06 Kurse im Verwaltungsprogramm zum Hochladen vorbereiten (Master-VHS)

Vorbereitungsarbeiten | Pflichtfelder und sonstige übertragene Felder

06.01a KuferSQL: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten

Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen.

Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP)

Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP":

Abbildung 6.1: Screenshot zu Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP)

Dies kann ggf. durch Sammeländerung bei mehreren Kursen gleichzeitig erfolgen.

Kurse für vhsKOOP vorbereiten:

Prüfen, ob der Kurs komplett angelegt ist (Kursart richtig? Bei Online/Hybrid mindestens die Software und Link hinterlegt? Siehe auch Pflichtfelder) und insbesondere auch, ob die vergebene Kursnummer "endgültig" ist (soll nach Freigabe möglichst nicht mehr geändert werden, da Primärschlüssel).

vhsKOOP-Key

Um die vorbereiteten Kurse in vhsKOOP unter den Masterkursen einfacher wiederzufinden, ist es sinnvoll (aber nicht zwingend), den "vhsKOOP-Key" zu setzen.

Verrechnungssatz

Zugleich sollte der gewünschte Verrechnungssatz (wieviel % des TN-Entgeltes bekomme "ich" als Master-VHS) gesetzt werden - bei kostenlosen Angeboten bitte "0" eintragen, sonst wird "Verlinkung" angenommen, da keine Zahl im Feld.

Abbildung 6.2: Screenshot zu Verrechnungssatz

Weiterleitung "KOS-Modell"

Alternativ kann statt einem Verrechungssatz auch ein nicht-numerischer Wert bei Verrechnungssatz eingetragen werden, um eine Weiterleitung nach dem "KOS-Modell" zu erzeugen - wir empfehlen das Wort "Link":

Abbildung 6.3: Screenshot zu Weiterleitung "KOS-Modell"

Fertig: Jetzt kann im Portal zum Abo freigegeben werden!

In der Regel sollte es dann z.B. so aussehen:

Abbildung 6.4: Screenshot zu Fertig: Jetzt kann im Portal zum Abo freigegeben werden!

Mehr ist an Vorbereitungen in KuferSQL nicht zu treffen - der Kurs ist aber (natürlich) jetzt noch nicht zum Abo freigegeben! (Das wäre u.U. "gefährlich", denn so ein Haken ist ggf. "schnell mitkopiert" und dann wäre der Kurs schon ungewollt freigegeben!)

Online- oder Hybrid-Kurs?

Bitte unbedingt darauf achten, dass auf Seite 3 der Typ ("O" für Online oder "H" für Hybrid) und mindestens die genutzte Software ausgewählt/gefüllt und dazu das Feld "Link" nicht leer ist:

Abbildung 6.5: Screenshot zu Online- oder Hybrid-Kurs?

Technische Info zu Zugangsdaten:

Unter anderem wegen der Abwärtskompatibilität zu KuferSQL 4 müssen bei der (Nach-)Synchronisation der Zugangsdaten derzeit Kompromisse eingegangen werden - der Inhalt des Feldes Software (bitte ohnehin immer füllen, sonst weiß die Abo-VHS nicht, wie Sie die Kund:innen informieren/beraten soll!) wird nur übertragen, wenn zugleich auch Daten mindestens im Feld "Link" hinterlegt sind!

Wichtig bei nachgereichten Zugangsdaten:

Es kommt in der Praxis ja immer wieder vor, dass die Zugangsdaten nachgereicht werden - dann bitte folgendes beachten:

Bitte unbedingt vor der Freigabe zum Abo vorübergehend das Feld "Link" bei Zugangsdaten mit einer Info füllen - wir empfehlen "Die Zugangsdaten werden nachgereicht."

Abbildung 6.6: Screenshot zu Wichtig bei nachgereichten Zugangsdaten:

Das Ganze wirkt sich nicht auf die spätere Nach-Synchronisation der "echten" Zugangsdaten aus - nach Änderung erhalten die Abo-VHSn die richtigen Werte!

Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen:

Abbildung 6.7: Screenshot zu Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen:

Bei den Abo-VHSn aus BY wird dann das passende Stichwort automatisch eingetragen - so wird verhindert, dass kooperativ ausgeschriebene Kurse mehrfach in der onlinevhs.bayern auftauchen!

Falls das Stichwort „vhs:portal:master“ noch nicht in der Hinterlegung ist, kann es zur Vereinfachung hier eingetragen werden:

Abbildung 6.8: Screenshot zu Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen:

Kurs(e) abschließend im Portal freigeben

Jetzt muss also im Portal der Kurs (als Einzel- oder Sammelfreigabe) noch ausdrücklich zum Abo freigegeben werden.

06.01b KuferSQL: Pflichtfelder

Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs in KuferSQL mindestens genutzt/gefüllt sein, damit diese Veranstaltung im Marktplatz vhsKOOP zum Abo freigegeben werden kann:

Reiter 1. Seite

• Titel
• Datum von
• Datum bis
• Uhrzeit von
• Uhrzeit bis
• Kursort
• DVV-Fachbereich (als kleinster gemeinsamer Nenner)
• maximale Teilnehmer
• minimale Teilnehmer

Reiter 3. Seite

Kursart: Präsenz, Online oder Hybrid

Präsenz-Kurs

Keine weiteren Pflichtfelder.

Online- oder Hybrid-Kurs

Bitte mindestens folgende Pflichtfelder füllen:

• Software (Videokonferenz-System oder LMS)
• Link

Damit die Abo-VHSn Interessent:innen richtig informieren und beraten können (welche Software wird verwendet) und dann auch ihrer Pflicht nachkommen können, den Angemeldeten rechtzeitig die Zugangsdaten zukommen zu lassen, ist es unerlässlich, dass bei Online- und Hybrid-Kursen die entsprechenden Felder auf der 3. Seite "richtig" und vollständig gefüllt sind.

Falls die Zugangsdaten erst später nachgereicht werden können (z.B. weil diese erst noch generiert werden), muss vor der Freigabe zum Abo die verwendete Software hinterlegt werden und dann kann in das Feld "Link" vorübergehend so etwwas wie "Die Zugangsdaten werden nachgereicht" o.ä. eingetragen werden!

Bei "echten" vhs.cloud-Kursen mit Kurs-Code (nicht "nur" Invitation-Link in die Konferenz) würde sich neben dem Kurs-Code in "Teilnehmer-Code" als Eintrag im Pflichtfeld Link "https://www.vhs.cloud/login" anbieten!

Abbildung 6.9: Screenshot zu Online- oder Hybrid-Kurs

Reiter Info

Infotext

Reiter Kurstage

alle Kurstage (Einträge mit Status " ", "A", "Z" und "Infoabend" werden synchronisiert)

Reiter Dozent

alle Kursleiter:innen (werden für die Angaben zur Kursleitung im Info-Text bei der Abo-VHS genutzt)

Hinweis: Dozent:innen müssen den Typ "D", "T", "R" (oder leer) im Kurs haben und auch für die Anzeige im Internet freigegeben sein! (Sollte Ihre VHS andere Typen verwenden, so müsste dafür die Fa. ITEM speziell beauftragt werden!)

Reiter Gebühren

Mindestens die "Kerngebühr" (Gebührenart 1) muss vorhanden sein - es werden alle Einträge synchronisiert.

Durchlaufende Posten, die nicht dem Verrechnungssatz unterliegen (z.B. Kosten für Skripte oder Lernmaterial), unbedingt mit dem Haken "DP" versehen!

Sonderfelder vhsKOOP

• vhsKOOP-Key (sollte angehakt sein)
• vhsKOOP-Verrechnung (muss gefüllt sein - bei kostenlosem Kurs bitte 0 oder 100 eintragen, denn "leer" wird genauso wie ein nicht-numerischer Wert als KOS-Weiterleitung interpretiert!)

Raumstamm

Damit der Kursraum "richtig" in vhsKOOP übertragen wird, sollte auf der 1. Seite in der Raumbezeichnung auch der "Eintrag ins Programmheft" gefüllt sein - für Präsenzkurse natürlich auch die Adresse:

Abbildung 6.10: Screenshot zu Raumstamm

Weiter muss dieser Raum aber auch fürs Internet freigegeben (Webfreigabe) sein - d.h. der Haken "Nicht im Internet anzeigen" darf im Web-Reiter nicht gesetzt sein:

Abbildung 6.11: Screenshot zu Raumstamm

06.01c KuferSQL: weitere übertragene Felder

Folgende weitere Felder eines Kurses in KuferSQL werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in das Verwaltungsprogramm der Abo-VHS übertragen:

Reiter 1. Seite

• Titel für Programmheft (von mancher VHS auch als Untertitel verwendet)
• UE
• Kursdauer
• Dauerdetails
• abw. Tage
• Kurstyp
• Mitzubringen / Materialien

Reiter 3. Seite

• Anmeldebeginn
• Anmeldeschluss
• Zielgruppen
• Vorgängerkurs
• Belegen nur bis Maximum (wird bei Abo-Kursen ohnehin automatisch gesetzt!)
• Kinder: Maximum für Kinder + TN (keine Kinder-Kurse in vhsKOOP!)
• Kinder: Kinderanzahl max.
• Kinder: Kinderanzahl min.
• Kinder: Empf. Alter
• Online-Kurs: Link
• Online-Kurs: Meeting-ID
• Online-Kurs: Passwort
• Online-Kurs: Teilnehmer-Code
• Online-Kurs: Software (wird bei der Abo-VHS als Text in Online-Kurs: Info eingetragen, da keine einheitliche Hinterlegung vorhanden!)
• Zuständiger Mitarbeiter: Planend (wird für die Kontaktdaten der Master-VHS zu diesem Kurs genutzt)
• Zuständiger Mitarbeiter: Verwaltend (wird für die Kontaktdaten der Master-VHS zu diesem Kurs genutzt)

Reiter Programmheft

• Nachspann
• Vorspann
• Individuelle Terminangaben
• Ergänzender Text für die Gebührendarstellung
• Sonderfeld für die Termindarstellung im Web

Reiter Gebühren

alle weiteren Gebühreneinträge

Reiter Web - Wichtig

• Einstellungen / Freigabe des Kurses
• Freigabe Web von
• Freigabe Web bis
• Anmeldeart
• Webtext

06.01d KuferSQL: Möglichkeit, Kurse per Sammeländerung mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen

Das Auswertecenter mit der Möglichkeit der Sammeländerung ist ideal, um "in einem Rutsch" viele Kurse zu ändern - für vhsKOOP können so z.B. eine Reihe Kurse mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen werden.

Die Sammeländerung kann aber auch zum Entfernen von Haken oder dem Setzen bzw. Leeren anderer Merkmale/Feldinhalte genutzt werden.*

Abbildung 6.12: Screenshot zu 06.01d KuferSQL: Möglichkeit, Kurse per Sammeländerung mit dem "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" versehen

Kursauswahl

Im Fenster der Kursauswahl kann wie gewohnt nach verschiedensten Kriterien ausgewählt werden, welche Kurse ins Auswertecenter übernommen werden - es können Kurse auch wieder entfernt oder weitere hinzugefügt werden:

Abbildung 6.13: Screenshot zu Kursauswahl

Nun können wie üblich die Kurse markiert werden, für die die Sammeländerung vorgesehen ist - entweder einzeln oder ggf. auch gleich alle.

Sammeländerung

Wenn alle gewünschten Kurse markiert sind, kann die "Sammeländerung" aufgerufen werden:

Abbildung 6.14: Screenshot zu Sammeländerung

Der Aufruf der Funktion kann eine Weile dauern - dann kann beispielhaft der "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" für die markierten Kurse wie folgt gesetzt werden:

Abbildung 6.15: Screenshot zu Sammeländerung

06.02a itm:MANAGER: Erste Info zu den Zusatzfeldern

Nach der Freischaltung für das vhsKOOP-Portal durch die Item KG finden Sie in der Kursmaske über Zusatzfelder die neue Lasche "vhsKOOP" mit den benötigten Feldern zuf Freigabe von Kursen für vhsKOOP:

Abbildung 6.16: Screenshot zu 06.02a itm:MANAGER: Erste Info zu den Zusatzfeldern

Hinweis: Vor dem aktuellen Update heißt die Lasche noch "Export" - Felder dürfen verschoben und umbenannt werden. Lediglich die Key/Schlüssel dürfen nicht geändert werden.

06.02b itm:MANAGER: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten

Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen.

Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP)

Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP":

Abbildung 6.17: Screenshot zu Kurse ausschließen (NIE bei vhsKOOP)

Kurse für vhsKOOP vorbereiten:

1. Prüfen, ob der Kurs komplett angelegt ist (Kursart richtig? Bei Online/Hybrid mindestens die Software hinterlegt? Siehe auch Pflichtfelder) und insbesondere auch, ob die vergebene Kursnummer "endgültig" ist (darf nach Freigabe nicht mehr geändert werden, da Primärschlüssel).
2. Um die vorbereiteten Kurse in vhsKOOP unter den Masterkursen einfacher wiederzufinden, ist es sinnvoll (aber nicht zwingend), den "vhsKOOP-Key" zu setzen.
3. Zugleich sollte der gewünschte Verrechnungssatz (wieviel % des TN-Entgeltes bekomme "ich" als Master-VHS) gesetzt werden - bei kostenlosen Angeboten bitte "0" eintragen, sonst wird "Verlinkung" angenommen, da keine Zahl im Feld.

In der Regel sollte es dann z.B. so aussehen:

Abbildung 6.18: Screenshot zu Kurse für vhsKOOP vorbereiten:

Mehr ist an Vorbereitungen in KuferSQL nicht zu treffen - der Kurs ist aber (natürlich) jetzt noch nicht zum Abo freigegeben! (Das wäre u.U. "gefährlich", denn so ein Haken ist ggf. "schnell mitkopiert" und dann wäre der Kurs schon ungewollt freigegeben!)

Online- oder Hybrid-Kurs?

Bitte unbedingt beachten, dass in der Kursmaske in der Lasche "Stammdaten" der richtige Kurstyp (Online-Kurs oder Gemischt) und in der Lasche "Web" die genutzte Software richtig ausgewählt sind:

Abbildung 6.19: Screenshot zu Online- oder Hybrid-Kurs?

Abbildung 6.20: Screenshot zu Online- oder Hybrid-Kurs?

Die Zugangsdaten wären sinnvoll/wünschenswert, können aber auch später nachgetragen werden - diese werden dann nach-synchronisiert.

Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen:

Abbildung 6.21: Screenshot zu Bayr. VHSn bitte bei Online- und Hybrid-Kursen das "Master-Stichwort" für die onlinevhs.bayern nicht vergessen:

Bei den Abo-VHSn aus BY wird dann das passende Stichwort automatisch eingetragen - so wird verhindert, dass kooperativ ausgeschriebene Kurse mehrfach in der onlinevhs.bayern auftauchen!

Kurs(e) abschließend im Portal freigeben

Jetzt muss also im Portal der Kurs (als Einzel- oder Sammelfreigabe) noch ausdrücklich zum Abo freigegeben werden.

06.02c itm:MANAGER: Pflichtfelder

Folgende Pflichtfelder müssen bei einem Kurs im itm:MANAGER mindestens genutzt/gefüllt sein, damit diese Veranstaltung im Marktplatz vhsKOOP erscheinen kann:

Kursmaske - Lasche Stammdaten

• Titel
• Datum von
• Datum bis
• Uhrzeit von
• Uhrzeit bis
• Kursort
• maximale Teilnehmer
• minimale Teilnehmer
• Online-Kurs: Kursart

Kursmaske - Lasche Statistik

• DVV-Fachbereich (als kleinster gemeinsamer Nenner)

Kursmaske - Inhaltstext

Ausschreibungstext

Kursmaske - Zeitverwaltung

alle Kurstage

Kursmaske - Dozentzuordnungsmaske

alle Kursleiter:innen (werden für die Angaben zur Kursleitung im Info-Text bei der Abo-VHS genutzt)

Kursmaske - Finanzen

mindestens Kerngebühr muss vorhanden sein

Kursmaske - Zusatzfelder - Lasche vhsKOOP

• vhsKOOP-Key (sollte angehakt sein)
• vhsKOOP-Verrechnung (muss gefüllt sein, ausser kostenloser Kurs/Kerngebühr = 0)

06.02d itm:MANAGER: weitere übertragene Felder

Folgende weitere Felder eines Kurses im itm:MANGER werden in den Marktplatz vhsKOOP und damit in das Verwaltungsprogramm der Abo-VHS übertragen:

Kursmaske - Lasche Stammdaten

• Titel für Programmheft (von mancher VHS auch als Untertitel verwendet)
• UE
• Kursdauer
• Dauerdetails
• Kurstyp
• Anmeldebeginn
• Anmeldeschluss
• Zielgruppen
• Vorgängerkurs
• Belegen nur bis Maximum (wird bei Abo-Kursen ohnehin automatisch gesetzt!)
• Kinder: Maximum für Kinder + TN
• Kinder: Kinderanzahl max.
• Kinder: Kinderanzahl min.
• Kinder: Empf. Alter

Kursmaske - Lasche Web

• Einstellungen / Freigabe des Kurses
• Freigabe Web von
• Freigabe Web bis
• Anmeldeart
• Webtext
• Online-Kurs: Link
• Online-Kurs: Meeting-ID
• Online-Kurs: Passwort
• Online-Kurs: Teilnehmer-Code
• Online-Kurs: Software (wird bei der Abo-VHS als Text in Online-Kurs: Info eingetragen, da keine einheitliche Hinterlegung vorhanden!)
• Nachspann
• Vorspann
• Individuelle Terminangaben
• Ergänzender Text für die Gebührendarstellung
• Sonderfeld für die Termindarstellung im Web

Kursmaske - Inhaltstexte

• Kursbeschreibungstext

Kursmaske - Finanzen

alle weiteren Gebühreneinträge

06.03a cmxOrganize: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten

Abbildung 6.22: Screenshot zu 06.03a cmxOrganize: als Master-VHS Kurse zum Abo vorbereiten

06.03b cmxOrganize: Pflichtfelder

Abbildung 6.23: Screenshot zu 06.03b cmxOrganize: Pflichtfelder

06.03v cmxOrganize: weitere übertragene Felder

Abbildung 6.24: Screenshot zu 06.03v cmxOrganize: weitere übertragene Felder

06 Überprüfen, welche Kurse der eigenen VHS ins Portal hochgeladen sind

Dies ist unter Masterkurse möglich, wenn die Filter-Haken wie hier gesetzt sind - dann sind alle ins Portal übertragenen Kurse zu sehen, egal ob freigegeben oder nicht:

Abbildung 6.25: Screenshot zu 06 Überprüfen, welche Kurse der eigenen VHS ins Portal hochgeladen sind