilnehmender abgemeldet