15. Gutscheinverwaltung

Ab der itm:MANAGER / Itm:MANAGER Version 20.3. sind die Funktionen der Gutscheinverwaltung verfügbar.

Die Gutscheinverwaltung in itm:MANAGER / Itm:MANAGER ermöglicht es Ihnen, Gutscheine zu erfassen, zu verwalten, auszustellen und Zahlungen darüber abzuwickeln. Sie können Gutscheintypen anlegen, ihnen Beträge, eine Gültigkeitsdauer und Buchungsoptionen zuweisen sowie festlegen, ob sie über die Webseite gebucht werden können.

Die Verwaltung umfasst die Auswahl von Käufern und Eigentümern, die Zuordnung zu Teilnehmern, die Festlegung von Zahlungsarten und Debitoren sowie die Möglichkeit, Rechnungsanschriften anzugeben. Bereits ausgestellte Gutscheine können storniert, bezahlt oder für Kursbuchungen genutzt werden. Dabei können Restbeträge automatisch dem Teilnehmer gutgeschrieben werden.

Zusätzlich bietet die Gutscheinverwaltung Funktionen wie das Einlösen von Gutscheinen über Guthaben oder Gutscheincodes, die Generierung von Standard-Ausdrucken, Druckvorschauen und eine Übersicht über alle ausgestellten Gutscheine. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Gutscheinstatus, Fälligkeiten und Zahlungen.

15.1 Rechtevergabe

Bevor Gutscheine ausgestellt werden können, ist zunächst eine entsprechende Berechtigung für die zuständigen Benutzergruppen erforderlich. Diese Einstellung finden Sie in der Benutzerverwaltung unter Optionen -> Benutzerverwaltung.

Dort müssen Sie im Bereich Formular -> Gutscheine ausstellen (1) das Recht „Gutscheine ausstellen“ für die betreffenden Benutzergruppen aktivieren. Erst nachdem diese Berechtigung gesetzt wurde, können die Benutzer innerhalb der Gruppe Gutscheine erstellen und ausgeben.

Ohne diese Aktivierung ist die Funktion zum Ausstellen von Gutscheinen nicht verfügbar und die entsprechenden Optionen werden im System für die Benutzer ausgeblendet.

Abbildung 1: Benutzerverwaltung - Gutscheine ausstellen

15.2 Aufruf der Maske Gutscheine

Nach der Vergabe des Rechts Gutscheine ausstellen, können Sie die Maske für die Verwaltung der Gutscheine über Formular -> Zuordnung -> Gutscheine öffnen.

Abbildung 2: Aufruf Gutscheine ausstellen

Die aktuelle Maskenansicht mit dem Menüpfad Formular -> Zuordnung -> Gutscheine sehen Sie hier:

Aktuelle Ansicht: Aufruf und Gutscheinmaske

15.3 Gutscheine ausstellen und Aufbau der Maske im Detail

Im Folgenden wird die Gutscheine ausstellen-Maske detailliert mit den Teilbereichen (1) - (4) beschrieben.

Abbildung 3: Maske Gutscheine ausstellen

Die aktuelle Anordnung der vier Teilbereiche ist in der folgenden Ansicht dargestellt:

Aktuelle Ansicht: Teilbereiche der Gutscheinmaske

Zu Punkt (1):

Die Funktionsleiste der Gutscheinmaske bietet grundlegende Optionen, die gleichzeitig für Teilnehmer und Gutscheine gelten. Sie wirken immer auf beide zusammen und sind nicht getrennt für einzelne Teilnehmer oder Gutscheine verfügbar.

Abbildung 4: Funktionsleiste

Symbol	Funktion
	Maskenfelder leeren (Neu) - Leert alle eingegebenen Teilnehmer- und Gutscheininformationen.
	Datensätze suchen - Startet eine Suche nach Teilnehmern, denen ein Gutschein zugewiesen wurde. Vor der Suche muss die Maske zunächst geleert werden.
	Speichern - Speichert einen neuen Datensatz oder getätigte Änderungen.
	Trefferliste (Suchergebnis) - Wenn eine Suche getätigt und ein Datensatz gewählt wurde, kann die Übersicht aller zutreffenden Daten erneut geöffnet werden.
	Löschen - Sofern keine Verbindungen vorliegen, wird der Datensatz unwiderruflich gelöscht.

Zu Punkt (2):

Da Gutscheine häufig als Geschenke verwendet werden, kann der Käufer eines Gutscheins von dessen Eigentümer abweichen. Grundsätzlich wird daher zwischen Käufer und Eigentümer unterschieden. Es ist jedoch auch möglich, von Anfang an festzulegen, dass der Käufer gleichzeitig der Eigentümer ist.

In diesem Teil der Maske wird Ihnen der Käufer des Gutscheins angezeigt. Über die kleine Funktionsleiste und die Lupe können Sie anhand einer Auswahlliste den Käufer manuell auswählen bzw. selbständig nach dem gewünschten Käufer suchen. Das leere Blatt daneben dient wiederum zur Leerung der Felder, um z. B. eine erneute Suche zu starten. Über das Symbol zum Öffnen des Teilnehmerdatensatzes können Sie den ausgewählten Teilnehmer direkt in der Teilnehmermaske öffnen.

Durch Entfernen des Hakens bei der Checkbox Auch Eigentümer können Sie einen abweichenden Eigentümer bestimmen. Dadurch erscheint eine weitere Lasche Eigentümer.

Die zugehörigen Schaltflächen unterstützen folgende Aktionen:

Symbol	Funktion
	Auch Eigentümer: Übernimmt den Käufer als Eigentümer und blendet die Auswahl eines abweichenden Eigentümers aus.
	Teilnehmerdatensatz öffnen: Öffnet den ausgewählten Teilnehmer in der Teilnehmermaske.
	Rechnungsempfänger wählen: Öffnet in der Lasche Rechnung die Auswahl eines anderen Rechnungsempfängers.

Haben Sie einen Käufer gewählt, werden Ihnen im unteren Bereich die Zahlungsmöglichkeiten des Gutscheins aufgelistet.

• Unter der Lasche Zahlung stehen Ihnen diverse Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung.
• Im Auswahlmenü Debitor kann außer dem "Teilnehmer" noch die "Firma" oder "Sonstige" gewählt werden.
• In den Registerkarten Zahlung und Rechnung wird zudem festgelegt, wer als Debitor und wer als Kreditor bzw. Rechnungsempfänger fungiert.

Abbildung 5: Zahlform wählen

• Unter der Lasche Rechnung ist eine Rechnungsanschrift erforderlich.
• Auch hier kann ein abweichender Empfänger ausgewählt werden. Neben "Teilnehmer" ist auch hier die Auswahl zwischen "Firma" oder "Sonstige" möglich.
• Die Funktion Rechnungsempfänger wählen öffnet ein Fenster, in dem ein anderer Rechnungsempfänger ausgewählt werden kann.

Abbildung 6: Rechnungsanschrift wählen

Zu Punkt (3):

Über das Lupensymbol können alle vorhandenen Gutscheine angezeigt und ausgewählt werden. Ist ein Gutschein ausgewählt, lässt er sich über das entsprechende Symbol Gutschein öffnen öffnen und bearbeiten. Alternativ können Sie über das Symbol Maskenfelder leeren alle Felder zurücksetzen und einen neuen Gutschein anlegen.

Beim Anklicken des Symbols wird das folgende Fenster angezeigt:

Abbildung 13: Auswahl und Bearbeitung des Gutscheintyps

In diesem Fenster können die verschiedenen Daten des Gutscheins angepasst werden.

Hier wählen Sie zunächst einen Gutscheintyp aus (die Anlage eines Gutscheintyps wird weiter unten beschrieben). Weitere Einstellungen wie die Auswahl der Periode, die Gültigkeit des Gutscheins oder eine Notiz/Bemerkung können Sie hier festlegen.

Legen Sie zunächst eine freie Nummer, die Periode und die Bezeichnung des Gutscheintyps fest. Über die Webfreigabe können Sie festlegen, ob der Gutschein auch über Ihre Webseite gebucht werden kann. Anschließend tragen Sie den Betrag und die Gültigkeitsdauer ein. Die Standard-Gültigkeitsdauer kann zuvor in der INI-Verwaltung voreingestellt werden.

Beim Erwerb oder bei der Aushändigung eines Gutscheins können anfallende Kosten zugewiesen werden. Aktivieren Sie dazu die Checkbox Kosten. Ist diese aktiviert, müssen Sie für den Gutschein einen Betrag sowie ein Fälligkeitsdatum hinterlegen.

Über die Schaltfläche Gutschein ausstellen landet der Gutschein beim Teilnehmer/Käufer und wird ihm zugeordnet. Somit hat er ab sofort Zugriff auf diesem Gutschein und kann damit Kurse buchen und bezahlen.

Abbildung 7: Gutschein wurde dem Teilnehmer/Käufer ausgestellt und zugeordnet

Wurde ein Gutschein erfolgreich einem Teilnehmer zugewiesen, können Sie dies im Tresor der Teilnehmermaske überprüfen:

Abbildung 14: Einsicht des Gutscheins im Tresor der Teilnehmermaske

Ist der Gutschein ausgestellt und es fallen für diesen Kosten an, kann dieser direkt in der Maske (Formular -> Zuordnung -> Gutscheine) über die Schaltfläche Bezahlen bezahlt werden und wird nicht mehr als Offener Betrag angezeigt. Die Fälligkeit, wann dieser Gutschein bezahlt werden muss, hängt vom Gutscheintyp ab. Die Einstellungen dafür finden Sie unter dem Punkt (4).
Auch die Möglichkeit, einen Standard-Ausdruck des Gutscheins zu generieren ist hier über die Druckersymbol-Schaltfläche gegeben. Über das Druckersymbol mit der Lupe können Sie sich eine Druckvorschau anzeigen lassen.

Zu den Gutscheininformationen (Punkt 4):

Haben Sie sowohl einen Teilnehmer als auch einen Gutschein ausgewählt, können Sie in diesem Abschnitt festlegen, wie mit dem Gutschein verfahren werden soll. Sie können ihn dem Teilnehmer zuweisen oder, falls er bereits zugewiesen ist, stornieren. Außerdem lässt sich der Gutschein von hier aus bezahlen und drucken. Die notwendigen Angaben zum Einlösen, wie Nummer und Gutscheincode, können ebenfalls in diesem Abschnitt abgerufen werden.

Gutscheintypen anlegen (Zahnräder-Symbol):

Mit Klick auf das Zahnräder-Symbol öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie eigenständig Gutscheintypen anlegen, die danach im Modul Gutscheine zur Auswahl stehen. Vergeben Sie zunächst eine freie Nummer, die Auswahl einer Periode und die Bezeichnung des Gutscheintyps. Über die Webfreigabe können Sie entscheiden, ob der Gutschein über Ihre Webseite gebucht werden kann. Danach hinterlegen Sie einen Betrag und eine Gültigkeitsdauer (die Standard-Gültigkeitsdauer kann in der INI-Verwaltung vorbelegt werden).

Wenn ein Gutschein erworben bzw. ausgehändigt wird, können Sie dem Gutschein anfallende Kosten zuteilen. Dies aktivieren Sie mit dem Klick in der Checkbox Kosten. Ist die Checkbox aktiviert, müssen Sie für den Gutschein einen Betrag sowie ein Fälligkeitsdatum hinterlegen.

Abbildung 8: Aufruf Gutscheintypen

15.4 Käufer und Eigentümer

Es kann vorkommen, dass der Käufer des Gutscheins nicht immer der Eigentümer ist. Dazu gibt es in itm:MANAGER die Möglichkeit, einen abweichenden Eigentümer zu bestimmen. Grundsätzlich wird zwischen Käufer und Eigentümer unterschieden; es ist aber auch möglich, dass der Käufer gleichzeitig der Eigentümer ist.
Durch Entfernen des Hakens bei der Checkbox Auch Eigentümer erscheint eine weitere Lasche Eigentümer.

Abbildung 9: Käufer

Abbildung 10: Eigentümer

15.5 Gutscheine stornieren

Über die Funktion Gutschein stornieren in der Gutschein-Maske können Sie bereits ausgestellte Gutscheine stornieren. Ist ein Restbetrag noch offen, wird dieser dem Käufer gutgeschrieben. Wurde ein Gutschein versehentlich storniert, muss er neu ausgestellt werden, da ein Zurückholen an dieser Stelle nicht möglich ist.

Abbildung 15: Bestätigung der Gutschein-Stornierung

Abbildung 11: Gutschein stornieren

15.6 Ausgestellte Gutscheine

Eine Übersicht bzw. Auflistung mit ausgestellten Gutscheinen finden Sie über die obere Lupe in der Gutschein-Maske. Die Maske muss dafür vorher geleert werden.

Abbildung 11: ausgestellte Gutscheine

15.7 Kursbuchung mit Gutschein (Beispiel)

Unten im Screenshot sehen Sie ein Beispiel, wie in itm:MANAGER eine Kurszahlung mit einem Gutschein durchgeführt wird.

In der Anmelde-Maske ist der Teilnehmende bereits einem Kurs zugeordnet, es wurde jedoch noch keine Zahlung getätigt, sodass ein Restbetrag offen ist.
Um einen Zahlungseingang zu erfassen, klicken Sie auf den Button Bezahlen (1). Dadurch öffnet sich die Maske Zahlungseingang erfassen (2).
Hier können Sie die Zahlung über einen Gutschein über den Button Mit Guthaben / Gutschein bezahlen (3) auswählen. Ein Klick darauf öffnet die Maske Guthaben/Gutscheine einlösen (4).

In dieser Maske gibt es zwei Möglichkeiten, Gutscheine einzulösen:
1.) Der Teilnehmende löst seine eigenen, bereits erworbenen Gutscheine ein, die in der Liste angezeigt werden.
2.) Der Teilnehmende gibt einen Gutscheincode ein, um einen Gutschein einzulösen. Der Code wird beim Ausstellen bzw. Drucken des Gutscheins generiert.
Beispiel:
Wird ein Gutschein erworben, ist in der Regel der Käufer gleichzeitig der Eigentümer. Wenn der Käufer den Gutschein jedoch verschenkt, wechselt der Eigentümer. In diesem Fall kann der aktuelle Eigentümer den Gutschein über den Gutscheincode einlösen.

Bleibt nach der Buchung ein Restbetrag auf dem Gutschein, wird dieser dem Teilnehmenden gutgeschrieben und kann bei einer zukünftigen Buchung verwendet werden.

Abbildung 12: Kursbuchung mit Gutschein