Regeln und Hinweise zur Nutzung von vhsKOOP - bitte "beherzigen"/unbedingt beachten!
Änderungen an Kursen | Entgelte & AGB | TN-Kommunikation | Kurs-Typ
Übertragung der Kurse aus dem Verwaltungsprogramm ins Portal
Grundsätzlich werden in der Grundeinstellung alle zukünftigen Kurse aus dem eigenen Verwaltungsprogramm ans Portal übertragen.
Unterbunden werden kann die Übertragung kursweise (z.B. bei internen Kursen) durch das Setzen des Hakens "NIE bei vhsKOOP":
Abbildung 11.1: Screenshot zu Übertragung der Kurse aus dem Verwaltungsprogramm ins Portal
Dies kann durch eine Sammeländerung bei mehreren Kursen gleichzeitig erfolgen.
Gültigkeit von AGB und Konsequenzen für VHSn
Es gelten für die Teilnehmenden/Angemeldeten stets die AGB der Einrichtung, mit der sie den Vertrag schließen/sich anmelden.
Master-VHSn müssen insbesondere akzeptieren, dass ggf. Abmeldungen später erfolgen können, als in den eigenen AGB vorgesehen und Verrechnungssätze insbesondere nur für gem. den AGB der Abo-VHS gültige Anmeldungen abgerechnet werden.
Ggf. erhobene/eingenommene Storno-Entgelte gem. den AGB der Abo-VHS stehen als Aufwandsersatz in voller Höhe der Abo-VHS zu.
Fremd- & Zubucher-Kurse dürfen nicht freigegeben werden
Es dürfen zur kooperativen Ausschreibung von der Master-VHS nur eigene Angebote, also solche Kurse/Kurstermine zum Abo freigegeben werden, die individuell und "exklusiv" mit den Kursleitenden vereinbart wurden (und nicht zeitgleich auch bei anderen VHSn im Programm stehen).
Fremdangebote, die von Volkshochschulen in das eigene Programm aufgenommen werden (z.B. Xpert Business Lernnetz, vhs-Flatrate, vhs.wissen live, Serienkursangebote), dürfen daher nicht auf vhsKOOP zum Abo freigegeben werden.
Insbesondere dürfen auch Zubucher-Kurse von externen Kursleiter:innen, die mehreren VHSn lediglich ein Buchen einzelner Plätze ermöglichen, nicht in vhsKOOP freigegeben werden!
Anrechenbarkeit in der Statistik
Die Kurse der Master-VHSn laufen - je nach Vorgaben - ganz "normal" in die Statistik - incl. aller Teilnehmenden (auch denen aus den Abo-VHSn).
Abo-Kurse und deren Teilnehmer:innen dürfen nicht angerechnet werden - vhsKOOP setzt bei der Anlage des Kurses daher in den Statistikdaten automatisch auf "Nicht anrechenbar".
Für die Landesstatistik Bayern wird darüber hinaus automatisch die Veranstaltungsart "75 oder 76" und Kooperation "04" gesetzt (https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0405a-kurs-in-kufersql-nachbearbeitenvervollstandigen#bkmrk-landesstatistik-baye).
Thema TN-Entgelt/Gebühren
Die Abo-VHS ist verpflichtet, jedes kooperativ ausgeschriebene Angebot zum selben Preis wie die Master-VHS anzubieten.
Die Abo-VHS verpflichtet sich weiter, den angegeben Anteil (Verrechnungssatz) am Teilnahme-Entgelt/an der Gebühr an die Master-VHS abzuführen. Dies gilt immer für das volle Teilnahme-Entgelt/die volle Gebühr: Falls also Ermäßigungen angeboten werden oder ggf. sonstige Abschläge, Gebühren oder gar Zahlungsausfälle entstehen, so gehen diese zu Lasten der Abo-VHS.
Kurs nicht löschen - Kursnummer möglichst nicht mehr ändern - vhsKoop-ID
Bitte beachten: Ein Kurs (egal ob beim Master oder bei der Abo-VHS) darf nach der Freigabe für das Abonnement (Master) bzw. nach dem Abonnieren (Abo-VHS) nicht gelöscht werden - eine Änderung Kursnummer durch eine der beteiligten Volkshochschulen sollte vermieden werden!
Zwar dient die Kursnummer KuferSQL als eindeutigen Primärschlüssel, allerdings nutzt vhsKOOP nun die individuelle "vhsKoop-ID" (nach dem Muster "123-COOP-45") zur sicheren Identifizierung der Kurse auch bei nachträglich geänderter Kursnummer:
Abbildung 11.2: Screenshot zu Kurs nicht löschen - Kursnummer möglichst nicht mehr ändern - vhsKoop-ID
Die Kurse erhalten mit der Freigabe zum Abo seit Mitte Oktober 2025 (nicht rückwirkend!) automatisch eine individuelle "vhsKoop-ID" - diese wird in das Feld "externe Kurs-Nr." (3. Seite) geschrieben. Beim Abo-Vorgang wird diese eindeutige ID auch dem Abo-Kurs (ebenso ins Feld "externe Kurs-Nr.") "mitgegeben".
Abbildung 11.3: Screenshot zu Kurs nicht löschen - Kursnummer möglichst nicht mehr ändern - vhsKoop-ID
Die "COOP-Id" darf auf keinen Fall geändert werden, damit die Synchronisation funktioniert - daher die dringende Empfehlung, das Feld "Externe Kurs-Nr." in KuferSQL auf "nur lesen" zu stellen: (https://help.itemkg.de/books/vhskoop/page/0103a-vorbereitungen-in-kufersql-falls-die-itmconnect-schnittstelle-verwendet-wird#bkmrk-empfehlung%3A-%22externe)
Ein nachträgliches Löschen von Kursen oder das Abändern der "COOP-Id" würde die Synchronisation unmöglich machen und könnte schlimmstenfalls zu Fehlern und Inkonsistenzen in der Datenbank führen!
Belegungen nicht "zusammenführen" und "entfernen" - nur "sauber" storniert!
Teilnehmende in der Belegung von vhsKOOP-Kursen dürfen nicht "zusammengeführt" (Teilnehmerdubletten entfernen) werden, sonst fallen diese wegen der geänderten TNR aus der Synchronisation!
Stornieren von Belegungen ist jederzeit möglich - sowohl beim Master als auch bei Abo-VHSn, der Status "S" wird entsprechend synchronisiert.
Belegungen in vhsKOOP-Kursen dürfen aber nicht "entfernt" werden, da diese ja bereits mit allen anderen beteiligten VHSn geteilt wurden. "Verschwindet" so eine Belegung (bzw. deren ID) plötzlich aus der Datenbank, so geht die Synchronisation für diese ID ins Leere - bei allen anderen beteiligten VHSn bleibt die Belegung daher weiterhin bestehen und ist "verwaist".
Kleine "Entwarnung": ITEM konnte das "Problem" soweit lösen, dass falls solche "Waisen" erkannt werden, diese bei den anderen VHSn mit Status "S" versehen werden.
Soll aber keine "Einladung" sein, Belegungen zu entfernen - sollte eigentlich eine Ausnahme sein!
Möglichst keine nachträglichen Änderungen bei der Master-VHS
Die Master-VHS darf bei Kursen, die bereits zum Abo freigegeben sind, keine wesentlichen inhaltlichen Änderungen mehr vornehmen - ein Änderungsverbot aber gilt insbesondere für:
- Verrechnungssatz
- Teilnahme-Entgelt/Gebühr/Preis
- "NIE-bei-vhsKOOP-Haken" (niemals nachträglich setzen!!!)
Wenige Änderungen bei der Abo-VHS
Änderungsverbot beim Preis
Eine Abo-VHS darf bei Kursen, die bereits abonniert sind, keine Änderungen vornehmen bei Teilnahme-Entgelt/Gebühr/Preis.
Titel und Info
Ergänzungen im Titel/Titel für Programmheft und im Info-Text sind zulässig - diese werden nicht mehr weiter synchronisiert, damit indivuelle Anpassungenen erhalten bleiben. Insbesondere bei Änderungen ist aber darauf zu achten, dass keine wesentlichen Inhalte des Master-Kurses verfälscht werden.
Erkennbarkeit von Abo-Kursen
Abo-Kurse müssen für Interessent:innen/Kund:innen als solche erkennbar sein und daher entsprechend gekennzeichnet sein/werden - mindestens durch die ohnehin automatisch erfolgten Ergänzungen am Ende des Info-Textes: Kursleitung: ???? ???? Veranstaltungsort: ???? Ausführende vhs: ????
Weitere Felder
Änderung an Feldern wie "Kursort", "Außenstelle", "Kursdauer", "Dauerdetails" sind unproblematisch - der automatisch hinterlegte "Dozent" Master-VHS sollte unverändert bleiben, auf Wunsch kann zusätzlich eine (rudimentär) angelegte "echte" Kursleitung zum Kurs hinzugefügt werden.
Benutzer "WS"
Der Benutzer „WS“ taucht immer auf, wenn die itm:CONNECT-Schnittstelle "was tut" – also z.B. wenn ein Kurs in vhsKOOP abonniert wird, hat also "WS" via itm:CONNECT den Kurs angelegt.
Abbildung 11.4: Screenshot zu Benutzer "WS"
Ihr habt somit ein:e fleissige:n neue:n „virtuelle:r Kolleg:in“ im VHS-Team! 😉
vhsKOOP-Abo-Kurse "ausfiltern" z.B. im Info-Center
Die abonnierten Kurse werden ja automatisch mit dem Kennzeichen 100 versehen - so können z.B. im Infocenter in KuferSQL die Abo-Kurse mittels Filter Kursausswahl ausgeblendet werden:
Mittels "Kursauswahl" -> "Kennzeichen" -> "Weitere" -> „Kennzeichen NICHT" -> 100 auswählen:
Abbildung 11.5: Screenshot zu vhsKOOP-Abo-Kurse "ausfiltern" z.B. im Info-Center
Der Filter kann mittels „Speichern" und dann unter „Auswahl" leicht wiederverwendet werden.
Kommunikation mit Teilnehmenden
Jede VHS kümmert sich um ihre Anmeldungen
Da die Teilnehmenden/Angemeldeten stets nur eine Vertragsbeziehung zur Einrichtung haben, bei der sie sich angemeldet haben, ist jede VHS (Abo und Master) für die Kommunikation mit den bei ihr Angemeldeten verantwortlich - insbesondere im Rahmen der Anmeldung (z.B. Anmeldebestätigung, falls üblich), ggf. rechtzeitige Übermittlung von Zugangsdaten samt Anleitungen und bei Änderungen am Vertragsgegenstand (Ort, Zeit, Ausfall...).
Es gilt als vereinbart, dass innerhalb einer Woche vor Kursbeginn für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS (insbesondere bei kfr. Änderungen) die Angemeldeten direkt kontaktieren darf und soll!
Übermittlung der Online-Zugangsdaten an TN
Siehe oben: Grundsätzlich ist die Abo-VHS dafür verantwortlich, die Zugangsdaten an die bei ihr Angemeldeten zu versenden!
Viele VHSn nutzen eine Mail-Automation für die Zugangsdaten rechtzeitig vor Kursbeginn - so kann es also vorkommen, dass neben der Abo-VHS auch die Master-VHS die Zugangsdaten automatisiert versendet (innerhalb der Woche vor Kursbeginn „darf“ der Master das ja "eigentlich" und hat die Mail-Adressen). „Schlimmstenfalls“ bekommt die Kundschaft die Zugangsdaten also doppelt – ist aber auf jeden Fall „sicherer“ (Kund:innen-Service!) als ggf. gar nicht.
Es wird daher empfohlen, den Text der automatischen Mail um einen entsprechenden Hinweis zu ergänzen - z.B.:
Abbildung 11.6: Screenshot zu Übermittlung der Online-Zugangsdaten an TN
Kurzfristige Änderungen
Innerhalb einer Woche vor Kursbeginn wird für einen optimalen Kund:innen-Service die Master-VHS bei Änderungen die Angemeldeten direkt kontaktieren.
Warteliste
Wird bei vollen Kursen mit Warteliste (kann von allen beteiligten VHSn befüllt werden) ein Platz frei, so wird dieser nach dem Windhundverfahren vergeben.
Also nach dem klassischen Prinzip: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ - das "Windhundprinzip oder -verfahren" wird z.B. da angewendet, wo knappe Plätze zu vergeben sind. Siehe auch https://de.wikipedia.org/wiki/Windhundprinzip
Kinder- bzw. Eltern-Kind- und BAMF-Kurse vorerst nicht teilbar
Nur die Typen "Normalkurs" und "Einzelveranstaltung"
Es können derzeit nur Normal-Kurse und Einzelveranstaltungen via vhsKOOP geteilt werden:
Abbildung 11.7: Screenshot zu Nur die Typen "Normalkurs" und "Einzelveranstaltung"
Weiter darf natürlich der Haken bei "NIE bei vhsKOOP" nicht gesetzt sein und der Kurs darf nicht schon von einer anderen VHS abonniert sein.
Keine Kinder- oder Eltern-Kind-Kurse
Kinderkurse bzw. Eltern-Kind-Kurse können derzeit leider nicht über vhsKOOP geteilt werden. Diese müssen derzeit leider ausgeschlossen werden, weil gerade die Anmeldung von Kindern teilweise pro VHS recht unterschiedlich gehandhabt wird und daher die Synchronisation von Kindern ggf. in Zusammenhang mit Eltern nicht "trivial“ ist.
Keine BAMF-Kurse
Diese sind aufgrund der Komplexität und der Besonderheiten BAMF-geföderter Kurse ausgeschlossen.
Mini-Market: Kurs-Zuordnung nicht mehr änderbar
Wurde ein Kurs durch die Master-VHS bei der Freigabe zum Abo einem Markplatz u/o zu Mini-Market(s) (Portal-Zuordnung) zugeordnet, so ist dies nachträglich nicht mehr änderbar!
Zahlung des Verrechnungssatzes an die Master-VHS
Die Master-VHS stellt nach Abschluss des Kurses der Abo-VHS den verreinbarten Anteil am Teilnahme-Entgelt (Verrechnungssatz) in Rechnung.
Sofern “durchlaufende Posten” (z.B. Kurs-Material, Skript, ...) im Kurs-Preis enthalten sind, so sind diese in voller Höhe an die Master-VHS weiterzuleiten.
Dazu kann der Listendruck "Master Abrechnung" als Hilfe verwendet werden.
Zwischen den VHSn kann aber einvernehmlich jederzeit ein anderer Rhythmus oder eine andere Art der Verrechnung vereinbart werden.
Siehe auch 10.02 Nutzung der Liste für die Abrechnung (Master-VHS)
Probleme mit vhsKOOP? Support-Ticket anlegen!
Support-Ticket anlegen:
Es können direkt bei ITEM Support-Tickets (ClickUp) erstellt werden:
Direkter Link: [https://forms.clickup.com/9012357241/f/8cjva3t-20612/5O4X03J1Y6HZN0HAZT]
Egal ob es um die Bedienung oder eine Beratung zu vhsKOOP geht (dann kommt das Ticket zum Transferprojekt oder Landesverband) oder ein technisches Problem vorliegt (Ticket geht direkt zu ITEM):
Bitte das Problem möglichst genau beschreiben und idealerweise immer Screenshot(s) mit anhängen - Danke!
Ersteller:innen werden dann jeweils per Mail informiert, wenn sich am Ticket "was tut" (auch wenn noch Nachfragen kommen oder wenn das Problem gelöst ist) - bitte in so einem Fall immer direkt auf das Mail antworten, dann landet das auch sofort im Ticket.
Abbildung 11.8: Screenshot zu Support-Ticket anlegen:
Sehr praktisch für alle Beteiligten - daher gerne nutzen (besser als per Mail direkt beim Transferprojekt oder Landesverband "anzuklopfen")!
...oder nur Passwort vergessen? Selber zurücksetzen:
Sollte das Passwort einmal vergessen werden, so kann es via "Passwort vergessen" selber zurückgesetzt werden:
Abbildung 11.9: Screenshot zu ...oder nur Passwort vergessen? Selber zurücksetzen:
Hier muss erst die eigene VHS im Drop-down-Menü ausgewählt werden und dann die E-Mail-Adresse eingegeben werden, damit der "Abschicken"-Knopf nutzbar wird:
Abbildung 11.10: Screenshot zu ...oder nur Passwort vergessen? Selber zurücksetzen:
Es wird nun eine Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet, sofern diese bereits bekannt ist: So kann dann ein neues Passwort vergeben werden.
Bitte beachten: Dieses Mail wird vom eigenen Mailserver aus gesendet (nicht von ITEM oder vhsKOOP!) - Absender ist die beim Onboarding angegebene "E-Mail Adresse für den Empfang von allgemeinen Nachrichten von vhsKOOP".