11. vhs.Cloud-Export

Die Export-Schnittstelle zum vhs.cloud-Portal ermöglicht einen halbautomatisierten Datenexport aus dem itm:MANAGER zum vhs.cloud-Portal des DVV. Die vhs.cloud ist die digitale Lernplattform der deutschen Volkshochschulen. Hier führen über 800 Einrichtungen digital unterstützte Kurse und Lernangebote durch. Außerdem vernetzen sich hier viele tausend Mitarbeitende und Kursleitungen deutschlandweit.

Dieses Kapitel beschreibt die Einrichtung und Nutzung des vhs.cloud-Exports im itm:MANAGER. Es erklärt zunächst, welche Konfigurationsdaten für die Anbindung an die vhs.cloud erforderlich sind, und zeigt anschließend den Ablauf eines Exports – von der Auswahl des Übertragungsverfahrens über die Prüfung der Datensätze bis zur erfolgreichen Übertragung und Protokollierung. Darüber hinaus wird erläutert, wie die übertragenen Daten im vhs.cloud-Admin-Portal kontrolliert werden können.

Abbildung 11.1: Admin-Zugang auf dem vhs.cloud-Portal

Folgende Operationen können durchgeführt werden:

• Kurs anlegen und löschen
• Benutzer anlegen und löschen (Teilnehmende/Dozierende)
• Kursmitglieder anlegen und entfernen (Teilnehmende)
• Kursleitungen zuordnen (Dozierende)

Einrichtung

Zur Einrichtung des vhs.cloud-Exports müssen die Zugangsdaten in der INI-Verwaltung eingetragen werden:

• VHSCLOUD_ADMIN_USERNAME: Benutzername des Admin-Benutzers
• VHSCLOUD_ADMIN_PASSWORD: Passwort des Admin-Benutzers
• VHSCLOUD_EXPORTOUTPUTDIR: Verzeichnis zum Archivieren der Export-Protokolle, z. B. L:\LISSY.Net\EXPORT
• VHSCLOUD_ADMIN_MANDANT: Name des Mandanten
• VHSCLOUD_MOCKWEBSERVICE: False

Für den produktiven Export muss VHSCLOUD_MOCKWEBSERVICE auf False gesetzt werden.

Abbildung 11.2: Einstellungen für den vhs.cloud-Export

Die übrigen Werte sind optional. Es kann zum Beispiel eingestellt werden, dass ein individuelles Listenverzeichnis (VHS_CLOUD_REPORT_TEMPLATE_DIR) oder für einzelne Verfahren abweichende Protokoll-Listen (VHS_CLOUD_REPORT_*) benutzt werden sollen.

Globale und benutzerspezifische Einrichtung

Die Einrichtung kann auf drei verschiedenen Ebenen vorgenommen werden:

• Global: Die Einstellungen gelten standardmäßig für alle Benutzer, bei denen nichts anderes eingetragen ist.
• Benutzergruppe: Die Einstellungen gelten für alle Mitglieder einer bestimmten Benutzergruppe, beispielsweise für alle Mitglieder der Benutzergruppe „Verwaltung“.
• Einzelner Benutzer: Die Einstellungen werden ausschließlich für einen bestimmten Mitarbeitenden hinterlegt.

Die globalen Einstellungen dienen als Standard. Sind für einen Benutzer oder eine Benutzergruppe keine eigenen Einstellungen hinterlegt, werden automatisch die global definierten Werte verwendet.

Soll die Einrichtung für eine gesamte Benutzergruppe vorgenommen werden, wird vor der Eingabe der Daten die entsprechende Gruppe ausgewählt. Die anschließend hinterlegten Einstellungen gelten dann für alle Mitglieder dieser Gruppe.

Wird hingegen ein einzelner Benutzer ausgewählt, werden die Einstellungen ausschließlich für diesen Benutzer gespeichert. Individuelle Benutzereinstellungen haben Vorrang vor den Einstellungen der Benutzergruppe bzw. den globalen Einstellungen.

Allgemeine Bedienung

Die Export-Maske kann im Menü über „Formular aufrufen → vhs.cloud-Export“ aufgerufen werden:

Abbildung 11.3: Export-Maske für den vhs.cloud-Export

Die Maske besteht aus drei Laschen:

• Übertragung: Hier können die unterschiedlichen Export-Läufe ausgeführt werden.
• Verlauf: Hier können die bisherigen Export-Läufe eingesehen werden.
• Logs: Hier werden die Prozesse aufgelistet, die im Hintergrund ablaufen.

Übertragung

Zur Übertragung von Daten (Kurse, Teilnehmende und Dozierende) an das vhs.cloud-Portal werden die folgenden Schritte durchgeführt:

1. Verfahren auswählen: Im oberen Bereich der Registerkarte „Übertragung“ wird zunächst das gewünschte Verfahren, beispielsweise „Kurs anlegen“, ausgewählt. Je nach Verfahren stehen unterschiedliche Funktionen und Suchkriterien zur Verfügung.
2. Datensätze sammeln: Nach der Auswahl des Verfahrens werden die zu übertragenden Datensätze ermittelt. Die verfügbaren Such- und Selektionskriterien richten sich nach dem gewählten Verfahren. Die Suche wird über die Schaltfläche „Sammeln“ gestartet.
3. Datensätze prüfen: Die gefundenen Datensätze werden im Bereich „Ergebnis“ angezeigt. Datensätze mit Validierungsfehlern werden gelb hervorgehoben. Die zugehörige Fehlermeldung wird angezeigt, wenn der Mauszeiger über die entsprechende Zeile bewegt wird. Durch einen Doppelklick auf einen Datensatz kann direkt in die zugehörige Eingabemaske gewechselt werden. Nicht benötigte Datensätze können markiert und anschließend mit der Entf-Taste aus der Ergebnisliste entfernt werden.
4. Übertragung starten: Sobald alle Datensätze fehlerfrei sind, kann die Übertragung über die Schaltfläche „Übertragen“ gestartet werden. Erfolgreich übertragene Datensätze werden grün, fehlerhafte rot gekennzeichnet. Bei roten Datensätzen wird die Fehlermeldung der vhs.cloud-API als Tooltip angezeigt. Nach einer erfolgreichen Übertragung wird zusätzlich ein PDF-Protokoll erstellt und automatisch geöffnet.

Abbildung 11.4: Validierungsfehler

Abbildung 11.5: Darstellung eines Kurses nach erfolgreichem Export im itm:MANAGER

Verlauf

In der Registerkarte „Verlauf“ werden für jedes Verfahren die 100 zuletzt durchgeführten Übertragungen angezeigt.

Abbildung 11.6: Verlauf / Historie

Das zugehörige Protokoll kann über die Schaltfläche „Report anzeigen“ geöffnet werden. Alternativ befinden sich die Protokolle im Export-Verzeichnis der LISSY-Freigabe und können dort über den Windows-Explorer eingesehen werden. Über die Löschfunktion können einzelne Exportdatensätze entfernt werden, wenn ein Datensatz beispielsweise erneut an die vhs.cloud übertragen werden soll.

Export-Prozess – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Voraussetzungen

Vor der Durchführung eines vhs.cloud-Exports müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

1. Berechtigung für den vhs.cloud-Export

Der Benutzer muss über das erforderliche Recht verfügen, den vhs.cloud-Export durchzuführen. Dazu wird zunächst die Benutzerverwaltung über „Optionen > Benutzerverwaltung“ geöffnet. Anschließend wird der entsprechende Benutzer bzw. die betreffende Benutzergruppe ausgewählt.

In der Rechteverwaltung wird das Formular „vhs.cloud-Export“ gesucht. Dabei muss sichergestellt werden, dass das Recht zum Öffnen des Formulars aktiviert ist.

Abbildung 11.7: Rechteverwaltung

2. Einstellungen in der INI-Verwaltung

Anschließend wird die INI-Verwaltung über „Optionen > INI-Verwaltung“ geöffnet. Für den entsprechenden Benutzer ist zu prüfen, ob alle im Abschnitt Einrichtung beschriebenen Felder vollständig und korrekt hinterlegt sind.

3. Berechtigungen in der vhs.cloud

Besitzt der Benutzer bereits ein vhs.cloud-Konto, muss zusätzlich sichergestellt werden, dass für diesen Benutzer in der vhs.cloud unter „Administration“ das Recht „Schreiben“ aktiviert ist. Diese Berechtigung ist erforderlich, damit Daten aus dem itm:MANAGER erfolgreich an die vhs.cloud übertragen werden können. Eine detaillierte Beschreibung der Rechteverwaltung befindet sich im Abschnitt Verwaltung von Mitarbeitenden in der vhs.cloud.

Export von Kursen

Nach Prüfung der Voraussetzungen kann der vhs.cloud-Export über „Formular > Export > vhs.cloud-Export“ geöffnet werden.

Abbildung 11.8: Aufrufen des vhs.cloud-Exports

Im geöffneten Dialog kann zunächst ausgewählt werden, welches Übertragungsverfahren durchgeführt werden soll. Folgende Verfahren stehen zur Verfügung:

• Kurs anlegen
• Kurs löschen
• Benutzer anlegen (Teilnehmende)
• Kursmitglied anlegen (Teilnehmende)
• Kursmitglied entfernen (Teilnehmende)
• Benutzer löschen
• Benutzer anlegen (Dozierende)
• Kursleitung zuordnen (Dozierende)

Im folgenden Beispiel wird ein Kurs einschließlich der zugehörigen Teilnehmenden und Dozierenden vollständig an die vhs.cloud übertragen.

Einen Kurs exportieren

Zunächst wird das Verfahren „Kurs anlegen“ ausgewählt. Anschließend wird der Kurs gesucht, der an die vhs.cloud übertragen werden soll.

Abbildung 11.9: Einen Kurs zur vhs.cloud exportieren

Über die Schaltfläche „Übertragen“ wird der Kurs an das Portal übermittelt. Nach erfolgreicher Übertragung sollte der Kurs innerhalb weniger Sekunden in der vhs.cloud sichtbar sein. Der von der vhs.cloud vergebene Kurscode wird anschließend automatisch in der Web-Lasche der Kursmaske im itm:MANAGER hinterlegt.

Abbildung 11.10: Kurscode in der Web-Lasche

Benutzerkonto für den Dozenten anlegen

Dem zuvor übertragenen Kurs ist bereits ein Dozent zugewiesen. Besitzt dieser noch kein Benutzerkonto in der vhs.cloud, muss zunächst ein entsprechender Zugang angelegt werden.

Dazu wird das Verfahren „Benutzer anlegen (Dozent)“ ausgewählt. Anschließend wird der entsprechende Kurs ausgewählt und die Übertragung über „Übertragen“ gestartet.

Abbildung 11.11: Einen Dozentenaccount anlegen

Nach erfolgreicher Übertragung öffnet sich der Mail-Versand des itm:MANAGERs. Darüber kann der Dozent direkt darüber informiert werden, dass ein Benutzerkonto für ihn angelegt wurde. Für den Versand steht eine vorbereitete E-Mail-Vorlage zur Verfügung, die bei Bedarf angepasst werden kann.

Abbildung 11.12: Die vorgefertigte E-Mail-Vorlage

Die für das vhs.cloud-Konto verwendete E-Mail-Adresse kann anschließend in der Dozentenmaske unter dem Reiter „Web / Zugang“ eingesehen werden.

Abbildung 11.13: vhs.cloud-E-Mail-Adresse in der Dozentenmaske

Dozenten dem Kurs zuweisen

Das Benutzerkonto des Dozenten wurde nun angelegt, ist jedoch noch nicht automatisch dem Kurs zugeordnet. Hierfür wird das Verfahren „Kursleitung zuordnen (Dozent)“ ausgewählt und erneut der entsprechende Kurs ausgewählt. Anschließend wird die Übertragung gestartet.

Nach erfolgreicher Übertragung ist der Dozent dem Kurs als Kursleitung zugeordnet.

Abbildung 11.14: Der Dozent wurde dem Kurs zugewiesen

Teilnehmende dem Kurs zuweisen

Im letzten Schritt werden die Teilnehmenden dem Kurs zugeordnet. Der Ablauf entspricht grundsätzlich dem Vorgehen bei den Dozenten.

Zunächst wird das Verfahren „Benutzer anlegen (Teilnehmer)“ ausgewählt. Damit werden für alle Teilnehmenden, die noch über kein vhs.cloud-Konto verfügen, entsprechende Benutzerkonten angelegt.

Abbildung 11.15: Benutzerkonten für Teilnehmende einrichten

Nach der erfolgreichen Erstellung der Benutzerkonten können die Zugangsdaten über den Mail-Versand des itm:MANAGERs an die jeweiligen Teilnehmenden versendet werden. Hierfür steht ebenfalls eine vorbereitete E-Mail-Vorlage zur Verfügung.

Abbildung 11.16: E-Mail-Vorlage für Teilnehmende

Anschließend werden die Teilnehmenden dem zuvor angelegten Kurs zugeordnet. Dazu wird das Verfahren „Kursmitglied anlegen (Teilnehmer)“ ausgewählt und die Übertragung durchgeführt.

Abbildung 11.17: Teilnehmende dem Kurs zuordnen

In der Ergebnisübersicht werden nur die Teilnehmenden erfolgreich übertragen, die ohne Fehler verarbeitet werden konnten. Erfolgreich übertragene Datensätze werden entsprechend gekennzeichnet. Bei nicht übertragenen Teilnehmenden liegen in der Regel Validierungs- oder andere Übertragungsfehler vor. Weitere Informationen zu möglichen Fehlern und deren Behebung sind im Abschnitt Problembehandlung beschrieben.

Kontrolle des erfolgreichen Exports

Nach dem erfolgreichen Export kann in der vhs.cloud überprüft werden, ob die übertragenen Daten korrekt übernommen wurden. In diesem Beispiel wurde der Dozent dem Kurs erfolgreich zugeordnet und automatisch als Moderator hinterlegt. Dadurch wird der Kurs direkt auf dem Schreibtisch des Dozenten angezeigt. Auch die Teilnehmenden bzw. Kursmitglieder wurden erfolgreich in den Kurs übernommen und sind in der vhs.cloud entsprechend aufgeführt.

Abbildung 11.18: Letzte Prüfung nach dem Export

Anpassung der E-Mail-Vorlagen für den vhs.cloud-Export

Die E-Mail-Vorlagen für den vhs.cloud-Export können auf zwei verschiedene Arten angepasst werden. Dabei kann zwischen den Vorlagen für Teilnehmende und Dozierende unterschieden werden.

Anpassung der Vorlage über die Textverarbeitung

In der Textverarbeitung / Versand stehen die folgenden Selektionstypen zur Verfügung:

• „vhs.Cloud – Neues Benutzerkonto“ für Teilnehmende
• „vhs.Cloud – Neues Benutzerkonto (Dozent)“ für Dozierende

Je nachdem, welche Vorlage angepasst werden soll, wird der entsprechende Selektionstyp ausgewählt. Anschließend kann im Reiter „Nachrichtenversand“ über die Schaltfläche „Nachrichten-Vorlage bearbeiten“ die gewünschte Vorlage geöffnet und bearbeitet werden.

Abbildung 11.19: Bearbeiten der E-Mail-Vorlage über die Textverarbeitung

Nach dem Öffnen der Vorlage steht eine Vorschau des E-Mail-Templates zur Verfügung.

Abbildung 11.20: Vorschau des Mail-Templates

Auf diese Weise kann die Vorlage unabhängig von einem laufenden Export bearbeitet und angepasst werden. Ein Export muss dafür nicht gestartet werden.

Anpassung der Vorlage während eines Exports

Wird während eines vhs.cloud-Exports ein neues Benutzerkonto angelegt, öffnet sich nach der Übertragung das Fenster für den Mailversand. Auch in diesem Fenster kann der Inhalt der E-Mail-Vorlage direkt bearbeitet werden.

Wird eine Änderung an der Vorlage vorgenommen, wird das Speichersymbol oben links rot hervorgehoben. Über dieses Symbol kann die Änderung gespeichert werden.

Abbildung 11.21: Vorschau des Mail-Templates während des Exports

Wichtig: Wird die Vorlage an dieser Stelle gespeichert, wird die Änderung dauerhaft für zukünftige Exporte übernommen. Die Anpassung gilt somit nicht nur für den aktuell durchgeführten Export.

Wird die geänderte Vorlage nicht über das Speichersymbol gespeichert, erscheint beim Klick auf „Weiter“ eine Abfrage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen.

Abbildung 11.22: Speicherabfrage nach einer Änderung

Soll die angepasste Vorlage nur für den aktuellen Export verwendet werden, wird „Weiter ohne Speichern“ ausgewählt. Soll die Änderung dauerhaft übernommen werden, wird die Option zum Speichern gewählt.

Kontrolle der übertragenen Daten im vhs.cloud-Admin-Portal

Nach der Anmeldung im Admin-Portal der vhs.cloud muss zunächst über das Menü oben rechts der Bereich „Meine Volkshochschule“ aufgerufen werden.

Abbildung 11.23: Bereichsübersicht auf der vhs.cloud

Alternativ kann man auf der linken Seite auf den Pfeil neben „Meine Bereiche“ klicken und von dort aus die Volkshochschule auswählen.

Abbildung 11.24: Alternative Option zur Auswahl der vhs

Anschließend wird über die Schaltfläche „Administration“ in den Administrationsbereich gewechselt.

Abbildung 11.25: Administrationsbereich

Im Administrationsbereich befindet sich eine Übersicht aller importierten Daten, beispielsweise Mitarbeitende, Kursmitglieder, Kursleitungen und Kurse.

Wurde der Export im itm:MANAGER erfolgreich durchgeführt, werden die neuen Daten in der Regel innerhalb weniger Sekunden in die vhs.cloud übernommen. Gegebenenfalls muss die Seite einmal neu geladen werden, damit die aktualisierten Daten angezeigt werden.

Ein erfolgreich exportierter Kurs erscheint anschließend in der Kursübersicht.

Abbildung 11.26: Darstellung eines Kurses nach erfolgreichem Export im Admin-Portal

Hinweis: Der Eintrag im Navigationsbereich richtet sich nach dem Benutzernamen der Volkshochschule. Im gezeigten Beispiel lautet dieser „LISSY.Net“, weshalb dieser Name in der Navigation angezeigt wird. In einer Produktivumgebung wird dort in der Regel der Name der jeweiligen Volkshochschule angezeigt.

Verfügbare Übertragungsverfahren

Für die Synchronisation von Daten zwischen dem itm:MANAGER und der vhs.cloud stehen verschiedene Übertragungsverfahren zur Verfügung.

Kurs anlegen

Mit diesem Verfahren wird ein neuer Kurs in der vhs.cloud angelegt. Dabei wird zunächst lediglich ein leerer Kursdatensatz erstellt.

Sobald die Teilnehmenden eines Kurses feststehen, können zunächst fehlende Benutzerkonten über das Verfahren „Benutzer anlegen“ erstellt und anschließend alle Teilnehmenden über „Kursmitglied anlegen“ dem Kurs zugeordnet werden.

Nach einer erfolgreichen Übertragung wird der von der vhs.cloud vergebene Kurscode automatisch in der Web-Lasche des Kurses im Bereich „vhs.cloud“ gespeichert.

Abbildung 11.27: vhs.cloud-Code in der Kursmaske

Kurs löschen

Mit diesem Verfahren können zuvor übertragene Kurse wieder aus der vhs.cloud entfernt werden.

Benutzer anlegen

Dieses Verfahren erstellt einen vhs.cloud-Zugang für Teilnehmende und Dozierende eines Kurses.

Dabei gelten folgende Voraussetzungen:

• Es werden nur Personen berücksichtigt, deren Kurs bereits über „Kurs anlegen“ in die vhs.cloud übertragen wurde.
• Personen, für die bereits ein vhs.cloud-Login in der Teilnehmenden- oder Dozierendenmaske hinterlegt ist, werden nicht erneut angezeigt.
• Benutzername und E-Mail-Adresse müssen innerhalb der vhs.cloud eindeutig sein.

Der Benutzername wird standardmäßig nach dem Schema Vorname.Nachname erzeugt. Ist dieser bereits vergeben, wird der Name automatisch um eine fortlaufende Nummer ergänzt.

Ist die hinterlegte E-Mail-Adresse bereits einem bestehenden vhs.cloud-Konto zugeordnet, kann kein neuer Benutzer erstellt werden. In diesem Fall existiert in der Regel bereits ein Benutzerkonto. Der vorhandene Login kann anschließend in der Teilnehmenden- bzw. Dozierendenmaske eingetragen werden.

Abbildung 11.28: vhs.cloud-Code in der Teilnehmer- und Dozentenmaske

Nach erfolgreicher Übertragung werden die erzeugten Zugangsdaten automatisch per E-Mail an die jeweiligen Teilnehmenden bzw. Dozierenden versendet. Hierfür wird die integrierte Serienmail-Funktion des itm:MANAGERs verwendet. Die zugrunde liegende E-Mail-Vorlage kann bei Bedarf individuell angepasst werden.

Kursmitglied anlegen

Mit diesem Verfahren werden alle Teilnehmenden eines Kurses an die vhs.cloud übertragen und dem entsprechenden Kurs zugeordnet.

Berücksichtigt werden ausschließlich Anmeldungen,

• deren Kurs bereits in der vhs.cloud angelegt wurde,
• für die bereits ein vhs.cloud-Login vorhanden ist, und
• wenn die Teilnehmenden verbindlich feststehen.

Kursmitglied entfernen

Mit diesem Verfahren können Teilnehmende, beispielsweise nach einer Abmeldung, wieder aus einem Kurs in der vhs.cloud entfernt werden. Es werden ausschließlich Datensätze angezeigt, die zuvor bereits mit dem Verfahren „Kursmitglied anlegen“ übertragen wurden.

Kursleitung zuordnen

Mit diesem Verfahren werden die Dozierenden eines Kurses an die vhs.cloud übertragen und dem Kurs als Kursleitung zugeordnet. Neben der Kurszuordnung erhalten die Dozierenden zusätzliche Moderationsrechte innerhalb des Kurses.

Es werden ausschließlich Dozierenden-Zuordnungen berücksichtigt,

• deren Kurs bereits in der vhs.cloud angelegt wurde, und
• für die ein vhs.cloud-Login vorhanden ist.

Individuelle Datenexporte

Für individuelle oder projektspezifische Datenexporte kann der Support kontaktiert werden. Gemeinsam kann eine passende Exportlösung für die jeweiligen Anforderungen entwickelt werden.

Verwaltung von Mitarbeitenden in der vhs.cloud

Um einen neuen Mitarbeitenden in der vhs.cloud anzulegen, wird zunächst der Bereich „Administration“ aufgerufen. Anschließend ist der Menüpunkt „vhs-Mitarbeiter“ auszuwählen.

Im oberen Bereich befindet sich die Schaltfläche „Neuen vhs-Mitarbeiter anlegen“. Nach dem Anklicken öffnet sich die Eingabemaske zum Anlegen eines neuen Mitarbeitenden.

Abbildung 11.29: Einen neuen vhs-Mitarbeiter anlegen

Nach dem Speichern wird der neu angelegte Mitarbeitende in der Übersicht angezeigt. Über die Schaltfläche „Mitgliedsrechte in der Volkshochschule“ kann anschließend die Rechteverwaltung des ausgewählten Mitarbeitenden aufgerufen werden.

Abbildung 11.30: Rechteverwaltung des ausgewählten Mitarbeiters

Berechtigungen verwalten

In der Rechteverwaltung können die Berechtigungen entsprechend der jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten festgelegt werden.

Die Berechtigung „Administration“ ermöglicht den Zugriff auf den Administrationsbereich der vhs.cloud. Damit erhält der Mitarbeitende die Möglichkeit, die dort verfügbaren Verwaltungsfunktionen und Informationen einzusehen und – abhängig von den weiteren vergebenen Rechten – zu bearbeiten.

Wichtig für den Datenexport aus dem itm:MANAGER: Soll der Mitarbeitende Daten wie Kurse oder Teilnehmende aus dem itm:MANAGER in die vhs.cloud exportieren, muss für die Berechtigung „Administration“ mindestens das Recht „Schreiben“ aktiviert sein. Fehlt diese erforderliche Berechtigung, kann der Export nicht durchgeführt werden.

Daher ist darauf zu achten, dass Mitarbeitende, die Exporte aus dem itm:MANAGER durchführen sollen, über die notwendigen Administrationsrechte verfügen. Wird kein Export durch den jeweiligen Mitarbeitenden benötigt, kann die Berechtigung „Administration“ vollständig deaktiviert werden.

Die Administrationsrechte sollten jedoch nicht pauschal an alle Mitarbeitenden vergeben werden. Für Mitarbeitende, die lediglich für bestimmte Kurse zuständig sind, kann stattdessen eine gezielte Zuordnung zu den entsprechenden Kursen erfolgen. Wie eine verantwortliche Person einem Kurs zugewiesen wird, beschreibt der folgende Abschnitt.

vhs-Mitarbeiter einem Kurs zuweisen

Im Bereich „Kurse“ können neue Kurse angelegt und bereits bestehende Kurse verwaltet werden. Um einen vhs-Mitarbeitenden einem Kurs zuzuweisen, wird zunächst der entsprechende Kurs aus der Übersicht ausgewählt.

Über die Schaltfläche „Mitglied hinzufügen“ kann anschließend ein Mitarbeitender dem Kurs zugeordnet werden.

Abbildung 11.31: Auswahl des vhs-Mitarbeiters

Im folgenden Dialog kann entweder die vhs.cloud-E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden direkt eingetragen oder die Person über das entsprechende Auswahl-Icon gesucht werden. Wird das Auswahl-Icon angeklickt, öffnet sich ein Auswahlfenster mit den verfügbaren Mitarbeitenden. Über das jeweilige Icon neben dem gewünschten Mitarbeitenden wird dessen E-Mail-Adresse automatisch in den vorherigen Dialog übernommen. Anschließend kann die Zuordnung über die Schaltfläche „Moderation hinzufügen“ bestätigt werden.

Abbildung 11.32: Zuweisung des vhs-Mitarbeiters

Nach erfolgreicher Zuordnung wird der Mitarbeitende als Moderator des Kurses direkt in der Kursübersicht angezeigt.

Abbildung 11.33: Ein Moderator wurde einem Kurs zugewiesen

Der zugewiesene Kurs erscheint anschließend auch auf dem Schreibtisch des Mitarbeitenden. Dadurch erhält dieser Zugriff auf den entsprechenden Kurs und die darin verfügbaren Informationen.

Abbildung 11.34: Der zugewiesene Kurs auf dem Schreibtisch des vhs-Mitarbeiters

Weitere Informationen zur vhs.cloud

Für weiterführende Informationen zur vhs.cloud und ihren verschiedenen Funktionen steht eine offizielle Playlist des Deutschen Volkshochschul-Verbands e. V. (DVV) zur Verfügung: vhs.cloud: Wo finde ich was?.

Problembehandlung

Fehlermeldung: „Fehler beim Verarbeiten eines Datensatzes: Access denied.“

Diese Fehlermeldung bedeutet meistens, dass dem Mitarbeitenden die nötigen Berechtigungen auf der vhs.cloud fehlen. Zum Beheben des Problems müssen, wie im Abschnitt Verwaltung von Mitarbeitenden in der vhs.cloud beschrieben, die Rechte bei Administration mindestens auf „Schreiben“ gesetzt werden.

Fehlermeldung: „Set alias failed. Eventuell ist die E-Mail-Adresse in der vhs.cloud bereits in Verwendung“

Beim Anlegen von Teilnehmer- oder Dozentenkonten kann dieser Fehler auftreten. Das bedeutet, dass die Person oder jemand mit derselben E-Mail-Adresse bereits ein Konto auf der vhs.cloud besitzt. Wenn der Bildungsstätte die vhs.cloud-E-Mail-Adresse bekannt ist, kann diese in der Teilnehmermaske im Reiter „Kategorien“ unten rechts nachgetragen werden. Andernfalls muss der Teilnehmer anderweitig darüber informiert werden.

Warnmeldung: „E-Mail darf nicht leer sein.“

In der Übersicht ist direkt ersichtlich, bei welchem Teilnehmer oder Dozenten die E-Mail-Adresse noch fehlt. Zum Anlegen eines neuen Benutzers in der vhs.cloud muss zwingend eine E-Mail-Adresse eingetragen sein.

Warnung: „vhs.cloud-Login darf nicht leer sein"

Für eine Kurszuweisung muss unbedingt ein vhs.cloud-Konto existieren. Dieses muss vorher über das Verfahren „Benutzer anlegen“ angelegt oder beim jeweiligen Teilnehmer bzw. Dozenten nachgetragen werden.

• Bei den Teilnehmenden: Teilnehmermaske > Kategorien > Externe Logins > vhs.cloud
• Bei den Dozierenden: Dozentenmaske > Web / Zugang > vhs.cloud

Um individuelle oder projektspezifische Datenexporte zu realisieren, kontaktieren Sie gerne unseren Support.